{"id":7428,"date":"2018-04-25T08:00:53","date_gmt":"2018-04-25T06:00:53","guid":{"rendered":"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/?p=7428"},"modified":"2018-04-25T08:00:53","modified_gmt":"2018-04-25T06:00:53","slug":"13-tipps-fuer-effiziente-meetings","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/13-tipps-fuer-effiziente-meetings\/","title":{"rendered":"13 Tipps f\u00fcr effiziente Meetings \u2013 Planung ist alles"},"content":{"rendered":"

\t\t\t\tSt\u00e4ndig werden Meetings \u00fcberzogen oder enden ohne ein konkretes Ergebnis. Noch viel schlimmer: Zu viele Manager verbringen ihre Arbeitszeit in Besprechungen, ohne dass diese Meetings eine gro\u00dfe Relevanz f\u00fcr ihre t\u00e4gliche Arbeit haben und verschwenden so ihre wertvolle Zeit. Aber nicht nur die Teilnehmer sind manchmal fehl am Platz. Auch werden beil\u00e4ufig andere Dinge w\u00e4hrend einer Besprechung gemacht. Es werden E-Mails gecheckt und beantwortet, in sozialen Medien gesurft. Die meisten sind nicht auf das Besprechungsthema konzentriert, diskutieren nicht mit oder behalten nicht nachhaltig, was gesagt wurde.<\/strong>\n\n\n

Aber wo liegt das Problem?<\/h2>\n\n\nDas Problem beginnt bereits vor dem Meeting. Es wird viel zu wenig Zeit in die Vorbereitung und Planung einer Sitzung gesteckt. Die meisten Besprechungen haben einen Anfang und ein offenes Ende. Die wenigsten verteilen Unterlagen und die Mitarbeiter kommen meistens unvorbereitet oder lustlos in die Besprechung.\n\n\n

13 Tipps f\u00fcr die effiziente Vorbereitung eines Meetings<\/h2>\n\n\nZur effektiven Chefentlastung geh\u00f6rt ein sehr gut organisiertes Meeting Management. Hier kommt die Assistenz ins Spiel. Verabreden Sie Spielregeln mit Ihrem Chef und Ihrem Team. Welche das sein k\u00f6nnten? Die besten Tipps f\u00fcr ein zielf\u00fchrendes Meeting haben wir hier f\u00fcr Sie zusammengestellt.\n\n\n

1. Tagesordnungspunkte (TOP\u2018s ):<\/h3>\n\n\nFragen Sie TOP\u00b4S und die L\u00e4nge der Beitr\u00e4ge bei bei allen Beteiligten ab. Entwerfen Sie eine Tagesordnung und legen Sie einen festen Zeitrahmen f\u00fcr das Meeting fest. Stimmen Sie mit dem Chef die Tagesordnung ab. Eventuell streichen Sie einige Punkte, falls das Meeting zu lang scheint. Ein Meeting sollte nicht l\u00e4nger als 90 Minuten dauern, da sonst die Konzentration und Aufmerksamkeit der Teilnehmer nachl\u00e4sst. Sollte die Besprechung dennoch l\u00e4nger andauern, planen Sie ausreichende Pausen ein. L\u00fcften Sie in den Pausen den Raum und lassen Sie die Meetingteilnehmer kurz aufstehen und wenn m\u00f6glich an die frische Luft gehen.\n\n\n

2. Teilnehmer einladen:<\/h3>\n\n\nLaden Sie Ihre Teilnehmer per E-Mail oder Collaboration-Tool zur Sitzung ein.\n\n\n

3. Agenda im Vorfeld zur Verf\u00fcgung stellen:<\/h3>\n\n\nStellen Sie die Agenda den Teilnehmern im Vorfeld zur Verf\u00fcgung. Um keine unn\u00f6tigen E-Mails hin- und herzuschicken, nutzen Sie OneNote als Organisationstool, um die Agenda und sonstige Unterlagen allen Teilnehmern in der Cloud zur Verf\u00fcgung zu stellen. Damit verhindern Sie das Zum\u00fcllen des E-Mail-Postfachs der Empf\u00e4nger und unn\u00f6tiges Speichern der Agenda auf vielen verschiedenen Laufwerken. Und schlussendlich auch das Ausdrucken der Agenda auf Papier. Mit OneNote hat jeder Teilnehmer die TOP\u00b4s, das Protokoll der letzten Sitzung sowie weitere Projektunterlagen bzw. Unterlagen, die die Besprechung betreffen sofort griffbereit-\nohne lange Suchzeiten.\n\n\n

4. Richtige Anordnung der TOP\u00b4s<\/h3>\n\n\nOrdnen Sie die TOP\u00b4s so an, dass die Punkte, die alle Mitarbeiter betreffen, am Anfang stehen. So k\u00f6nnen nach und nach die Mitarbeiter den Raum verlassen, die nicht prim\u00e4r an den einzelnen Projektthemen beteiligt sind. Sie verpassen nichts, da im Anschluss der Besprechung, am besten zwei Tage nach der Sitzung, das Protokoll in OneNote hinterlegt wird. Die Besprechungsteilnehmer k\u00f6nnen dann im Nachhinein nachvollziehen, was zu den anderen Themen, die nicht f\u00fcr die eigene Arbeit relevant sind, noch besprochen wurde.\n\n\n

