{"id":5473,"date":"2017-06-21T09:23:12","date_gmt":"2017-06-21T07:23:12","guid":{"rendered":"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/?p=5473"},"modified":"2017-06-21T09:23:12","modified_gmt":"2017-06-21T07:23:12","slug":"bueroorganisation-mit-der-5-a-methode","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/bueroorganisation-mit-der-5-a-methode\/","title":{"rendered":"B\u00fcroorganisation mit der 5-A-Methode \u2013 Suchen Sie noch oder arbeiten Sie schon?"},"content":{"rendered":"

\t\t\t\tEin Foto vom Hund, ein Schnappschuss vom Urlaub mit dem Liebsten, eine Topfpflanze, der Siegerpokal vom letzten B\u00fcro-Kicker-Turnier und einige pers\u00f6nliche Gl\u00fccksbringer. Das macht den Arbeitsplatz doch direkt gem\u00fctlicher. Terminkalender, Locher, K\u00f6cher mit unz\u00e4hligen Stiften, Schere, Kleber, Tesa, Handcreme, Kaffeetasse \u2013 man m\u00f6chte sich im B\u00fcro heimisch f\u00fchlen. Doch B\u00fcroorganisation, Ordnung und Kompetenz sehen anders aus. Wenn sich auf dem Schreibtisch private Dekoration breitmacht, kann es sein, dass das im Unternehmen nicht gut ankommt.<\/strong>\n\n\n

Schlechten Eindruck vermeiden<\/h2>\n\n\nEndlose Papier- und Ablageberge kr\u00f6nen Ihren Schreibtisch und etliche Post-its Ihren Desktop.\nBetrachten Sie mal Ihren Arbeitsplatz aus Sicht eines Besuchers oder Kunden: Was sagt er \u00fcber Sie aus? Und \u00fcber Ihre Arbeitsweise? Was w\u00fcrden Sie selbst f\u00fcr R\u00fcckschl\u00fcsse ziehen?\n\nNach dem Motto: \u201eIch beherrsche das Chaos\u201c, kommen Sie immer wieder in die Situation, wichtige Unterlagen zu suchen, und geraten in Hektik, wenn der Chef ein Dokument sofort braucht. Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn der Chef in einer wichtigen Besprechung mit dem Kunden etwas ben\u00f6tigt und Sie erst nach 20 Minuten vergeblichen Suchens und mit Stressflecken am Hals das Besprechungszimmer betreten, um das erforderliche Schriftst\u00fcck reinzubringen. Der Blick Ihres Vorgesezten spricht B\u00e4nde und der Kunde denkt sich auch seinen Teil. So jedenfalls sieht Chefentlastung<\/a> nicht aus.\n\nIm B\u00fcro gilt: Unordnung bringt Sie nicht weiter. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten mit einer Kollegin zusammen in einem B\u00fcro. Bei ihr ist alles tip-top aufger\u00e4umt, nur die Arbeitsunterlage, an der sie gerade arbeitet, ist auf dem Tisch. Bei Ihnen hingegen stapeln sich Berge von Unterlagen und sonstiger Krimskrams. Wem meinen Sie, gibt der Chef eine besonders wichtige Aufgabe zur Erledigung? Richtig, der Kollegin! Und Warum? Beim Anblick Ihres Schreibtisches und ihrer Organisation<\/a> zweifelt m\u00f6glicherweise ihr Vorgesetzter an der Qualit\u00e4t Ihrer Arbeit.\n\n\n

B\u00fcroorganisation durch Kaizen<\/h2>\n\n\nEin bekanntes Institut fand heraus, dass das Suchen von Unterlagen als Zeitvertreib Nummer eins in deutschen B\u00fcros gilt. Das wirft nun wiederum die Frage auf, ob so ein effektiver Umgang mit Ihren zeitlichen Ressourcen aussehen darf. M\u00f6chten Sie nicht auch Ihre Unterlagen sofort finden und auf lange Sicht eine B\u00fcro-Effizienz etablieren, um Ihre wertvolle Zeit<\/a> f\u00fcr wirklich wichtige Aufgaben zu nutzen?\n\nMein Vorschlag: Starten Sie mit einer Schreibtischinventur, um Schritt f\u00fcr Schritt mehr Ordnung um und auf Ihren Arbeitsplatz zu bringen. Mit B\u00fcro-Kaizen k\u00f6nnen Sie den ersten Schritt schaffen. Was ist Kaizen? Kaizen bedeutet die st\u00e4ndige Ver\u00e4nderung zum Besseren und ist bekannt aus der japanischen Produktion und Fertigung als Methode zur stetigen Verbesserung. Mit dem Einsatz von Kaizen k\u00f6nnen sichtbare Erfolge im Office erzielt werden: Suchzeiten von Unterlagen oder Informationen werden damit verringert, Schnittstellen und Workflows optimiert, die Verschwendung von Ressourcen verhindert und schlussendlich die Steigerung der Produktivit\u00e4t erreicht.\n\n\n

Mit f\u00fcnf As zum ordentlichen B\u00fcro<\/h2>\n\n\nWie funktioniert das genau? Nutzen Sie daf\u00fcr die 5-A-Kampagne. Damit schaffen Sie sich zun\u00e4chst einmal eine gute Ausgangslage mit schnell sichtbarem Erfolg.\n\n\n

