Was kommt eigentlich nach der Ausbildung zum Euro-Management-Assistenten?
Mein Berufseinstieg
Nach meiner 2-jährigen Ausbildung zur staatlich geprüften Euro-Management-Assistentin an der Euro Akademie Aschaffenburg habe ich den Direkteinstieg gewagt und für ein mittelständisches Unternehmen gearbeitet.
Mein Arbeitsalltag
Meine Aufgaben waren sehr vielfältig und abwechslungsreich. Hier eine Zusammenfassung:
Ich habe sehr viele Schreiben an Kunden verfasst und die Korrespondenz per E-Mail und Post übernommen. Die eingehende Post habe ich gestempelt und nach einem System sortiert. Ebenfalls war es meine Aufgabe, Telefonate entgegenzunehmen und den Anrufer mit der zuständigen Person zu verbinden.
Für verschiedene Messen habe ich potenzielle Kunden und Geschäftspartner über das Internet ausfindig gemacht. Anschließend habe ich Serien-E-Mails an diese geschrieben. Nach einer Messe habe ich die neu gewonnenen Kontakte in Excel-Listen und Outlook eingepflegt.
Aber auch die Vorbereitung einer Messe verursacht einiges an Arbeit. So müssen Messeausweise und Parkausweise gebucht werden. Die Hotelzimmer müssen für die Messetage für die richtige Anzahl an Personen gebucht sein. Das Werbematerial muss ebenfalls ausrei-chend vorhanden sein oder neu bestellt werden. Dafür muss man natürlich früh genug feststellen, ob etwas fehlt und bestellt werden muss. Ein guter Zeitplan mit genauen Fristen und Deadlines ist dafür wichtig und daran habe ich gearbeitet.
Zu meinen Aufgaben gehörten darüber hinaus Übersetzungstätigkeiten vom Deutschen ins Englische. Außerdem habe ich einige englische Schriftstücke für eine Messe angefertigt. Bei technischen Übersetzungen oder anderen Sprachen habe ich Übersetzungsbüros und Übersetzer verglichen und einen Angebotsvergleich erstellt.
Ich habe Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine verglichen und mit der Zeit selbst Rechnungen schreiben dürfen. Bei Unstimmigkeiten habe ich mich mit meiner Vorgesetzten abgestimmt. Speditionsaufträge sind ebenfalls in meinen Zuständigkeitsbereich gefallen. Natürlich darf auch die Ablage, also das Einsortieren von Schriftstücken in Ordner und das Abspeichern von Dateien auf dem Computer nicht zu kurz kommen. Gelegentlich habe ich die Buchhaltung unterstützt und Vorarbeiten ausgeführt.
Wie hat die Ausbildung mir geholfen, meine Arbeit zu machen?
Da wir in den MS-Office Programmen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) sehr gut ausgebildet worden sind, konnte ich die Programme im Unternehmen intuitiv verwenden. Wir haben Kalkulationen für Preise mit Excel durchgeführt und dafür komplexe Formeln verwendet. Da ich mich in der Ausbildung intensiv mit den Funktionen des Programmes auseinandergesetzt hatte, konnte ich die vorhandenen Tabellen verstehen und damit arbeiten.
Im Fach Deutsch haben wir besonders im 2. Schuljahr gelernt, wie man sich gut ausdrückt. Bei der Formulierung von Schreiben und E-Mails an Geschäftspartner und Kunden konnte ich meine Worte so wählen, dass ich den Inhalt überzeugend ausdrücken konnte.
Durch das Erasmus+ Programm konnte ich während der Ausbildung zwei Praktika in Großbritannien machen. Ich habe für ein Busunternehmen gearbeitet und dabei viele Telefonate geführt und E-Mails geschrieben. Durch die Praktika habe ich nicht nur meine Sprachbarriere im Englischen abgebaut, sondern auch gelernt, mit unbekannten Situationen zurecht zu kommen. Das hat mir im Unternehmen sehr geholfen, da es mir leichtfiel, Telefonate zu führen und zum Beispiel eine Messe als Dolmetscherin zu begleiten.
Sind die vermittelten Sprachkenntnisse aus der Ausbildung für den Beruf nützlich?
Ja, finde ich schon. Meine Firma hatte bereits Kunden und Geschäftspartner in Großbritannien. Mit diesen durfte ich Telefonate führen, die allerdings eher einem Dolmetschen glichen, da ich für meine Vorgesetzte übersetzt habe, was der Gesprächspartner gesagt hat.
Die E-Mails, die ich in Englisch geschrieben habe, konnte ich inhaltlich überzeugend formulieren. Im Fach Handelskorrespondenz Englisch, 2. Schuljahr, haben wir gelernt, wie man Briefe und E-Mails zu verschiedensten Anlässen schreibt. Mit der spanischen Sprache hatte ich im Unternehmen keinen Kontakt, da es keine Ge-schäftsbeziehungen nach Spanien gab.
Hat mich die Ausbildung umfassend auf den Berufs vorbereitet?
Auf das tatsächliche Arbeitsleben, den tatsächlichen Arbeitsalltag konnte sie mich zum Teil vorbereiten.
Dafür ein kleines Beispiel: Im Unterricht während der Ausbildung hat man oft viel Zeit, um eine Aufgabe zu bearbeiten. Es gibt keine Unterbrechungen durch eingehende Telefonate oder Arbeitskollegen und die Aufgaben können in aller Ruhe fertig bearbeitet werden. Dann kontrolliert der Lehrer das Ergebnis und korrigiert die Fehler.
Im Unternehmen läuft das natürlich anders: Unterbrechungen und Ablenkung sind häufig, die Kontrolle erfolgt nicht durch den Chef, sondern durch den Mitarbeiter selbst, der mit seiner Arbeitszeit gut haushalten muss, damit er alle Aufgaben erledigen kann.
Theoretisch hat mir die Ausbildung sehr viel Wissen vermittelt, so zum Beispiel, wie die MS-Office Programme funktionieren und verwendet werden können. Ich habe gelernt, worauf ich beim Formulieren von Schreiben und E-Mails achten muss und wie ich Fehler erkennen und ausbessere. In den Fremdsprachen bin ich ebenfalls gut ausgebildet worden. Das Wissen aus den betriebswirtschaftlichen Fächern konnte ich nicht direkt anwenden, aber es hat mir geholfen, Zusammenhänge zu verstehen.
Meiner Meinung nach muss man, gerade als Berufseinsteiger, viele Erfahrungen selbst ma-chen. Darauf kann und soll die Ausbildung nicht vorbereiten. Jeder muss seinen eigenen Weg gehen und herausfinden, wie er mit seinem Arbeitsalltag umgehen muss und zurechtkommt.
Zusammenfassend kann ich die Ausbildung zum Euro-Management-Assistenten wärmstens empfehlen. Gerade in Kombination mit einem Erasmus+ Praktikum ist diese Ausbildung eine gute Möglichkeit, direkt in den Beruf einzusteigen.