{"id":4723,"date":"2016-10-20T08:30:24","date_gmt":"2016-10-20T06:30:24","guid":{"rendered":"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/?p=4723"},"modified":"2016-10-20T08:30:24","modified_gmt":"2016-10-20T06:30:24","slug":"worauf-es-beim-protokoll-ankommt-teil-2-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/worauf-es-beim-protokoll-ankommt-teil-2-2\/","title":{"rendered":"Gekonnt protokollieren: Worauf es beim Protokoll ankommt (Teil 2)"},"content":{"rendered":"

\t\t\t\tIn meiner letzten Kolumne haben wir beleuchtet, welche Protokollarten es gibt und welche Anforderungen an den Protokollanten gestellt werden. Heute m\u00f6chte ich Ihnen weitere Tipps f\u00fcr die Erstellung eines professionellen Protokolls mitgeben. Wie bei allen Dingen ist die Vorbereitung das A und O f\u00fcr das Gelingen eines Protokolls.<\/strong>\n\n\n

Informationen beschaffen<\/h2>\n\n\nZun\u00e4chst einmal sollten Sie sich folgende Fragen stellen: Wer nimmt an der Besprechung teil? Wann und wo findet die Besprechung statt? Warum findet die Sitzung statt? Soll ein Beschluss gefasst werden, sollen Zwischenergebnisse festgehalten oder L\u00f6sungen pr\u00e4sentiert werden? Welche Tagesordnungspunkte sollen besprochen werden? Denken Sie daran, keine Sitzung ohne Agenda. \u2028Fragen Sie ruhig vorher bei den Teilnehmern die Themenw\u00fcnsche und die L\u00e4nge des Beitrags ab.\n\nEs wird immer wieder passieren, dass Sie nicht auf dem gleichen Wissensstand wie die \u00fcbrigen Teilnehmer sind. Sie sollten versuchen, sich im Vorwege mit dem Thema auseinanderzusetzen. Nur wenn Sie verstehen, wor\u00fcber in der Sitzung gesprochen wird, werden Sie auch in der Lage sein das Wichtigste herauszufiltern. Meistens ist es so, dass Sie als Protokollf\u00fchrerin nicht immer alle Teilnehmer kennen. Besorgen Sie sich Informationen \u00fcber die Teilnehmer, deren Funktion und Aufgabengebiete. Auch ein Sitzplan kann bei der Erstellung des Protokolls sehr hilfreich sein. Erstellen Sie ihn direkt, wenn alle Teilnehmer Platz genommen haben. Sie k\u00f6nnen dann jedem ein K\u00fcrzel (Buchstabe oder Zahl) zuordnen. Beim Protokollieren benutzen Sie nur noch die Abk\u00fcrzung und verlieren keine Zeit mit der Namenszuordnung.\n\n\n

Arbeitsmaterialien<\/h2>\n\n\nSo banal das klingt, aber die Auswahl der richtigen Arbeitswerkzeuge hilft Ihnen um eine gute Mitschrift zu erstellen. Bringen Sie ausreichend Papier mit zur Sitzung. Meine Empfehlung geht hier zu liniertem oder kariertem Papier. Nummerieren Sie die Bl\u00e4tter durch und beschreiben Sie das Papier nur einseitig. Nutzen Sie ruhig f\u00fcr jedes Thema ein neues Blatt. Lassen Sie einen breiten Rand um dort Erg\u00e4nzungen zu notieren. Benutzen Sie ein Extrablatt f\u00fcr etwaige Fragen. Es macht auch Sinn direkt in einem vorgefertigten Protokollbogen zu schreiben. Mehrfarbige Kugelschreiber sind hilfreich um direkt die unterschiedlichen Aussagen der Teilnehmer hervorzuheben oder die Argumente in Pro und Kontra zu trennen. So verschaffen Sie sich einen schnellen \u00dcberblick. Denken Sie auch an Ersatzstifte, falls ihr Kugelschreiber nicht mehr funktioniert. Schreiben Sie mit Bleistift, sollten Sie Anspitzer und Radiergummi dabeihaben. Wenn Sie alles gleich direkt in Ihren Laptop eingeben, \u00fcberpr\u00fcfen Sie die Funktion und denken Sie an Ihr Netzteil und an die Mehrfachsteckdose. Ihr Handy oder Fotoapparat k\u00f6nnte hilfreich sein um Aufzeichnungen, die auf Flipcharts geschrieben werden, festzuhalten. Die pr\u00e4zise Mitschrift ist das wichtigste Arbeitsmittel, um das Protokoll anzufertigen.\n\n\n

