{"id":4181,"date":"2016-06-15T08:15:11","date_gmt":"2016-06-15T06:15:11","guid":{"rendered":"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/?p=4181"},"modified":"2016-06-15T08:15:11","modified_gmt":"2016-06-15T06:15:11","slug":"von-der-datenflut-zur-professionellen-e-mail-kommunikation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/von-der-datenflut-zur-professionellen-e-mail-kommunikation\/","title":{"rendered":"Von der Datenflut zur professionellen E-Mail-Kommunikation"},"content":{"rendered":"<p>\t\t\t\t<![CDATA[Wieviel Zeit verbringen Sie heute mit dem Schreiben und Checken von E-Mails?\u00a0 \u201eSehr viel\u201c, ist wahrscheinlich die Antwort. Im Schnitt verwenden wir t\u00e4glich mehr als die H\u00e4lfte unserer Arbeitszeit daf\u00fcr E-Mails zu sichten, zu erfassen und zu beantworten.\nDa wir st\u00e4ndig unter Zeitdruck stehen, behandeln wir Informationen, die wir per E-Mail rausschicken nicht immer empf\u00e4ngerorientiert. Im Gegensatz zum Brief: dort nehmen wir uns Zeit einen ansprechenden Text zu formulieren. Wir nehmen uns Zeit um den Satzbau und die Orthographie zu pr\u00fcfen und besch\u00e4ftigen uns ausf\u00fchrlich mit der Formatierung unseres Schreibens.\n\nBeim Schreiben von E-Mails gehen wir oberfl\u00e4chlicher vor. Wir reduzieren Gru\u00dfformeln auf Abk\u00fcrzungen, besch\u00e4ftigen uns wenig mit aussagef\u00e4higen Betreffzeilen noch mit einer ansprechenden Formulierung des Textes. Sind wir emotional durch den Inhalt einer erhaltenen E-Mail erregt, so z\u00f6gern wir meistens nicht dem Empf\u00e4nger eine passende Antwort darauf zu schreiben.\n\nWenn wir fr\u00fcher eine Botschaft \u00fcbermitteln wollten und uns \u00fcber einen Brief ge\u00e4rgert haben, haben wir uns hingesetzt und eine emotionale, passende Antwort formuliert. Dann haben wir den Brief in einen Umschlag gesteckt, haben uns die Jacke gepackt und sind an die frische Luft gegangen um einen Spaziergang zum Briefkasten zu unternehmen, um dann den Brief einzuwerfen. Nachdem unser Kopf wieder gen\u00fcgend Sauerstoff erhalten hat und unser \u00c4rger verpufft ist, sind wir nach Hause gelaufen und haben den Brief in den Papierkorb geschmissen und einen neuen mit weniger emotionalen Inhalt geschrieben.\n\nGrunds\u00e4tzlich verf\u00fchrt uns die E-Mail-Kommunikation dazu einen verbalen Schlagabtausch zu f\u00fchren, sobald wir den \u201eSenden-Button\u201c gedr\u00fcckt haben. Nichtsdestotrotz der E-Mailverkehr ist aus unserem modernen Gesch\u00e4ftsleben nicht mehr wegzudenken. Die Vorteile liegen auf der Hand: Dokumentenanh\u00e4nge k\u00f6nnen problemlos mitgeschickt werden, Empfang ohne Zeitverlust und st\u00e4ndige Erreichbarkeit.\n\nWas gilt es bei E-Mails zu beachten, um nicht von der Datenflut \u00fcberrollt zu werden und selbst nicht Verursacher der Daten\u00fcberschwemmung zu sein? Pr\u00fcfen Sie doch mal wie viele E-Mails erhalten Sie t\u00e4glich und wie viele E-Mails sind \u00fcberfl\u00fcssig? Zun\u00e4chst einmal m\u00fcssen wir uns zu einigen Regeln disziplinieren und eine E-Mail-Policy vereinbaren:\n\n\n<h2>Feste E-Mail-Zeiten<\/h2>\n\n\nFangen Sie an in Bl\u00f6cken zu arbeiten: Legen Sie zwei bis drei festgelegte Zeiten f\u00fcr Ihre pers\u00f6nliche E-Mail-Bearbeitung fest. Nur jede siebte E-Mail ist vielleicht wichtig. Die wenigsten E-Mails sind mit Aufgaben verbunden. Bevor Sie anfangen die Priorit\u00e4ten der anderen zu bearbeiten, fangen Sie an, selbst \u00fcber die Wichtigkeit und Dringlichkeit Ihrer Aufgaben zu entscheiden.\n\n\n<h2>Wen betrifft es wirklich?<\/h2>\n\n\nHinterfragen Sie immer wieder, f\u00fcr wen die jeweilige E-Mail wirklich wichtig ist. Muss ich immer in \u201eKopie an\u201c und \u201eAntworten an alle\u201c benutzen? Schicken Sie Ihre Nachrichten an CC immer nur an die Empf\u00e4nger, welche die Informationen wirklich ben\u00f6tigen. H\u00f6ren Sie auf, sich st\u00e4ndig abzusichern, wenn Sie Informationen weitergeben. Sie m\u00fcssen niemanden beweisen, dass Sie um 21:00 Uhr noch im B\u00fcro sind oder am Wochenende arbeiten.