{"id":4295,"date":"2016-07-13T08:30:48","date_gmt":"2016-07-13T06:30:48","guid":{"rendered":"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/?p=4295"},"modified":"2016-07-13T08:30:48","modified_gmt":"2016-07-13T06:30:48","slug":"urlaubsvorbereitung-im-buero","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/urlaubsvorbereitung-im-buero\/","title":{"rendered":"Urlaubsvorbereitung im B\u00fcro – ohne Stress in die Ferien"},"content":{"rendered":"

\t\t\t\tUrlaubszeit, Entspannungszeit? Von wegen! Zumindest nicht im B\u00fcro \u2013 es sei denn, Sie besch\u00e4ftigen sich rechtzeitig mit einer ausgiebigen Urlaubsvorbereitung.<\/strong>\n\nMeistens ist die Situation so: Wochen vor dem Urlaub wird so viel wie m\u00f6glich im Voraus erledigt, w\u00e4hrend des Urlaubs f\u00e4llt das Abschalten schwer. St\u00e4ndig kreisen Gedanken durch den Kopf: \u201eKlappt alles im B\u00fcro?\u201c, \u201eWird der Chef gut betreut?\u201c oder \u201eKommt er alleine zurecht und hinterl\u00e4sst er mir nicht ein Chaos?\u201c. Und nach der R\u00fcckkehr ins B\u00fcro erwarten uns meistens jede Menge neuer Themen und unerledigter Vorg\u00e4nge. Die Erholung ist sekundenschnell verpufft und man dreht sich schnell wieder im Hamsterrad.\nUm Ihnen solche Erfahrungen zu ersparen, m\u00f6chte ich Ihnen heute einige Tipps f\u00fcr die Urlaubsvorbereitung geben, damit Sie Ihren Urlaub entspannt antreten und gut gelaunt, erholt und motiviert nach Ihrer R\u00fcckkehr wieder Ihren Office-Alltag bestreiten k\u00f6nnen.\n\n\n

Stellvertretung \u2013 ja oder nein?<\/h2>\n\n\nDie wichtigste Frage, die sich bei der Urlaubsvorbereitung im B\u00fcro stellt ist, ob Sie sich von einer Kollegin oder einem Kollegen vertreten lassen. Das h\u00e4ngt einerseits von der Gr\u00f6\u00dfe Ihres Unternehmens ab und andererseits auch davon, was f\u00fcr ein Typ ihr Chef ist. Manche Chefs erledigen viele Aufgaben selbst\u00e4ndig, andere wiederum brauchen f\u00fcr jede Angelegenheit Unterst\u00fctzung. Wenn jemand f\u00fcr Sie die Vertretung \u00fcbernimmt, hat das auch entscheidende Vorteile. Zum einem wissen Sie, dass ihr Chef w\u00e4hrend ihrer Abwesenheit Hilfe bekommt. Das hat wiederum den Vorteil, dass Sie nicht permanent durch seine Anrufe im Urlaub gest\u00f6rt werden. Zum anderen werden durch die Stellvertretung auch viele anfallende Arbeiten erledigt, die Sie nach Ihrem Urlaub nicht mehr auf dem Schreibtisch liegen haben. Damit jemand anderes Ihre Aufgaben \u00fcbernehmen kann, m\u00fcssen Sie unbedingt die Voraussetzungen daf\u00fcr schaffen.\n\n\n

Zugriffsrechte<\/h2>\n\n\nBei der Urlaubsvorbereitung ist auch darauf zu achten, dass Zugriffsrechte f\u00fcr E-Mail-Accounts und Ordner vorhanden sind, sowie Passw\u00f6rter oder andere Codes Ihrer Urlaubsvertretung bekannt sind. Wenn es im Unternehmen strenge Datenschutzrechtlinien gibt, sollte man vorher vielleicht noch beim Datenschutzbeauftragten nachhaken, wie mit solchen Dingen umzugehen ist. Im besten Fall die Passw\u00f6rter nach dem Urlaub einfach wieder \u00e4ndern lassen.\n\n\n

