{"id":4611,"date":"2016-09-23T08:30:31","date_gmt":"2016-09-23T06:30:31","guid":{"rendered":"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/?p=4611"},"modified":"2016-09-23T08:30:31","modified_gmt":"2016-09-23T06:30:31","slug":"gekonnt-protokollieren-worauf-es-beim-protokoll-ankommt-teil-1","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/gekonnt-protokollieren-worauf-es-beim-protokoll-ankommt-teil-1\/","title":{"rendered":"Gekonnt protokollieren: Worauf es beim Protokoll ankommt (Teil 1)"},"content":{"rendered":"<p>\t\t\t\t<![CDATA[<strong>Kaum einer macht Freudenspr\u00fcnge, wenn in einer Besprechung die Frage aufkommt: \u201eWer schreibt heute das Protokoll?\u201c. Keiner ruft freiwillig \u201eHier, \u2026 ich m\u00f6chte gerne!\u201c Ganz im Gegenteil, betretenes Schweigen und umst\u00e4ndliches Kramen in den Unterlagen, um ja nicht auserw\u00e4hlt zu werden, ist der Fall. Wie in der Schule \u2026, als keiner als erster seinen Vortrag vor der Klasse halten wollte. Nichtsdestotrotz, um das Protokollieren kommt man heute nicht mehr drumherum.<\/strong>\n\n\n<h3>Das Protokoll: Ged\u00e4chtnisst\u00fctze, Kontrollinstrument, Urkunde<\/h3>\n\n\nSei es bei Elternabenden im Kindergarten oder in der Schule, im Verein oder auch im Job &#8211; jedes Meeting erfordert mittlerweile eine Niederschrift des Gesagten. Schlie\u00dflich sollen auch die Menschen, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben, wissen worum es geht. Au\u00dferdem sind Protokolle tolle Ged\u00e4chtnisst\u00fctzen um im nach hinein nachzulesen, wer wann, welche Aufgabe zu welchem Zeitpunkt erf\u00fcllen muss. Gerne nutzen F\u00fchrungskr\u00e4fte das Protokoll auch als Kontrollinstrument um nachzuvollziehen, ob eine bestimmte Aufgabe auch entsprechend bearbeitet worden ist. Ansonsten dient das Protokoll auch als Urkunde, insbesondere dann, wenn der Verwaltungs- oder Aufsichtsrat tagt.\n\n\n<h3>Die verschiedenen Protokollarten<\/h3>\n\n\nDoch warum ist das Protokollschreiben bei vielen so unbeliebt? Wahrscheinlich, weil den meisten das Backgroundwissen fehlt. Es gibt verschiedene Protokollarten. Diese bringen auch unterschiedliche Herausforderungen an den Protokollanten mit sich. Nicht jedes Protokoll wird gleich umfangreich ausformuliert\u00a0 und auch \u00e4ndert sich die die Protokollsprache je nach Protokollart. Hier f\u00fcr Sie die wichtigsten Protokollarten im Office und worauf Sie besonders achten m\u00fcssen.\n\n\n<h4>Verlaufsprotokoll<\/h4>\n\n\n\n\n<ul>\n \t\n\n<li>Das Verlaufsprotokoll ist ein sehr ausf\u00fchrliches Protokoll, dass den Verlauf der Sitzung inklusive Argumente und Gegenargumente aufzeigt. Bei dieser Art des Protokollierens ist der Weg, bzw. der Verlauf zum Ergebnis entscheidend. Es erfolgt aber keine w\u00f6rtliche, sondern nur eine sinngem\u00e4\u00dfe Wiedergabe des Gesagten. Verlaufsprotokolle werden gerne mit redeeinleitenden S\u00e4tzen begonnen: \u201eFrau M\u00fcller sagt \u2026\u201c, \u201eHerr Maier findet \u2026\u201c. Besonders geeignet sind diese Protokolle bei Sitzungen, wo eine Beweiskraft notwendig ist. Verlaufsprotokolle kommen daher oft bei Konferenzen, Aufsichtsratssitzungen oder Arbeitssitzungen zum Einsatz.<\/li>\n\n\n<\/ul>\n\n\n\n\n<h4>Ergebnisprotokoll<\/h4>\n\n\n\n\n<ul>\n \t\n\n<li>Beim Ergebnisprotokoll geht es nicht darum den Verlauf einer Sitzung wiederzugeben, sondern, die Ergebnisse aus dieser festzuhalten. Redebeitr\u00e4ge werden hier nicht aufgeschrieben, sondern nur zusammenfassend als Ergebnis dargestellt. Diese Form des Protokolls ist in Mitarbeiter- und Arbeitsbesprechungen sehr beliebt, da Termine, Beschl\u00fcsse und To-do\u00b4s stichwortartig niedergeschrieben werden.