{"id":6359,"date":"2017-12-20T10:27:11","date_gmt":"2017-12-20T09:27:11","guid":{"rendered":"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/?p=6359"},"modified":"2017-12-20T10:27:11","modified_gmt":"2017-12-20T09:27:11","slug":"neue-ablegastruktur","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/neue-ablegastruktur\/","title":{"rendered":"Mit Mind-Mapping zur neuen Ablagestruktur"},"content":{"rendered":"<p>\t\t\t\t<![CDATA[<strong>Das Thema Ablage wird in den meisten B\u00fcros stiefm\u00fctterlich behandelt. Es werden Unterlagen gesammelt, auf Schreibtischen, Fensterb\u00e4nken oder sogar auf dem Boden gelagert. Ich selbst habe mich lange gewehrt anzuerkennen, dass eine gute Ablage die Basis einer guten Organisation ist. <\/strong>\n\n\n<h2>Das Genie beherrscht das Chaos<\/h2>\n\n\nNie werde ich vergessen, als ich von achtzehn Jahren als junge frisch gebackene <a href=\"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/ausbildung-des-monats-euro-management-assistent\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Managementassistentin <\/a>das erste Mal mit einem sehr strukturierten Chef zusammenarbeiten durfte, der selbst sehr viel Wert auf ordentliches Arbeiten und eine vern\u00fcnftige Ablage gelegt hat. Mein Credo war damals: Das Genie beherrscht das Chaos. Und so sah es auch in meinem B\u00fcro aus. Man wollte ja zeigen, dass man etwas zu tun hatte. Auf dem Schreibtisch stapelten sich jede Menge Dokumente, Wiedervorlagemappen, Ablagek\u00f6rbchen mit diversen Unterlagen und jede Menge Mappen. Mit der Organisation der Ablage hatte ich es nicht so.\n\nIn meinem B\u00fcro war ich Herrin eines riesengro\u00dfen Ablageschrankes, der sich von einer Wand zur n\u00e4chsten erstreckte. Aufgrund meines kreativen Chaos thronten in diesem m\u00e4chtigen Wandschrank nur wenige Ordner. Als mein Chef eines Morgens den Schrank \u00f6ffnete, weil er etwas aus der Ablage brauchte, war er sehr erstaunt \u00fcber die wenigen Ordner. Auf die Frage, nach welcher Struktur ich denn ablegen w\u00fcrde, war meine Antwort darauf: Nehmen Sie einfach einen Ordner aus dem Schrank, bl\u00e4ttern Sie um und sie werden alles chronologisch abgelegt finden. Doch das war leider die falsche Antwort. Meinem <a href=\"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/diva-choleriker-idealer-chef-drei-cheftypen\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">divenhaften Chef <\/a>ist fast die Nickelbrille von der Nase gefallen und er zweifelte an der Ernsthaftigkeit meiner Aussage.\n\nGut, das ist jetzt auch schon einige Jahre her &#8230; Ich war jung und unerfahren. Vielleicht war das aber auch eine Schl\u00fcsselsituation, um zu erkennen, dass eventuell eine durchdachte Ordnerstruktur dabei helfen k\u00f6nnte effizienter zu arbeiten und Unterlagen schneller zu finden, wenn man wei\u00df, wo man was abgelegt hat. Es sollte nicht mein Wille sein, der mich damals daran gehindert hat, organisierter zu sein, sondern eher meine Unwissenheit: Wie mit den Dingen umgehen und wohin mit den Dingen?\n\n\n<h2>Ein Aktenplan muss her<\/h2>\n\n\nDas hat mich dazu veranlasst mich mit dem Thema Ablage auseinanderzusetzen und dazuzulernen, um es in Zukunft besser zu machen. Dateien ohne Ordnung abzulegen, hat nur Nachteile. Chef und Team werden immer Schwierigkeiten haben, Dateien zu finden. Zun\u00e4chst einmal habe ich erkannt, dass es wichtig war eine Struktur zu entwickeln, die als Basis f\u00fcr die Ablage zwischen mir und meinem Chef und Team dienen sollte. Damals ging es haupts\u00e4chlich um die Papierablage, heute besch\u00e4ftige ich mich mehr mit der digitalen Struktur \u2013 wobei das Grundprinzip der Ablage identisch ist. Ein Aktenplan musste entwickelt werden. Dabei erwies sich die Mind-Map-Methode als \u00e4u\u00dferst hilfreich.\n\n\n<h2>Was ist eigentlich eine Mind-Map?<\/h2>\n\n\nEine Mind-Map ist eine Gedankenlandkarte, entwickelt von Tony Buzan, einem englischen Autor, Redner und Trainer zu den Themen Bildung, Lernen und Kreativit\u00e4t. Er selbst wurde bekannt durch die Pr\u00e4gung des Begriffs Mind-Map und die Verbreitung ebendieser Methode.