Ablage<\/h2>\n\n\nNahezu untersch\u00e4tzt ist die Wichtigkeit der Ablage w\u00e4hrend einer Vertretung. Wei\u00df die Kollegin, wo welche Ordner, Dokumente, Formulare, Informationen oder auch vertrauliche Unterlagen liegen? Soll Sie \u00fcberhaupt die Ablage erledigen oder legen Sie einfach fest, wo die Unterlagen gesammelt werden sollen? M\u00f6glicherweise k\u00f6nnen Sie ihr auch eine Liste vorbereiten (Stichwort, Ablageort Datum), in der sie jeden abgelegten Vorgang vermerkt. So finden Sie sich nach Ihrem Urlaub schnell wieder zurecht.\n\n\n

Post<\/h2>\n\n\nWas passiert mit der Post w\u00e4hrend Ihrer Abwesenheit? Soll die Post grunds\u00e4tzlich bearbeitet werden? Falls ja, geben Sie eine Einf\u00fchrung in Ihre Postsortierung und in Ihre mit dem Chef abgestimmten K\u00fcrzel f\u00fcr die Bearbeitung. Kl\u00e4ren Sie, welche Post (virtuell und real) ge\u00f6ffnet werden darf, was darf oder muss weitergeleitet werden? Denken Sie auch hier daran, eine Postvollmacht f\u00fcr Ihre Stellvertreterin einzurichten. Hier k\u00f6nnen Sie genauso wie bei der Ablage vorgehen: Lassen Sie Ihre Kollegin alle ein- und ausgehenden Schriftst\u00fccke in einer Tabelle dokumentieren, so behalten Sie auch hier den \u00dcberblick und sind nach dem Urlaub gut informiert.\n\n\n

Kontaktdaten und Ansprechpartner<\/h2>\n\n\nAchten Sie darauf, dass Ihre Kontakte immer auf den neusten Stand sind. Es ist peinlich, wenn ihre Vertretung im Auftrag des Chefs Termine koordinieren soll und der Ansprechpartner nicht mehr unter der Telefonnummer zu erreichen ist. Benennen Sie die wichtigsten Ansprechpartner und \u00fcbergeben Sie gegebenenfalls eine Liste mit den wichtigsten Gesch\u00e4ftspartnern und Lieferanten, mit denen Ihr Vorgesetzter regelm\u00e4\u00dfig zu tun hat. Kl\u00e4ren Sie Ihre Kollegin auf, welche Telefonate durchgestellt werden d\u00fcrfen und welche abgewimmelt werden m\u00fcssen.\n\n\n

Termin- und Reiseplanung<\/h2>\n\n\nHaben Sie an die Vorbereitung aller Besprechungen und Konferenzen gedacht? Wenn m\u00f6glich legen Sie wichtige Besprechungen oder auch Events nach Ihrem Urlaub. Sollte das nicht m\u00f6glich sein, dann informieren Sie Ihre Stellvertreterin, worauf zu achten ist und was von ihr erwartet wird. F\u00fcr eine Zusammenfassung (Ansprechpartner, Bewirtung, Einladung, Agenda, Teilnehmer etc.) mit allen anstehenden Besprechungen und Veranstaltungen ist Ihre Stellvertreterin bestimmt dankbar. Geben Sie ihr auch Hinweise f\u00fcr die Terminvergabe. Muss der Vorgesetzte jedes Mal gefragt werden oder kann Sie Termine selbst\u00e4ndig vergeben?\nGenauso hilfreich f\u00fcr Ihre Kollegin ist im Rahmen der Urlaubsvorbereitung auch eine Liste aller anstehenden Gesch\u00e4ftsreisen Ihres Chefs. Legen Sie daf\u00fcr einen separaten Reiseordner an, egal ob elektronisch oder manuell. Hinterlegen Sie dort Angaben \u00fcber die Vorlieben Ihres Vorgesetzten bei Buchungen, Hotels, Mietwagen, Fl\u00fcgen, Bahnfahrten und seine Reisezeiten.\n\n\n