Worauf kommt es bei der Mitschrift an?<\/h2>\n\n\nSie kennen das sicherlich: Kaum sitzen Sie in der Besprechung und die ersten St\u00f6rungen treten auf. Unter diesen schwierigen Bedingungen ist es nicht einfach ein gutes Protokoll zu schreiben. Machen Sie sich dieser St\u00f6rfaktoren ruhig bewusst, damit Sie im Umgang mit Ihnen eine eigene Taktik entwickeln k\u00f6nnen. M\u00f6gliche St\u00f6rfaktoren k\u00f6nnten sein: Unterbrechungen durch zu sp\u00e4t kommende Teilnehmer oder die Redner, die die Redezeit \u00fcberschreiten oder vom Thema abschweifen. Zudem kann es vorkommen, dass die Abfolge der Themen nicht eingehalten wird. Teilt der Redner sich in verschachtelten S\u00e4tzen mit vielen Fremd- und Fachw\u00f6rtern mit, wird es f\u00fcr den Protokollanten schwierig, sich auf die Kernaussage zu fokussieren.\n\nVersuchen Sie erst zuzuh\u00f6ren und nicht direkt draufloszuschreiben. Was wurde wirklich zum Thema gesagt? Was hat der Redner f\u00fcr eine Aussage getroffen? Geht es um eine Info, eine Frage, einen Vorschlag? Gibt es eine Aufgabe hinter der Aussage? Wichtig ist: Harken Sie nach! Scheuen Sie sich nicht konkret nachzufragen, wenn Sie etwas nicht verstanden haben. Denn schlie\u00dflich sind Sie f\u00fcr den Inhalt des Protokolls mit verantwortlich.\n\nNach der Sitzung fangen Sie am besten sofort mit der Ausarbeitung des Protokolls an. Da sind Ihre Gedanken noch frisch beim Thema. Optimalerweise sortieren Sie Ihre Mitschrift und pr\u00fcfen, ob Sie alle wichtigen Informationen aufgeschrieben haben. Es ist hilfreich den einzelnen Themen eine Struktur zu geben. So k\u00f6nnen Sie den zeitlichen Ablauf innerhalb der Sitzung besser dokumentieren. Sollten sich beim Sortieren noch offene Fragen ergeben, k\u00f6nne Sie sich jetzt die fehlenden Informationen beschaffen. Dann erst starten Sie mit der Ausformulierung der einzelnen Punkte. Versuchen Sie beim Formulieren immer unterschiedliche Einf\u00fchrungsworte zu benutzen, so ist Ihr Protokoll leichter zu lesen.\n\n\n

Die Protokollsprache \u2013 was ist zu beachten?<\/h2>\n\n\nGanz kurz ein kleiner Exkurs in die Protokollsprache. Hier gibt es einige wichtige Regeln zu beachten. Insbesondere, wann welches Tempus benutzt wird. Zum einen: Das Protokoll wird immer im Pr\u00e4sens geschrieben. Dadurch wird dem Leser das Gef\u00fchl gegeben, an der Sitzung teilgenommen zu haben. Beim Schreiben von Aussagen der Redner gilt immer die indirekte Rede. Bei der Bildung der indirekten Rede wird der Konjunktiv I verwendet. Sollten der Indikativ und der Konjunktiv I die gleiche Form haben, benutzt man den Konjunktiv II. Die einzige Ausnahme gilt beim Wortprotokoll. Hier wird in der direkten Rede im Indikativ geschrieben. Bei den anderen Protokollarten wird die direkte Rede nur bei der Wiedergabe von Beschl\u00fcssen genutzt. Ansonsten gelten die allgemeinen Rechtsschreibregeln. Achten Sie auf kurze Formulierungen und verzichten Sie auf F\u00fcllw\u00f6rter. Streichen Sie \u00fcberfl\u00fcssige Vorsilben und Adjektive.\n\n\n

Rechtliche Gesichtspunkte<\/h2>\n\n\nRechtskr\u00e4ftig ist das Protokoll, wenn innerhalb eines bestimmten Zeitraums nach Erstellung kein Widerspruch durch die Teilnehmer erfolgt oder wenn in der n\u00e4chsten Sitzung das Protokoll von allen Teilnehmern angenommen wird. Die Anerkennung sollte ebenfalls im Protokoll vermerkt sein. Ein wichtiger Hinweis noch zum Schluss: sollten Sie die Sitzung aufnehmen wollen, so m\u00fcssen alle Teilnehmer mit der Aufnahme einverstanden sein und der Einsatz sollte im Protokoll vermerkt sein. Ansonsten darf ein Aufnahmeger\u00e4t nicht verwendet werden.\n\nDas Protokoll sollte objektiv und unparteilich geschrieben sein und folgende Bestandteile enthalten: Datum, Ort, Uhrzeit, Teilnehmer, Antr\u00e4ge, Ergebnisse und Abstimmungen sowie Name und Unterschrift des Protokollanten als auch vom Vorsitzenden. Nach Unterschrift der beiden Letzteren darf das Protokoll nicht mehr inhaltlich ver\u00e4ndert werden. Es d\u00fcrfen nur noch Schreibkorrekturen vorgenommen werden. Die einzige Ausnahme stellen Wortprotokolle dar. Der Sitzungsvorsitzende tr\u00e4gt die Verantwortung f\u00fcr die Richtigkeit. Er kann Fehler im Text korrigieren, ohne die anderen Teilnehmer mit einzubeziehen. Aber er allein tr\u00e4gt dann die Verantwortung, sollten anderen Nachteile dadurch entstehen.\n\nIch hoffe, mit Hilfe dieser Tipps und Empfehlungen f\u00e4llt Ihnen das Protokollschreiben in Zukunft deutlich leichter und vielleicht ist es ja auch bald gar keine \u201el\u00e4stige Pflicht\u201c mehr, sondern f\u00e4ngt sogar an, Ihnen Spa\u00df zu machen!\n\nDas k\u00f6nnte Sie auch interessieren:<\/strong>\n Gekonnt protokollieren: Worauf es beim Protokoll ankommt (Teil 1)<\/a>\nVon der Datenflut zur professionellen E-Mail-Kommunikation<\/a>\nBewerbung: Mit Struktur und Inhalt im Lebenslauf punkten<\/a>]]>\t\t<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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