{"id":5857,"date":"2017-09-27T08:05:18","date_gmt":"2017-09-27T06:05:18","guid":{"rendered":"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/?p=5857"},"modified":"2017-09-27T08:05:18","modified_gmt":"2017-09-27T06:05:18","slug":"8-tipps-gegen-die-info-flut","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/8-tipps-gegen-die-info-flut\/","title":{"rendered":"Weniger ist mehr: 8 Tipps gegen die Info-Flut"},"content":{"rendered":"<p>\t\t\t\t<![CDATA[<strong>Jeden Tag w\u00e4chst die Menge der Informationen, die uns im Office erreicht \u2013 in den meisten F\u00e4llen durch E-Mails. \u00d6ffnet man morgens sein Postfach, wird man erst einmal erschlagen durch die Anzahl der neu eingetroffenen Informationen. Doch wenn das alles w\u00e4re: Hinzukommt das Postfach der Vorgesetzten, die mindestens doppelt so viele E-Mails erhalten haben wie Sie, und\/oder die Teammails, die alle betreffen. Das sind dann schnell fast 200 E-Mails t\u00e4glich, die es zu sichten und zu bearbeiten gilt.<\/strong>\n\n\n<h2>Die eigentliche Arbeit ist nicht zu bew\u00e4ltigen<\/h2>\n\n\nKein Wunder, dass viele von uns ihre eigentliche Arbeit nicht mehr erledigen k\u00f6nnen, oder erst nach offiziellem Dienstschluss damit anfangen, sie zu erledigen. Bei den Vorgesetzten ist es noch schlimmer, Dauermeetings und Dauerbeschallung durch<a href=\"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/von-der-datenflut-zur-professionellen-e-mail-kommunikation\/\"> E-Mails<\/a>, Memos, Notizen und Protokolle, lassen sie erst gar nicht zu ihrer eigentlichen T\u00e4tigkeit kommen. Eigentlich sollten uns die technischen Neuerungen helfen den Arbeitsalltag besser zu bew\u00e4ltigen. Das kann jedoch nur gelingen, wenn wir sie auch zu nutzen wissen.\n\nViele wissen gar nicht, welche M\u00f6glichkeiten die E-Mail-Programme, wie z. B. Outlook, bieten, um Dokumente, Aufgaben, Nachrichten etc. stressfreier zu managen. Oder auch welche Alternativen es dazu gibt.\n\n\n<h2>Informationsmanager als Schl\u00fcsselkompetenz<\/h2>\n\n\nDer <a href=\"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/digitalisierung-im-office-die-assistenz-in-der-digitalen-transformation\/\">Job der Assistenz<\/a> wandelt sich immer mehr von einem Nachrichtenempf\u00e4nger zu einem Nachrichtenverteiler bzw. Nachrichtenverwerter. Der Umgang mit Informationen scheint eine neue Schl\u00fcsselkompetenz im Office zu werden. Es gilt das \u00dcberangebot an Informationen, die meistens verursacht sind, durch das Hin- und Herschicken von internen Informationen, richtig auszuwerten. Der Zeitkiller dabei sind die E-Mails die ohne ein bestimmtes Doing daherkommen. Kollegen und Vorgesetzte setzen E-Mails sehr oft ungefiltert im Gie\u00dfkannenprinzip ab. Irgendjemanden wird es schon betreffen, irgendjemand wird sich schon damit befassen.\n\n\n<h2>Regeln einf\u00fchren<\/h2>\n\n\nN\u00fctzlich k\u00f6nnte es sein, mit Vorgesetzten und Kollegen, Regeln f\u00fcr den Informationsaustausch zu vereinbaren. Ziel sollte es sein, die Kommunikation so zu gestalten, dass m\u00f6glichst wenige E-Mails hin- und hergeschickt werden. Sollte es dennoch notwendig sein, sich detailliert zu Projekten oder Themen auszutauschen, m\u00fcsste man dar\u00fcber nachdenken Alternativen zum E-Mail-Programm einzuf\u00fchren.