Zusammenarbeit mit dem Chef<\/h2>\n\n\nBriefen Sie Ihre Stellvertretung \u00fcber die Vorlieben und Abneigungen Ihres Chefs. Was f\u00fcr ein F\u00fchrungstyp ist er? Welche Priorit\u00e4ten hat er? Womit startet er in den Tag? Welche Unterlagen ben\u00f6tigt er zuerst auf seinem Schreibtisch? \u00dcberzeugen Sie beide (Chef und Vertretung), dass ein morgendlicher 5-Minuten-Austausch nur Vorteile bringt. Mit dem 5-Minten-Gespr\u00e4ch kl\u00e4rt man im Vorwege Priorit\u00e4ten ab und l\u00e4uft nicht Gefahr, dass man aneinander vorbei arbeitet.\n\n\n

Projekte<\/h2>\n\n\nUm immer auf dem Laufenden \u00fcber die Projekte zu bleiben, arbeiten mein Chef und ich zum Beispiel mit einer aktiven Projektliste. Diese ist nicht nur hilfreich bei der Urlaubs\u00fcbergabe, sondern auch im laufenden Gesch\u00e4ftsalltag. Jedes Projekt ist dort mit dem aktuellen Stand versehen. Man sieht sofort, wer im Projekt verantwortlich ist und welche Termine einzuhalten sind. F\u00fcr die Urlaubsvertretung ist so eine Liste hilfreich, besonders wenn die Vertretung aus einer anderen Abteilung kommt und nicht in das t\u00e4gliche Doing involviert ist. Solch eine Projektliste kann zur Urlaubsvorbereitung dann noch durch zus\u00e4tzliche Informationen erg\u00e4nzt werden: \u201eVom wem kommt Input?\u201c, \u201eAn wen wird das Ergebnis weitergeleitet?\u201c etc. Legen Sie f\u00fcr Ihren Chef und die Kollegin eine zus\u00e4tzliche Ablage fest, wo unerledigte Vorg\u00e4nge f\u00fcr Sie gesammelt werden k\u00f6nnen.\n\n\n

Geburtstage<\/h2>\n\n\nMachen Sie im Kalender Ihres Chefs Reminder zu Geburtstagen und Jubil\u00e4en, die w\u00e4hrend Ihres Urlaubs anfallen. M\u00f6glicherweise bereiten Sie schon Gratulationen vor und besorgen kleine Geschenke. So bleibt Ihr Stil auch w\u00e4hrend Ihres Urlaubs gewahrt und Ihre Stellvertretung wird Ihnen f\u00fcr die Arbeitserleichterung dankbar sein.\n\n\n

Urlaubs\u00fcbergabe \u2013 so l\u00e4uft alles rund<\/h2>\n\n\nBereiten Sie Ihre Abwesenheit immer professionell und rechtzeitig vor. Achten Sie darauf, dass Sie eine gute Ordnung in Ihren Schubladen auf Ihrem Schreibtisch oder bei der Ablage haben. Verhindern Sie gro\u00dfe Suchaktionen um eine effiziente Urlaubs\u00fcbergabe zu gew\u00e4hrleisten. Ganz wichtig ist: Weisen Sie Ihre Stellvertretung pr\u00e4zise in alle Vorg\u00e4nge ein. Sie m\u00fcssen keine Bedenken haben, dass diese Ihre Arbeit besser erledigt. Es zeugt von Ihrer Professionalit\u00e4t und Kompetenz, wenn in Ihrer Abwesenheit alles rund l\u00e4uft.\n\nDas k\u00f6nnte Sie auch interessieren:<\/strong>\nVon der Datenflut zur professionellen E-Mail-Kommunikation<\/a>\nDelegieren im Auftrag des Chefs<\/a>\nBesser organisieren – Tipps f\u00fcr erfolgreiches Zeitmanagement<\/a>\n\n \n\n ]]>\t\t<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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