{"id":5288,"date":"2017-04-20T08:00:52","date_gmt":"2017-04-20T06:00:52","guid":{"rendered":"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/?p=5288"},"modified":"2017-04-20T08:00:52","modified_gmt":"2017-04-20T06:00:52","slug":"projektassistenz","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/projektassistenz\/","title":{"rendered":"Die Projektassistenz: Wertvolle Unterst\u00fctzung im Projektmanagement"},"content":{"rendered":"<p>\t\t\t\t<![CDATA[Schaut man in die aktuellen Stellenbeschreibungen, so geh\u00f6rt zu den Kernkompetenzen einer modernen Office-Managerin auch die Projektarbeit. Immer mehr Vorgesetzte lassen sich bei der Arbeit an Projekten durch ihre Assistenz unterst\u00fctzen oder geben ihr Projekte zur eigenst\u00e4ndigen Bearbeitung. Viele Organisationsprojekte wie Events, Messen und Roadshows managt die <a href=\"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/digitalisierung-im-office-die-assistenz-in-der-digitalen-transformation\/\">Assistenz<\/a> selbst\u00e4ndig. Durch die Unterst\u00fctzung der Projektassistenz bei umfangreicheren Projekten im Team sind Vorgesetzte besser in der Lage, sich auf die Projektarbeit zu fokussieren, w\u00e4hrend die Assistenz die F\u00e4den im Hintergrund zieht. Somit gewinnt Projektarbeit oder besser Projektmitarbeit immer mehr an Bedeutung im Office.\n\n\n<h2>Projektassistentinnen wird einiges abverlangt<\/h2>\n\n\nVielen Assistentinnen wird mit der \u00dcbertragung von Projektarbeit einiges abverlangt, denn gelernt hat man als Assistentin das Projektmanagement nicht unbedingt.\n\nDie Erwartungshaltung an das Allround-Talent im Bereich der Assistenz ist hoch und verlangt neben zahlreichen Social Skills auch jede Menge Branchenkenntnisse sowie Managementwissen. Um Projektmanagement effizient zu gestalten, sollten die Kernaufgaben der Projektleitung darauf gerichtet sein, das vorgegebene Ziel zu erreichen, die Termine einzuhalten und das Budget im Auge zu behalten. Meistens ist dies nicht der Fall. Der Projektleiter ist oft viel mehr mit der operativen Abwicklung anstatt mit der strategischen F\u00fchrung besch\u00e4ftigt. Wom\u00f6glich wird das Projekt in der Form teuer. Der Tagessatz des Projektleiters ist weitaus h\u00f6her, als der der Assistenz. Um die Projektkosten in den gesteckten Zielvorgaben zu halten, ist der Einsatz der Projektassistenz hier besonders wertvoll.\n\nLassen Sie uns an dieser Stelle einen Blick auf die spezifischen Aufgaben einer Assistenz mit Projektverantwortung werfen. Sie k\u00fcmmert sich im Back Office um die organisatorischen Belange des Projektes. In diesen Bereichen kommt die Projektassistenz zum Einsatz:\n\n\n<h2>Projektstart<\/h2>\n\n\nBei Projektstart \u00fcbernimmt die Assistenz die Vor- und Nachbereitung des Kick-off-Meetings. Sie k\u00fcmmert sich gemeinsam mit dem Team um die Auftragsvereinbarung, stellt die Arbeitsf\u00e4higkeit des Teams sicher, indem sie gemeinsam mit dem Projektleiter die Anzahl der Mitarbeiter aus den einzelnen Bereichen und deren Rollen definiert. Die Assistenz wei\u00df automatisch Bescheid, wer die einzelnen Mitglieder des Projektteams sind und kann diese somit rechtzeitig \u00fcber \u00c4nderungen innerhalb des Projektes, \u00fcber Abwesenheiten und Urlaub informieren. Sie ist das Kommunikationsglied zwischen Projektleitung und Team. Sie koordiniert die Einrichtung der Arbeits-Infrastruktur, sorgt daf\u00fcr, dass alle Mitglieder Zugriff auf Clouds, Ordner und Software sowie die entsprechenden Zugriffsberechtigungen haben und verhilft dem Team, sich so einfacher in das Projekt einzufinden. Zudem ist die Projektassistenz eine gro\u00dfe Unterst\u00fctzung bei der Dokumentation und Ablage von Dokumenten.