\n\n\n<h2>Add-ons f\u00fcr die Kommunikation<\/h2>\n\n\nF\u00fcr eine solche Teamkommunikation eignen sich zus\u00e4tzliche Add-ons wie z. B. Trello oder Slack hervorragend. Sie bieten die M\u00f6glichkeit zu einem gezielten Austausch innerhalb eines Themas oder <a href=\"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/projektassistenz\/\">Projektes<\/a>, ohne andere Personen, die nicht daran beteiligt sind, mit Informationen zu bombardieren. Dar\u00fcber hinaus erlauben die Add-ons eine schnelle und gezielte Kommunikation in Gruppen von Mitarbeitern. Daten, Pr\u00e4sentationen oder Medien k\u00f6nnen wunderbar innerhalb der Gruppe ausgetauscht und diskutiert werden. Chats k\u00f6nnen \u00f6ffentlich einsehbar sein oder auch privat gehalten werden. Direktnachrichten zwischen zwei Teilnehmern sind ebenfalls m\u00f6glich \u2013 ideal, um der E-Mail-Flut den Kampf anzusagen. Mit der Einf\u00fchrung eines solchen Tools k\u00f6nnte zumindest schon einmal der interne E-Mail-Austausch nicht nur eingeschr\u00e4nkt, sondern komplett abgel\u00f6st werden.\n\n\n<h2>Wer E-Mails s\u00e4t, wird E-Mails ernten<\/h2>\n\n\nDa ist was dran. \u00dcberlegen Sie sich ganz genau, wer bestimmte Informationen wirklich braucht? Wenn derjenige diese E-Mail nicht erhalten w\u00fcrde, w\u00fcrde er etwas verpassen? Auffallend viele E-Mails gehen nur zur Absicherung raus oder auch nur um zu signalisieren, schau mal ich arbeite auch nach 20:00 Uhr. \u201eWenn Sie sich nicht die Arbeit machen, Adressaten bewusst zu w\u00e4hlen, warum soll sich jemand Arbeit machen, Ihre Mail zu lesen.\u201c Dieses Zitat von Dr. Joachim Schl\u00f6sser, bringt es auf den Punkt.\n\n\n<h2>Versenden Sie intern keine Anh\u00e4nge<\/h2>\n\n\nDas hat zwei Gr\u00fcnde: Versenden Sie Anh\u00e4nge an 10 Personen, besteht die Gefahr, dass alle 10 Personen, den Anhang in den unterschiedlichsten Ordnern oder auf dem Desktop abspeichern. Somit w\u00fcrden sich in der Firmeninternen-Ablagestruktur 10 Versionen der urspr\u00fcnglichen Datei befinden. Des Weiteren, h\u00e4ngt man ungefragt Dateianh\u00e4nge an die E-Mail, verstopfen diese das Postfach des Empf\u00e4ngers. Nutzen Sie Hyperlinks, um firmenintern Dateien auszutauschen. Dank der Web-App WeTransfer verschicken Sie selbst gro\u00dfe Dateien per Mail an Externe \u2013 kostenlos und ohne Anmeldung. Wer ganz up to date ist, verwendet SharePoint, um Dateien freizugeben und den Zugriff auf Informationen von nahezu allen Ger\u00e4ten zu erm\u00f6glichen. SharePoint gibt einem zudem noch die M\u00f6glichkeit, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten. Somit wird gew\u00e4hrleistet, dass auch wirklich nur eine Version des Dokumentes im Umlauf ist.\n\n\n<h2>Benutzen Sie RSS-Reader<\/h2>\n\n\nSie erhalten Newsletter, Infos aus Blogs oder sonstige Internetnews, die sie abonniert haben? Denken Sie dar\u00fcber nach, ob Sie wirklich alle Nachrichten lesen wollen, die Sie erhalten. Falls ja, dann richten Sie sich doch einen RSS-Reader ein. Dieser selektiert nach Ihren Angaben die abonnierten Nachrichten und bietet Ihnen mit einem Klick einen \u00dcberblick \u00fcber die f\u00fcr Sie relevanten Themen. Somit verhindern Sie, dass Newsletter und Co. Ihren E-Mail-Account \u00fcberfrachten.