\n\n\n<h2>Vermeiden Sie den S\u00e4geblatteffekt<\/h2>\n\n\nVermeiden Sie St\u00f6rungen, die durch optische und akustische Signale, die auf neue E-Mails hinweisen, erscheinen. Aus reiner Neugierde lassen wir uns aus unserer Aufgabe rausrei\u00dfen um zu schauen, wer uns geschrieben hat. Das erneute Hineindenken in die Aufgabe kostet uns unsere wertvolle t\u00e4gliche Arbeitszeit.\n\n\n<h2>Sofort-Prinzip<\/h2>\n\n\nSch\u00e4tzen Sie, ob Sie f\u00fcr die Bearbeitung, das Lesen und Beantworten, der eingegangenen E-Mails weniger als 3 Minuten brauchen.\u00a0 Falls das der Fall ist, bearbeiten Sie die E-Mail sofort, falls nicht, setzen Sie die Bearbeitung auf Ihre To-do-Liste, im n\u00e4chsten vorgesehenen Zeitblock. Vergessen Sie nicht sich bei jeder Mitteilung sofort Priorit\u00e4ten zu setzen.\n\n\n<h2>Leerer Posteingang<\/h2>\n\n\nEin leerer Posteingang hat die gleiche psychologische Wirkung wie ein aufger\u00e4umter Schreibtisch im B\u00fcro. Struktur und Ordnung zeugt von Kompetenz. Arbeiten Sie mit Ordnern in Ihrem Posteingang. Entscheiden Sie sofort, was Sie mit der E-Mail machen: Ablegen, delegieren oder l\u00f6schen. Nutzen Sie \u00f6fter mal den Papierkorb.\n\n\n<h2>Erstellen Sie automatische Regeln<\/h2>\n\n\nMit automatischen Regeln k\u00f6nnen Sie E-Mails von bestimmten Personen, zu bestimmten Themen automatisch direkt in den dazugeh\u00f6rigen Ordnern ablegen. So k\u00f6nnen E-Mails, wo Sie nur zur Info stehen, oder Newsletter erst einmal aus dem Posteingang wegsortiert werden.\n\n\n<h2>Guter Betreff<\/h2>\n\n\nFangen Sie an aussagef\u00e4hige Betreffzeilen zu formulieren. Auch der Empf\u00e4nger organisiert seine E-Mails und freut sich, wenn er direkt und ohne gro\u00dfes Klicken, wei\u00df worum es geht. Denken Sie auch \u00fcber K\u00fcrzel in der Betreffzeile nach. Ein \u201eEOM\u201c (End of Message) hinter der Nachricht signalisiert, dass die E-Mail nicht mehr ge\u00f6ffnet werden muss, um den Inhalt zu lesen.\n\n\n<h2>Formulieren Sie To-dos<\/h2>\n\n\nBenutzen Sie K\u00fcrzel um dem Empf\u00e4nger um einen direkten Hinweis zu den Inhalten der E-Mail zu geben. Hier f\u00fcr Sie einige K\u00fcrzel, die Sie an Ihren Alltag anpassen k\u00f6nnen. Denken Sie daran, das auch an Kollegen zu kommunizieren. Das geht schnell und spart jede Menge Zeit.\n\n\n<ul>\n \t\n\n<li>ACT = eine Aufgabe steht dahinter<\/li>\n\n\n \t\n\n<li>EOM = End of Message<\/li>\n\n\n \t\n\n<li>LANG = lange Nachricht<\/li>\n\n\n \t\n\n<li>INFO oder FYI = nur zur Info etc.<\/li>\n\n\n<\/ul>\n\n\n\n\n<h2>Ein Thema \u2013 eine E-Mail<\/h2>\n\n\nVermeiden Sie Endlos-Mails mit vielen unterschiedlichen Themen und Empf\u00e4ngern. Das hat mehrere Vorteile: Zum einen erleichtern Sie Empf\u00e4ngern, die Informationen ohne mehrmalige Kopien abzulegen. Gleichzeitig schreiben Sie Nachrichten nur an die Personen, die das Thema auch betrifft.\n\n\n<h2>Stil und Form<\/h2>\n\n\nBleiben Sie bei der E-Mail-Korrespondenz immer einem modernen und professionellen Schreibstil treu. Denken Sie an die korrekte Anrede, keine Abk\u00fcrzungen, vern\u00fcnftige Gru\u00dfformeln etc. Die Regeln des guten Stils und der Rechtschreibung geh\u00f6ren zum E-Mailverkehr genauso wie der Brief. Schreiben Sie im Business-Stil. Smileys oder Ausdr\u00fccke aus dem Privaten kommen nicht gut an.\n\n\n<h2>Verhindern Sie Peinlichkeiten<\/h2>\n\n\nAm Anfang habe ich erw\u00e4hnt: Der Senden-Button ist schnell gedr\u00fcckt. Die E-Mail mit einem Fehler oder unangemessener Sprache ist beim Empf\u00e4nger gelandet, der avisierte Anhang vergessen. Setzen Sie die E-Mail-Adresse des Empf\u00e4ngers erst zum Schluss ein. Pr\u00fcfen Sie vorher alles auf seine Richtigkeit und Rechtschreibung.\n\n\n<h2>E-Mail-freier Tag<\/h2>\n\n\nWie steht es mit einem E-Mail-freien Tag im Unternehmen? Einige namhafte Gro\u00dfkonzerne haben f\u00fcr Ihre Mitarbeiter einen E-Mail-freien Tag eingerichtet. Sinn des Tages ohne E-Mails ist zum einen weniger Mails zu verschicken, aber auch das pers\u00f6nliche, interne Kommunizieren wieder zu f\u00f6rdern. Einige gehen noch weiter und lassen E-Mails von Freitagnachmittag bis Montagmorgen gar nicht erst durch. Verhindert werden soll dadurch, dass sich die Mitarbeiter am Wochenende mit Firmenkorrespondenz besch\u00e4ftigen um somit eine ausgeglichene Work-live-Balance zu erreichen.