Geschäftsreisen ins Ausland?

Planung ist alles

Wie organisiere ich eine Geschäftsreise? Was muss vorab und danach erledigt, recherchiert werden? Was ist im Zielland anders, wie sind die Geschäftsgebaren in fremden Ländern? Welche Einreise- und Sicherheitshinweise sind zu beachten? Brauchen wir ein Visum? Was muss im Bereich der Gesundheit beachtet werden?

Die angehenden <link _blank internal-link>Euro-Management-Assistent*innen (EMA) des diesjährigen Abschlussjahrganges beschäftigten sich im Rahmen eines Projektes von Februar bis in den März hinein mit dem Thema „Geschäftsreisen planen“.

Die Aufgabenstellung

Die  Schüler*innen wählten ein außereuropäisches Land, mit welchem „unser Unternehmen“ (ein Spielzeughersteller) eine neue Geschäftsverbindung aufbauen möchte. Vorgegebenes Szenario war, dass eine fünf Personen umfassende Reisegruppe des Spielzeugherstellers zum Kennenlernen potentieller Geschäftspartner in das Land reisen sollte. Ziel war es, eine langfristige erfolgreiche Geschäftsverbindung aufzubauen.

Die EMAs erhielten einen Wochenplan für die erforderlichen Recherchen. Regelmäßig bekamen sie von der „Geschäftsleitung“ (der Lehrkraft) Rückmeldungen, mussten Entscheidungen oder Ablehnungen einarbeiten und korrigieren.

Andere Länder – andere Sitten

Aus diesen Informationen stellten sie für die geplante Geschäftsreise eine umfassende Reisemappe mit allen wichtigen Informationen und Checklisten für die Reisevor- und Nachbereitung zusammen. Ergänzend war ein Portfolio zur Dokumentation ihrer Arbeit zu erstellen.

Themen waren hierbei insbesondere:

• grundsätzliche Informationen über das Reiseland
• Auswahl und Buchung des Fluges
• Wahl einer geeigneten Unterkunft
• Hinweise zu sicheren Verkehrsmitteln
• Empfehlungen zu Gesundheitsvorsorge, zur Sicherheit im Land und sonstigen „Gefahren“
• Do‘s und Dont‘s, also Sitten und Bräuche des Reiselandes
• vor allem aber Unterschiede im Geschäftsleben.

Die Vor- und Nachbereitung

Unter anderem waren wiederverwendbare, anpassbare Checklisten für die Reisevorbereitung und die Nachbereitung zusammenzustellen.

Im Mittelpunkt standen Fragen wie:

• Welche erforderliche Einreisedokumente und Impfungen sind erforderlich?
• Wie regeln wir die Vertretung im Unternehmen während der Abwesenheit?
• Umgang mit wichtigen Fragen oder Aufgaben?
• Kontaktdaten vor Ort?

Ergänzend konnten die Schüler*innen besondere Sehenswürdigkeiten und kulturelle Besonderheiten aufnehmen, auf welche sie während ihrer Recherchen gestoßen waren. Während des Projekts bekam das Thema Gesundheitsvorsorge und Sicherheit große Relevanz, denn im Verlauf wurden natürlich alle Reisen auf Grund der Corona-Pandemie entweder verboten oder zumindest deren Durchführung fraglich.

Dennoch führten die Schüler*innen ihre Arbeit erfolgreich zu Ende. Insbesondere auf Grund des Interesses an dem gewählten Land, aber auch am Thema Reisen ins Ausland zogen sie in ihrer Reflexion eine positive Bilanz.

Projektarbeit heißt: Lernen fürs Leben

Das Projekt weckte viel Interesse und Engagement, führte aber auch an persönliche Grenzen, wenn z. B. Informationen nicht zu finden waren oder zu viele Informationen sortiert, bewertet und zusammengefasst werden mussten.

Hierbei lernten die Schüler*innen nach eigener Aussage:

• im Internet gezielt zu recherchieren
• relevante Informationen auszuwählen und sich zu beschränken
• Lösungen für auftretende Probleme auch alleine zu entwickeln
• sich die Zeit einzuteilen.

Im Rückblick hat den Schüler*innen das Projekt viel Spaß gemacht, vor allem, da sie sehr selbstständig arbeiten durften. Sie fanden es praxisnah und hilfreich für die Planung und Organisation einer Geschäftsreise später in der Arbeitswelt.

Genau dies war auch unser Ziel!

Text: Jana Strauch (Lehrkraft)


Bildquelle Beitragsbild: © RoseStudio/shutterstock.com

Geschlechtergerechtigkeit gehört zu den Grundsätzen unseres Unternehmens. Sprachliche Gleichbehandlung ist dabei ein wesentliches Merkmal. Für den diskriminierungsfreien Sprachgebrauch verwenden wir in Texten den Gender Star bei allen personenbezogenen Bezeichnungen, um alle Geschlechter und Geschlechtsidentitäten einzuschließen. Versehentliche Abweichungen enthalten keine Diskriminierungsabsicht.