\n\n\n<h2>Team-E-Mails strukturieren<\/h2>\n\n\nErhalten Sie E-Mails in einem gemeinsamen Team-Postfach? Wie wei\u00df man, wer aus dem Team sich an die Bearbeitung der Post macht? Oder passiert das willk\u00fcrlich? Das w\u00e4re nicht optimal. Erstellen Sie Kategorien mit Namen oder K\u00fcrzeln der Teammitglieder und ordnen Sie die Nachrichten den Teammitgliedern zu. So sieht man auf den ersten Blick, wer welche Aufgaben zu erledigen hat.\n\n\n<h2>Den Posteingang der Vorgesetzten strukturieren<\/h2>\n\n\nDer Posteingang des <a href=\"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/delegieren-im-auftrag-des-chefs-tipps-und-tuecken\/\">Chefs <\/a>l\u00e4sst sich auf vielf\u00e4ltige Weise vorstrukturieren. Wichtig ist, dass Sie sich auf eine M\u00f6glichkeit einigen und sich dann auch daran halten. Sie k\u00f6nnen in Outlook eine Kommentarspalte \u00fcber die bedingte Formatierung einf\u00fcgen. In dieser Kommentarspalte k\u00f6nnen Sie oder Ihr Chef Arbeitsanweisungen in Form von vordefinierten K\u00fcrzeln hinterlegen. Oder Sie sortieren die E-Mails bereits in vordefinierte Ordner. Hilfreich ist das EDITH-Prinzip. Jeder Anfangsbuchstabe steht f\u00fcr einen Ordner: (E \u2013 erledigt, D \u2013 delegiert, I \u2013 zur Info, T \u2013 Termin, H \u2013 Hilfe). So kann Ihr Vorgesetzter direkt sehen, was mit seinem Posteingang geschehen ist.\n\n\n<h2>Nutzen Sie Filter-Regeln<\/h2>\n\n\nViele E-Mails erreichen uns, unsere Vorgesetzten oder das Team nur zur Info. Das hei\u00dft, dass dahinter erst einmal kein Doing f\u00fcr uns steht. Info-E-Mails m\u00fcssen nicht sofort gelesen werden, wenn \u00fcberhaupt. Meistens sind die Empf\u00e4nger in Info-E-Mails in CC gesetzt. Nutzen Sie Regeln, um die E-Mails, mit denen kein Doing verbunden ist, direkt in einen Info-Ordner zu verschieben. Und schon haben Sie wieder weniger E-Mails im Posteingang.\n\nAllein schon durch diese 8 einfachen kleinen Tipps l\u00e4sst sich die Info-Flut in Ihrem E-Mail-Postfach um einiges verringern.\n\nDer effiziente Umgang mit Informationen ist nicht immer die Frage des eingesetzten Programms, sondern wie dieses gehandhabt wird.]]>\t\t<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\t\t\t\t<![CDATA[]]>\t\t<\/p>\n","protected":false},"author":22,"featured_media":6467,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[133],"tags":[277,715,1549,1801,2245,2263,4132,4135,4690,6058,6202,6577,7060,8167,8170],"class_list":{"0":"post-5857","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-kolumne","8":"tag-add-ons","9":"tag-assistenz","10":"tag-blogs","11":"tag-chats","12":"tag-e-mails","13":"tag-edith-prinzip","14":"tag-informationen","15":"tag-informationsmanager","16":"tag-kommunikation","17":"tag-newsletter","18":"tag-outlook","19":"tag-postfach","20":"tag-rss-reader","21":"tag-teamkommunikation","22":"tag-teammails"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v23.5 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Weniger ist mehr: 8 Tipps gegen die Info-Flut \/ Euro Akademie Magazin<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Jeden Tag w\u00e4chst die Menge der Informationen. 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