\n\nUnd wie sieht es mit Ihrem eigenen E-Mail-Verhalten aus? Bedenken Sie dabei immer: Wer E-Mails s\u00e4t, wird E-Mails ernten.]]>\t\t<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\t\t\t\t<![CDATA[]]>\t\t<\/p>\n","protected":false},"author":22,"featured_media":6964,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[133,172],"tags":[1939,2245,2986,4690],"class_list":{"0":"post-4181","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-kolumne","8":"category-100-tipps-tricks","9":"tag-datenflut","10":"tag-e-mails","11":"tag-firmenkorrespondenz","12":"tag-kommunikation"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v23.5 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Von der Datenflut zur professionellen E-Mail-Kommunikation - Das Euro Akademie Magazin<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Was gilt es beim t\u00e4glichen Umgang mit E-Mails zu beachten, um nicht von der Datenflut \u00fcberrollt zu werden oder diese gar selbst zu verursachen?\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/von-der-datenflut-zur-professionellen-e-mail-kommunikation\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"de_DE\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Von der Datenflut zur professionellen E-Mail-Kommunikation - Das Euro Akademie Magazin\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Was gilt es beim t\u00e4glichen Umgang mit E-Mails zu beachten, um nicht von der Datenflut \u00fcberrollt zu werden oder diese gar selbst zu verursachen?\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/von-der-datenflut-zur-professionellen-e-mail-kommunikation\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"Das Euro Akademie Magazin\" \/>\n<meta property=\"article:published_time\" content=\"2016-06-15T06:15:11+00:00\" \/>\n<meta property=\"og:image\" content=\"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_368189135_702x336_web.jpg\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:width\" content=\"702\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:height\" content=\"336\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:type\" content=\"image\/jpeg\" \/>\n<meta name=\"author\" content=\"Enisa Romanic\" \/>\n<meta name=\"twitter:card\" content=\"summary_large_image\" \/>\n<meta name=\"twitter:label1\" content=\"Verfasst von\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data1\" content=\"Enisa Romanic\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:label2\" content=\"Gesch\u00e4tzte Lesezeit\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data2\" content=\"4\u00a0Minuten\" \/>\n<script type=\"application\/ld+json\" class=\"yoast-schema-graph\">{\"@context\":\"https:\/\/schema.org\",\"@graph\":[{\"@type\":\"Article\",\"@id\":\"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/von-der-datenflut-zur-professionellen-e-mail-kommunikation\/#article\",\"isPartOf\":{\"@id\":\"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/von-der-datenflut-zur-professionellen-e-mail-kommunikation\/\"},\"author\":{\"name\":\"Enisa Romanic\",\"@id\":\"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/#\/schema\/person\/9dccbbd106e796477abd5793b4e35386\"},\"headline\":\"Von der Datenflut zur professionellen E-Mail-Kommunikation\",\"datePublished\":\"2016-06-15T06:15:11+00:00\",\"dateModified\":\"2016-06-15T06:15:11+00:00\",\"mainEntityOfPage\":{\"@id\":\"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/von-der-datenflut-zur-professionellen-e-mail-kommunikation\/\"},\"wordCount\":744,\"publisher\":{\"@id\":\"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/#organization\"},\"image\":{\"@id\":\"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/von-der-datenflut-zur-professionellen-e-mail-kommunikation\/#primaryimage\"},\"thumbnailUrl\":\"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_368189135_702x336_web.jpg\",\"keywords\":[\"Datenflut\",\"E-Mails\",\"Firmenkorrespondenz\",\"Kommunikation\"],\"articleSection\":[\"Kolumne\",\"Tipps &amp; 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