{"id":8010,"date":"2018-11-29T11:27:28","date_gmt":"2018-11-29T10:27:28","guid":{"rendered":"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/?p=8010"},"modified":"2025-02-19T11:28:42","modified_gmt":"2025-02-19T10:28:42","slug":"besprechungen-managen-11-tipps","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.euroakademie.de\/magazin\/besprechungen-managen-11-tipps\/","title":{"rendered":"Besprechungen managen – 11 Tipps f\u00fcr das Gelingen"},"content":{"rendered":"\n

Klassische Meetings im Besprechungszimmer weichen immer mehr Video- oder Telefonkonferenzen. Das flexible und ortsunabh\u00e4ngige Arbeiten bringt neue Herausforderungen f\u00fcr die Kommunikation und f\u00fcr den Austausch im Team mit sich. Die Globalisierung macht es m\u00f6glich: Teammitarbeiter arbeiten meistens nicht mehr am gleichen Ort oder im selben B\u00fcrokomplex, sondern sitzen mittlerweile verteilt an verschiedenen Standorten.<\/strong>\n\nGerade weil Teams immer weniger Face-to-Face kommunizieren, bekommt das Thema Austausch immer mehr an Bedeutung. Durch das Arbeiten in Echtzeit, k\u00f6nnen Informationen schnell in Channels ausgetauscht werden. Trotzdem sollte es eine gute Mischung zwischen digitaler und pers\u00f6nlicher Kommunikation geben. Ein Patentrezept, was ein guter Austausch ist, gibt es nicht. Vor allem sind es Spielregeln, die gemeinsam verabredet werden m\u00fcssen, damit der Austausch professionell und effizient erfolgen kann.\n\n\n<\/p>\n\n\n\n

Die Verantwortung<\/h2>\n\n\n\n

\n\n\nDie Verantwortung f\u00fcr gute Meetings, sei es digital oder analog, liegt ausschlie\u00dflich in der Hand der Beteiligten. Umso mehr Verabredungen eingehalten werden, desto professioneller gestaltet sich das Meeting. Das f\u00fchrt dazu, dass zuk\u00fcnftig Meetings besser vorbereitet werden sollten. Ein Meeting ohne Agenda, ohne Vorbereitung und ohne Beteiligung und Disziplin der Teammitglieder ist nicht mehr zeitgem\u00e4\u00df.\n\nWorauf es zu achten gilt, damit Meetings in Zukunft gelingen, k\u00f6nnen folgende Meeting-Spielregeln zeigen:\n\n\n<\/p>\n\n\n\n

Top 1: Kein Meeting ohne Agenda<\/h2>\n\n\n\n

\n\n\nFragen Sie bei allen Teilnehmern ab, welche Punkte im Meeting<\/a> besprochen werden sollen. Am besten mit Zeitangabe pro Agenda Punkt. Fasst man die Zeiten pro Agendapunkt zusammen, kommt an Ende heraus, wie lange das Meeting dauern darf.\n\n\n<\/p>\n\n\n\n

Top 2: Start und Ende des Meetings<\/h2>\n\n\n\n

\n\n\n\u201eWir machen solange, bis alles durchgesprochen ist\u201c, ist nicht mehr zeitgem\u00e4\u00df. Bestimmen Sie Anfang und Ende der Besprechung. Leiten Sie Ihre Teilnehmer an, sich an die vorgegebenen Redezeiten zu halten. Diskussionen, die nicht auf der Agenda stehen, lagern Sie am besten aus.\n\n\n<\/p>\n\n\n\n

Top 3: Bestimmen Sie einen Moderator<\/h2>\n\n\n\n

\n\n\nJede Besprechung ben\u00f6tigt eine Besprechungsleitung. Der Moderator sollte daf\u00fcr sorgen, dass die Spielregeln der Kommunikation eingehalten werden. Auch sollte der Besprechungsleiter eingreifen, wenn Teilnehmer durcheinandersprechen.\n\n\n<\/p>\n\n\n\n

Top 4: Bestimmen Sie einen Protokollanten<\/h2>\n\n\n\n

\n\n\nSollten Sie bereits die Funktion des Moderators haben, dann sollten Sie auf keinen Fall, die des Protokollf\u00fchrers \u00fcbernehmen. Sie k\u00f6nnen sich nicht auf zwei Aufgaben gleichzeitig konzentrieren, so werden beide nicht zu 100 Prozent erf\u00fcllt werden k\u00f6nnen. Bestimmen Sie den Protokollf\u00fchrer vor der Sitzung. Keiner macht Luftspr\u00fcnge und schreit \u201eich will\u201c, wenn man diese Rolle jemanden w\u00e4hrend des Meetings zuordnen m\u00f6chte.\n\n\n<\/p>\n\n\n\n