<\/li>\n\n\n<\/ul>\n\n\n\n\n<h4>Kurzprotokoll<\/h4>\n\n\n\n\n<ul>\n \t\n\n<li>Das Kurzprotokoll ist etwas ausf\u00fchrlicher als das Ergebnisprotokoll. Hier werden Ergebnisse aus Besprechungen, deren Beschl\u00fcsse und die Zuteilung von Aufgaben und Terminen komprimiert am Ende des Protokolls zusammengefasst. Auch bei diesem Protokoll werden die Redebeitr\u00e4ge keinem Sprecher zugeordnet.<\/li>\n\n\n<\/ul>\n\n\nDes Weiteren gibt es noch das Ged\u00e4chtnisprotokoll, welche eine spontane Form des Schreibens darstellt. Diese kommt zum Einsatz, wenn man nach einer Sitzung beschlie\u00dft, das Gesagte schriftlich festzuhalten. Diese Form hat aber kaum Beweiskraft, da man sich im Nachhinein nicht an alle Details entsinnen kann, und ist deshalb sehr fehleranf\u00e4llig.\n\nDas Wortprotokoll kommt kaum noch im Office im Einsatz. Diese Form des Protokolls findet man bei parlamentarischen Sitzungen oder bei gerichtlichen Verhandlungen vor. Immer dann, wenn das Gesagte bis zum letzten Wort von Interesse ist. Hier muss wahrlich alles Wort f\u00fcr Wort niedergeschrieben werden, sogar Zwischenrufe oder Beifall sind von Bedeutung. Es darf nichts weggelassen werden. Nur am Stil darf man verbessern, damit sich das Protokoll grammatikalisch sch\u00f6ner liest.\n\n\n<h3>Die richtige Protokollart w\u00e4hlen<\/h3>\n\n\nWenn Sie keine Vorgabe erhalten, welches Protokoll geschrieben werden soll, dann ist es f\u00fcr Sie wichtig, falls Sie die Aufgabe des Protokollanten \u00fcbernehmen, die richtige Protokollart f\u00fcr die Sitzung selbst zu w\u00e4hlen. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Adressaten und deren Erwartungen aus der Sitzung.\nWenn ich im Office h\u00f6re \u201eSchreiben Sie mal eben schnell ein Protokoll!\u201c, habe ich manchmal den Eindruck, dass vielen nicht bewusst ist, dass das Protokoll-Schreiben eine sehr bedeutende und auch schwierige Aufgabe ist, die sehr viel Training und \u00dcbung erfordert. Es gibt viele Dinge, auf die man achten muss, angefangen von der Vorbereitung, \u00fcber die Mitschrift bis hin zur Ausarbeitung.\n\n\n<h3>Anforderungen an den Protokollanten<\/h3>\n\n\nDie Anforderungen, die an Sie als Protokollant gestellt werden, bzw. die F\u00e4higkeiten, die dabei ben\u00f6tigt werden, sind umfangreich. Zum einem gibt es einige pers\u00f6nliche als auch fachliche Eigenschaften, die es beim Protokollieren zu beachten gilt.\n\n\n<h4>Neutralit\u00e4t und gutes Urteilsverm\u00f6gen<\/h4>\n\n\nZu den pers\u00f6nlichen F\u00e4higkeiten z\u00e4hlen sowohl Neutralit\u00e4t, die F\u00e4higkeit das Wichtige von Unwichtigem zu unterscheiden, als auch stete Aufmerksamkeit. Das hei\u00dft Sie d\u00fcrfen in Protokollen nicht Ihre eigene Meinung wiedergeben. Ebenso d\u00fcrfen Sie Aussagen von Sympathietr\u00e4gern nicht bevorzugen und die S\u00e4tze von unsympathischen Kollegen einfach auslassen. Es bedarf Verst\u00e4ndnis \u00fcber den Inhalt der Besprechung aber auch eigenes Interesse an dem Thema, um ein gutes Urteilsverm\u00f6gen zur Unterscheidung von Wichtigem und Unwichtigem zu erlangen.\n\n\n<h4>Konzentration<\/h4>\n\n\nDie eigene Konzentration sollte w\u00e4hrend des Protokollierens immer gew\u00e4hrleistet sein. Sie sollten sich nicht von Dingen oder Menschen oder auch ihren eigenen Gedanken w\u00e4hrend der Sitzung ablenken lassen. Wichtig ist, dass Sie den roten Faden behalten und immer am Ball bleiben. Um stets konzentriert sein zu k\u00f6nnen, sollten Sie keine weiteren Aufgaben \u00fcbernehmen. Flipcharts beschriften oder G\u00e4ste bewirten sollte jemand anderes machen. Sie sollten sich nur auf ihre Aufgabe als Protokollant konzentrieren.