\nDiese Methode ist eine Kreativit\u00e4tsmethode, die beide Gehirnh\u00e4lften gleichzeitig aktiviert, somit kreatives und logisches Denken anregt.\n\n\n<h2>Wie funktioniert Mind-Mapping?<\/h2>\n\n\nDie Idee ist, dass man ein Thema, ein Schlagwort, \u00fcber das man Informationen abrufen m\u00f6chte in der Mitte eines Blattes notiert, z. B. \u201eKunden\u201c. Danach finden Sie Unterthemen, z. B. \u201eHandelskunden\u201c, \u201eIndustriekunden\u201c zum Schlagwort und verbinden diese mit dem Hauptthema. Jedes Unterthema kann wiederum mit einem weiteren Schl\u00fcsselwort verzweigt werden.\n\n\n<h2>Ablage ist Teamarbeit<\/h2>\n\n\nMit dieser Methode kann man zun\u00e4chst eine bildhafte Struktur erstellen. Machen Sie sich am besten <a href=\"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/link-und-lesetipp-teamwork-aber-richtig\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">im Team <\/a>Gedanken, welche Kategorien fallen an, erfassen Sie alle Begriffe, zu denen Sie ablegen wollen in der Mind-Map. Wichtig ist, dass Sie zweckm\u00e4\u00dfige Hauptgruppen festlegen und diese dann in Untergruppen gliedern.\nErstellen Sie dann auf Ihrem Laufwerk eine identische Struktur f\u00fcr Ihre Dokumente. Sinnvoll ist es den Aktenplan mit Ihrem Team\/ Chef zusammen zu entwickeln. So kann jeder seine eigenen Ideen mit einbringen und es wird nichts vergessen. Noch besser: so wird jeder direkt abgeholt und hat auch die Motivation die neue Struktur mit zu \u00fcbernehmen. Denken Sie auch daran, eine Registratur ist eine individuelle Angelegenheit. Es gibt nicht die perfekte Ablage. Die Ablage erfolgt immer wieder individuell nach Ihren Strukturen im Unternehmen. Fragen Sie sich, wie Sie die Dokumente ablegen wollen: Alphabetisch, nummerisch oder nach bestimmten Gruppen.\n\n\n<h2>Digital und in Papierform gleich<\/h2>\n\n\nWenn Sie einen Aktenplan entwickeln, dann sollte dieser in Papierform genauso wie digital aufgebaut sein. Bei der Umsetzung vom alten ins neue System empfehle ich Ihnen einen bestimmten Stichtag auszusuchen. Es macht wenig Sinn, das gesamte alte Ablagegut in das neue System hineinzupressen. Schnell wird man demotiviert und es schleichen sich die gleichen Ablagefehler ein wie zuvor.\n\nAm besten ist, Sie verabreden mit Ihrem Team\/ Chef gemeinsam ein Datum, ab wann nach dem neuen System abgelegt wird. Die Dokumente des alten Systems verschieben Sie am Besten in einen Ordner \u201eArchiv\u201c. Wenn Sie dann an den Dokumenten arbeiten, sich diese wiedervorlegen, wandern die Unterlagen automatisch in die neue Ablagestruktur. Nach einem halben Jahr sollte die neue Struktur etabliert sein. Die Unterlagen, die dann kein einziges Mal neu angefasst wurden, k\u00f6nnen getrost im Archiv bleiben.\n\nNun gut, die Ablage ist auch heute noch nicht unbedingt mein Lieblingsthema, aber sie ist die Voraussetzung f\u00fcr kollaboratives Arbeiten. Gerade in heutigen Zeiten, wo Mobilit\u00e4t eine besonders gro\u00dfe Rolle spielt, ist eine funktionierende Ablage im Team aus meiner Sicht das A und O.]]>\t\t<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\t\t\t\t<![CDATA[]]>\t\t<\/p>\n","protected":false},"author":22,"featured_media":6361,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[133],"tags":[220,223,1705,1723,2050,3361,4885,5662,6163,6244,8155],"class_list":{"0":"post-6359","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-kolumne","8":"tag-ablage","9":"tag-ablagestruktur","10":"tag-buero","11":"tag-bueroorganisation","12":"tag-digital","13":"tag-gedankeninsel","14":"tag-kreativtechnik","15":"tag-mind-mapping","16":"tag-organisation","17":"tag-papierform","18":"tag-teamarbeit"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v23.5 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Mit Mind-Mapping zur neuen Ablagestruktur \/ Euro Akademie Magazin<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Das Thema Ablage wird in den meisten B\u00fcros stiefm\u00fctterlich behandelt. 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