Top 5: Nehmen Sie sich Zeit zu planen<\/h2>\n\n\n\n

\n\n\nEgal ob virtuell oder als Pr\u00e4senzmeeting \u2013 eine gute Planung verspricht Erfolg. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit f\u00fcr die Technik, wenn Sie eine Video- oder Telefonkonferenz planen. Meistens scheitern solche Besprechungen aufgrund von mangelnder Vorbereitung. Eine gute Internetverbindung oder Telefonleitung sollte gew\u00e4hrt sein, damit alles reibungslos funktioniert. Versenden Sie keine Dokumente w\u00e4hrend einer Sitzung, sondern versorgen Sie die Teilnehmer rechtzeitig mit Sitzungsunterlagen. So ist jeder auf dem gleichen Wissensstand. Das Versenden und \u00d6ffnen von Dokumenten w\u00e4hrend eines Meetings lenkt zu sehr ab und kann zu St\u00f6rungen der Verbindung, bis hin zu einem Zusammenbruch der Leitung, f\u00fchren.\n\n\n<\/p>\n\n\n\n

Top 6: Fassen Sie Ergebnisse zusammen<\/h2>\n\n\n\n

\n\n\nGerade bei Telefonkonferenzen, bei denen man die K\u00f6rpersprache und die Mimik des anderen nicht sieht, kann es zu Missverst\u00e4ndnissen in der Kommunikation kommen. Fassen Sie nach jedem Agendapunkt die Ergebnisse zusammen. Der Protokollf\u00fchrer wird Ihnen daf\u00fcr dankbar sein. Au\u00dferdem haben Sie dann direkt schon den Punkt im Protokoll best\u00e4tigt.\n\n\n<\/p>\n\n\n\n

Top 7: Sprechen Sie verst\u00e4ndlich<\/h2>\n\n\n\n

\n\n\nIn manchen Sitzungen kommen die Rhetoriker auf ihre Kosten. Wichtig ist, dass jeder das Gesagte verstanden hat. Fassen Sie sich kurz. Nutzen Sie einfache und bildhafte Formulierungen und vermeiden Sie Schachtels\u00e4tze sowie Fremdw\u00f6rter. Denken Sie daran, Sie sind im Thema, die anderen m\u00fcssen sich immer wieder reindenken.\n\n\n<\/p>\n\n\n\n

Top 8: Protokoll<\/h2>\n\n\n\n

\n\n\nSie haben mehrere M\u00f6glichkeiten, die Freigabe der Teilnehmer f\u00fcr das Protokoll zu erhalten. Entweder Sie schreiben ein Live-Protokoll w\u00e4hrend der Sitzung und die Teilnehmer verabschieden es direkt innerhalb der Besprechung. Oder Sie verabreden, dass das Ergebnisprotokoll sp\u00e4testens einen Tag nach der Sitzung auf einem gemeinsamen Laufwerk oder bestenfalls in \u201eOneNote\u201c hinterlegt wird.\n\n\n<\/p>\n\n\n\n

Top 9: P\u00fcnktlichkeit<\/h2>\n\n\n\n

\n\n\nDisziplinieren Sie Ihre Meeting-Teilnehmer p\u00fcnktlich zu sein. Hinzukommende Teilnehmer st\u00f6ren die anderen und bringen den Sitzungsverlauf durcheinander. Besprochene Punkte m\u00fcssen wiederholt werden. Das f\u00fchrt zur schlechten Stimmung bei den p\u00fcnktlichen Teilnehmern.\n\n\n<\/p>\n\n\n\n

Top 10: Volle Konzentration<\/h2>\n\n\n\n

\n\n\nBitten Sie Ihre Meeting-Teilnehmer die Mobiltelefone w\u00e4hrend der Besprechung auszuschalten. Keiner sollte sich f\u00fcr so unentbehrlich halten, dass er es nicht w\u00e4hrend eines Meetings mal ausschalten oder auf lautlos stellen kann. Monotasking ist das Zauberwort. Sich auf eine Sache zu konzentrieren, bringt schlussendlich ein besseres Ergebnis, weil man nicht st\u00e4ndig zwischen verschiedenen Medien hin und herspringt.\n\n\n<\/p>\n\n\n\n

Top 11: Einhaltung der Spielregeln<\/h2>\n\n\n\n

Halten Sie Ihre Teilnehmer dazu an, sich stetig zu verbessern. Das Einhalten von Spielregeln f\u00f6rdert die Teamarbeit und hat schlussendlich einen Nutzen f\u00fcr alle Beteiligten. Schlagen Sie Ihren Teamkollegen vor, gemeinsame Meeting-Regeln auszuarbeiten und zu verabschieden. Dann ist die Wahrscheinlichkeit gro\u00df, dass diese auch eingehalten werden.<\/p>\n\n\n\n

\n
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