A<\/strong>ussortieren:<\/h3>\n\n\nStarten Sie mit dem Aussortieren unn\u00f6tiger Dinge: Schreibtisch, Schubladen, Aktenschr\u00e4nke und Ablagestapel werden rigoros ausgemistet. Interessant, was da so alles zum Vorschein kommt: Dinge, wonach man schon Ewigkeiten gesucht hat oder vielleicht schon vergessen hat, dass man sie besa\u00df. Achten Sie darauf, dass Sie jeden Gegenstand und jedes Dokument nach dem Sofort-Prinzip bewerten und eindeutig entscheiden, was damit passiert. Ablegen und Aufbewahren, Delegieren oder Wegschmei\u00dfen.\n\n\n

Aufr\u00e4umen:<\/h3>\n\n\nFinden Sie den besten Ort, den VIP-Platz f\u00fcr das Dokument oder den Gegenstand. Gibt es etwas, das auf\ndem Schreibtisch verweilen darf? Was darf in die Schublade gepackt werden? Worauf brauchen Sie t\u00e4glich Zugriff? Diese Dinge sollten sich immer in Ihrer unmittelbaren Reichweite befinden.\n\n\n

Arbeitsplatz sauber halten:<\/h3>\n\n\nSauberkeit des Arbeitsplatzes und der Arbeitsmittel ist von gro\u00dfer Wichtigkeit. Post-its auf dem Monitor,\nbenutztes Geschirr oder auch Fensterb\u00e4nke und Fu\u00dfb\u00f6den geschm\u00fcckt mit Ordnern lassen einen nicht\neffizient arbeiten. Und wenn die Kr\u00fcmel erst mal aus der Tastatur verschwunden sind, l\u00e4sst es sich\nwieder wunderbar darauf tippen und arbeiten.\n\n\n

Anordnung zur Regel machen:<\/h3>\n\n\nMachen Sie die neue Anordnung zum Standard. So k\u00f6nnen B\u00fcromaterialien, Ordner oder auch Dokumente eindeutig gefunden werden. Alles hat einen Platz. Besser noch: Alles hat seinen festgelegten Platz. Das erleichtert Ihnen, Ihrem Vorgesetzen und dem Team unn\u00f6tige Suchzeiten. Legen Sie Standards f\u00fcr Ihre Ablage, Ihre Checklisten, Formulare und Verantwortlichkeiten fest.\n\n\n

Alle Punkte einhalten und st\u00e4ndig verbessern:<\/h3>\n\n\nWichtig ist, dass man am Ball bleibt. Einmal aufr\u00e4umen und dann nie wieder, macht keinen Sinn. Die Gefahr ist gro\u00df, dass sich alte Verhaltensmuster wieder einschleichen. Die Verbesserung Ihres Arbeitsplatzes sollte ein stetiger Prozess sein. Sie sollten immer wieder von Neuem Arbeitsprozesse hinterfragen. Macht das Sinn, was ich mache? Oder kann man es anders beziehungsweise besser machen? Verfallen Sie nicht in Ihre alte Routine. Pr\u00fcfen Sie Ihre Checklisten und erweitern Sie diese bei Bedarf.\n\n\n

Bleiben Sie auch hinterher am Ball!<\/h2>\n\n\nDas Ausmisten versorgt Sie mit einem wunderbaren Gef\u00fchl der Freiheit. Der Kopf ist wieder frei, um neu und kreativ zu denken, weil Sie unn\u00f6tigen Ballast losgeworden sind, die Papierstapel endlich aufgel\u00f6st sind und sich eine Ordnung eingestellt hat, in der Sie sich nicht nur selbst gut zurechtfinden, sondern auch der Rest der Mannschaft. Nach getaner Arbeit m\u00fcssen Sie nicht mehr nach Unterlagen suchen, weil diese nun richtig abgelegt sind.\n\nMachen Sie sich Gedanken, wie Sie in Ihrem Arbeitsumfeld weitere Optimierungen einleiten k\u00f6nnen. Visualisieren Sie bestimme Arbeitsabl\u00e4ufe. Machen Sie Dinge selbsterkl\u00e4rend. M\u00f6glichweise kann ein Schild am Kopierer, wie man den Toner wechselt, wahre Wunder dabei bewirken, weniger durch fragende Mitarbeiter unterbrochen zu werden.\n\nBleiben Sie dabei, jedes Dokument und jeden Gebrauchsgegenstand nur einmal anzufassen und dann direkt zu entscheiden, was damit passiert. \u00dcberlegen Sie genau, was Sie behalten m\u00f6chten und wozu. Misten Sie regelm\u00e4\u00dfig Ihre Info-Sammlung aus. Bestellen Sie unn\u00f6tige schriftliche oder digitale Informationen ab, die Sie eh nicht lesen. Haben Sie einen Aufbewahrungsort f\u00fcr Zeitungen oder Unterlagen, die Sie noch lesen m\u00f6chten? Begrenzen Sie ganz bewusst das Volumen. Erreicht Ihr Lesestapel eine gewisse vordefinierte H\u00f6he, dann hei\u00dft es: tabula rasa. Aussortieren, denn die Informationen sind gegebenenfalls auch nicht mehr tagesaktuell.\n\n\n

Nicht lange nachdenken \u2013 anfangen!<\/h2>\n\n\nHaben Sie sich entschieden Ihre B\u00fcroorganisation zu verbessern? Dann starten Sie innerhalb der n\u00e4chsten 72 Stunden mit der 5-A-Methode. Am Anfang m\u00fcssen Sie wom\u00f6glich Ihren inneren Schweinehund \u00fcberwinden. Aber wie schon Buddha sagte: \u201eAuch eine Reise \u00fcber tausend Meilen beginnt mit einem Schritt.\u201c Fangen Sie mit dem ersten Schritt an, Ordnung in Ihren B\u00fcroalltag zu bringen, und verlieren Sie keine Zeit mehr durch Suchen.]]>\t\t<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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