5. Bestimmen Sie im Vorfeld einen Protokollanten<\/h3>\n\n\nWichtig ist es, vor dem Meeting einen Protokollanten zu bestimmen. Es ist irritierend, wenn einer im Meeting willk\u00fcrlich daf\u00fcr ausgew\u00e4hlt wird und gar nicht bis zum Ende daran teilnimmt. Gut w\u00e4re es, wenn das Protokoll immer wieder von der gleichen Person erstellt werden kann. Somit hat man jemanden permanent im Meeting sitzen, der dem Verlauf folgen kann und immer die gleiche Qualit\u00e4t abliefert\n\n\n

6. Bennen Sie einen Moderator<\/h3>\n\n\nBennen Sie einen Moderator, damit er die Diskussion gezielt f\u00fchren kann. Der Moderator soll au\u00dferdem den Ablauf des Meetings vorgeben, die Teilnehmer motivieren, Vielrednern und Selbstdarstellern Einhalt gew\u00e4hren.\n\n\n

7. Sitzungspunkte zusammenfassen<\/h3>\n\n\nFassen Sie jeden Punkt auf der Agenda nochmals zusammen. So ist es f\u00fcr den Protokollanten einfacher, die Inhalte des Niedergeschriebenen zu pr\u00fcfen und gegebenenfalls anzupassen.\n\n\n

8. Zeitmanager benennen<\/h3>\n\n\nBennen Sie einen Zeitmanager f\u00fcr die Sitzung. Dieser ist daf\u00fcr verantwortlich, dass die vorgesehenen Zeiten auch eingehalten werden. Nutzen Sie Sanduhren oder einen digitalen Timer, so dass alle Teilnehmer ihre Redezeit im Blick behalten und p\u00fcnktlich zum Ende kommen.\n\n\n

9. P\u00fcnktlichkeit<\/h3>\n\n\nVereinbaren Sie, dass jedes Meeting p\u00fcnktlich startet und endet. Ein gro\u00dfer St\u00f6rfaktor sind immer wieder Teilnehmer, die zu sp\u00e4t kommen. Dadurch wird der Redner aus dem Inhalt gerissen und der Protokollant hat seine Probleme das Gesagte nachzuvollziehen. P\u00fcnktlich sollte das Meeting auch enden, damit alle anderen Teilnehmer zu anschlie\u00dfenden Besprechungen nicht zu sp\u00e4tkommen. Auch ist es unkollegial, wenn der Meetingraum nur bis 16:00 Uhr reserviert ist, das Meeting \u00fcberzogen wird und das n\u00e4chste Team vor der T\u00fcr steht und selbst unp\u00fcnktlich anfangen muss. Ein Rattenschwanz, der nicht sein muss.\n\n\n

10. Diskussionspunkte notieren<\/h3>\n\n\nNotieren Sie Diskussionspunkte und planen Sie diese f\u00fcr die n\u00e4chste Sitzung ein. F\u00f6rdern Sie Diskussionen und Ideenaustausch.\n\n\n

11. Stehkonferenzen (Stekos) einf\u00fchren<\/h3>\n\n\nLassen Sie Meetings auch mal im Stehen stattfinden. Stellen Sie ein paar Stehtische auf und sorgen Sie daf\u00fcr, dass ein Flipchart oder Whiteboard in der N\u00e4he ist, damit die Besprechungsinhalte dokumentiert werden k\u00f6nnen. Stekos dauern in der Regel nicht l\u00e4nger als eine halbe Stunde und sind sehr effizient. Die Teilnehmer verlieren sich nicht in Endlosdiskussionen, da keiner gerne lange stehen kann und will.\n\n\n

12. Kurzprotokoll bei Stekos<\/h3>\n\n\nFotografieren Sie die Ergebnisse der Sitzung ab und legen das Protokoll den Mitarbeitern, wie in Ihren Spielregeln vereinbart, vor.\n\n\n

13. Meeting-Regeln f\u00fcr alle<\/h3>\n\n\nVereinbaren Sie Meeting-Regeln. Diese k\u00f6nnen folgende Inhalte haben:\n– Umgang mit Telefonen, Ipad\u00b4s, PC\u00b4s\n– Umgang mit anderen Teilnehmern: ausreden lassen, niemanden unterbrechen\n– Alle sind vorbereitet\n– Unterlagen werden nicht mehr ausgedruckt, sondern digital zur Verf\u00fcgung gestellt\n\nVielleicht haben Sie demn\u00e4chst Gelegenheit, einige meiner Effizienz-Tipps auszuprobieren? Jede Ma\u00dfnahme hilft Ihrem Chef und den Mitarbeitern in Zukunft Zeit und Nerven zu sparen. Fangen Sie heute an und verbessern Sie Schritt f\u00fcr Schritt die Effizienz Ihrer Besprechungen. Ihr Chef wird dankbar sein – die Kollegen auch.]]>\t\t<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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