\nDamit Sie w\u00e4hrend der Sitzung aufmerksam bleiben, ist es auch wichtig, dass Sie sich in Gedanken auf das Protokollieren vorbereiten. Das hei\u00dft f\u00fcr Sie, dass Sie abends rechtzeitig ins Bett gehen, ausreichend trinken und essen (aber bitte nicht fettig zu Mittag \u2013 das k\u00f6nnte\u00a0 zum Leistungsabfall f\u00fchren) und sich gen\u00fcgend Zeit f\u00fcr die Vorbereitung nehmen.\n\n\n<h4>Fachliche Kompetenzen<\/h4>\n\n\nWas die fachlichen Voraussetzungen anbetrifft, so sollten Sie sich schon mit der g\u00e4ngigen Rechtschreibregelung auskennen und in der Lage sein in einfachen, verst\u00e4ndnisvollen S\u00e4tzen zu schreiben. Sie werden sicherlich bemerkt haben, dass es viele Redner in Sitzungen gibt, die gerne mit verschachtelten S\u00e4tzen und vielen Fremdw\u00f6rtern daherkommen. Wichtig ist, dass Sie das Gesagte verstehen und in einer verst\u00e4ndlichen Ausdrucksweise wiedergeben. Das erfordert zus\u00e4tzlich noch das Talent schnell zu schreiben. Es macht Sinn, seine Schreibgeschwindigkeit durch den Einsatz von Abk\u00fcrzungen und Symbolen oder das Weglassen von Endsilben zu erh\u00f6hen. Das bedarf nat\u00fcrlich einiger \u00dcbung und vorheriger gr\u00fcndlicher Vorbereitung. Womit wir beim Thema \u201eKenntnisse \u00fcber den Inhalt\u201c der Sitzung w\u00e4ren.\nKenntnisse \u00fcber die g\u00e4ngigen Fachbegriffe oder auch Themeninhalten sind unerl\u00e4sslich um ein gutes Protokoll zu schreiben. Wenn Sie neu in der Abteilung sind, nehmen Sie die alten Protokolle zur Hand und markieren Sie sich wichtige Fachbegriffe. Recherchieren Sie im Netz oder fragen Sie unbedingt bei Kollegen \u00fcber die Bedeutung nach. Das wirkt nicht nur kompetent sondern zeigt auch Ihr pers\u00f6nliches Interesse an der professionellen Ausf\u00fchrung der Aufgabe.\n\n\n<h3>Demn\u00e4chst mehr zu diesem Thema \u2026<\/h3>\n\n\nWie Sie sich auf das Protokollschreiben vorbereiten und worauf Sie w\u00e4hrend des Protokollierens noch achten m\u00fcssen, erfahren Sie in meiner n\u00e4chsten Kolumne.\n\nDiese Beitr\u00e4ge k\u00f6nnten Sie auch interessieren:\n<a href=\"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/von-der-datenflut-zur-professionellen-e-mail-kommunikation\/\">Von der Datenflut zur professionellen E-Mail-Kommunikation\n<\/a><a href=\"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/delegieren-im-auftrag-des-chefs-tipps-und-tuecken\/\">Delegieren im Auftrag des Chefs\u00a0\u2212 Tipps und T\u00fccken<\/a>\n<a href=\"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/selbstmanagement-wie-sie-ihre-zeit-sinnvoll-nutzen\/\">Selbstmanagement: Wie Sie Ihre Zeit sinnvoll nutzen<\/a>]]>\t\t<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\t\t\t\t<![CDATA[]]>\t\t<\/p>\n","protected":false},"author":22,"featured_media":6833,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[133,172],"tags":[4729,5560,6751,6754],"class_list":{"0":"post-4611","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-kolumne","8":"category-100-tipps-tricks","9":"tag-konferenzen","10":"tag-meetings","11":"tag-protokoll","12":"tag-protokollieren"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v23.5 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Gekonnt protokollieren: Worauf es beim Protokoll ankommt<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Warum ist das Protokollieren so unbeliebt? 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