\n\nJe gr\u00f6\u00dfer ein Projekt ist, desto wertvoller ist die Unterst\u00fctzung bei der Erstellung von Projekt- und Terminpl\u00e4nen sowie der Wiedervorlage und Remindern zu den einzelnen Meilensteinen. Somit ist die Projektassistenz sowohl zentrale Anlaufstelle f\u00fcr die gesamte Projektkommunikation und Dokumentation, als auch Ansprechpartnerin f\u00fcr das Team in allen administrativen Belangen.\n\n\n<h2>Projektumsetzung<\/h2>\n\n\nWichtige Aufgaben \u00fcbernimmt die Projektassistenz auch beim Projektcontrolling. Die Statusberichte sowie die <a href=\"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/gekonnt-protokollieren-worauf-es-beim-protokoll-ankommt-teil-1\/\">Meeting-Protokolle<\/a> und To-Do-Listen k\u00f6nnten aus ihrer Feder stammen, Pr\u00e4sentationen zum Projektverlauf k\u00f6nnen von ihr erstellt werden.\u00a0 Vor- und Nachbereitung von Meetings (Vorbereitung s\u00e4mtlicher Unterlagen, Verpflegung, Projekt-R\u00e4umlichkeiten, B\u00fcromaterial, Beamer etc.) liegen in ihrer Verantwortung.\n\nDie Assistenz im Projektmanagement hat nicht nur die Kosten im Blick, sondern erkennt auch Planabweichungen bei den einzelnen Meilensteinen und kann den Projektleiter rechtzeitig warnen, damit er fr\u00fchzeitig gegensteuern kann. So kann der Vorgesetzte einfacher Entscheidungen \u00fcber die weiteren Ressourcenplanungen treffen.\n\n\n<h2>Projektende<\/h2>\n\n\nNach erfolgreichem Projektende ist die Hilfe der Projektassistenz weiterhin gefragt. Die Archivierung der Dokumente sowohl digital als auch in Papier geh\u00f6rt zum erfolgreichen Projektschluss genauso wie die Unterst\u00fctzung des Projektleiters bei der Erstellung des Abschlussberichtes und der Organisation eines Abschlussevents.\n\nViele Unternehmen\u00a0 planen und organisieren sogar Lessons Learned Workshops, in dem die im Projekt gewonnen Erkenntnisse, sowohl positiv als auch negativ, nochmals durchleuchtet werden.\n\n\n<h2>Projektarbeit \u2013 mehr als nur eine Nebent\u00e4tigkeit im Office<\/h2>\n\n\nWir stellen fest, dass die Projektarbeit nicht einfach eine Nebent\u00e4tigkeit im Office ist.\u00a0 Die Vorgesetzten erwarten, dass die Assistenz jederzeit bei den Projekten im Thema ist, den aktuellen Stand parat hat und alle anfallenden Vorbereitungen selbst\u00e4ndig erledigt. Projektarbeit erfordert Organisationstalent und setzt strukturiertes und eigenst\u00e4ndiges Arbeiten voraus. Mit jedem Projekt gewinnt die Assistenz mehr praktische Erfahrung in der Projektarbeit. Sie sind eine gro\u00dfe Hilfe bei der Organisation und sind im Back Office eine wertvolle Schnittstelle zwischen allen Teammitgliedern. Somit werden Projektassistentinnen unverzichtbare Partner im Projektmanagement.\n\nMeine Empfehlung dazu ist: Eignen Sie sich Kenntnisse der Projektmanagement-Methoden an und arbeiten Sie an Ihren <a href=\"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/perfekt-war-gestern-lieber-erfahren-als-fehlerfrei\/\">Social Skills<\/a>. Der sichere Umgang mit Menschen innerhalb eines Teams sollte Ihr oberstes Anliegen sein, denn meistens ist der Faktor Mensch der entscheidende Faktor f\u00fcr den Erfolg und Misserfolg eines Projektes.]]>\t\t<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\t\t\t\t<![CDATA[]]>\t\t<\/p>\n","protected":false},"author":22,"featured_media":6601,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[133],"tags":[715,1705,5428,6103,6724],"class_list":{"0":"post-5288","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-kolumne","8":"tag-assistenz","9":"tag-buero","10":"tag-management","11":"tag-office","12":"tag-projekt"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v23.5 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Projektassistenz: Wertvoll im Projektmanagement | Euro Akademie Magazin<\/title>\n<meta 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