„Ich bin dann mal weg“ – die Abwesenheitsnotiz für die Feiertage

Es ist der 23. Dezember, 15:45 Uhr. Die Weihnachtsgans wartet im Kühlschrank, das Geschirr mit dem Goldrand steht bereit, das Festtagsbesteck ist poliert und sogar die Geschenke sind alle schon verpackt – Punkt 16 Uhr machen Sie heute Feierabend. Aber haben Sie auch wirklich an alles gedacht? Nein – die Abwesenheitsnotiz wurde mal wieder auf den letzten Moment verschoben. Dabei lohnt es sich, ihr ein paar Augenblicke mehr zu widmen. Schließlich ist sie eines der Aushängeschilder Ihres Unternehmens.

Insbesondere für die Zeit „zwischen den Jahren“ ist es wichtig, dass ankommende E-Mails nicht einfach ins Leere laufen. Denn in den meisten Unternehmen sind während der Feiertage keine Kolleg*innen da, die die Nachrichten aus Ihrem virtuellen Postfach fischen und für Sie beantworten können. Treffen Sie also Vorkehrungen, um den Schreibenden nicht im winterlichen Schneetreiben stehen zu lassen!

Wie spreche ich die Empfänger*innen an?

Da Sie schlecht ahnen können, wer Ihnen während Ihrer Abwesenheit alles E-Mails schickt, sollten Sie Ihre automatische Antwortmail möglichst weit fassen. Die Anrede „Liebe Kunden“ könnte falsch sein, wenn Ihnen eine Lieferantin eine Rechnung schickt. „Liebe Kolleginnen“ klingt doof, wenn ein Interessent nach einem Angebot fragt. Deshalb bleiben Sie besser etwas allgemeiner in der Anrede und höflich im Ton. Mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ liegen Sie im Zweifelsfall nicht falsch und schließen niemanden aus.

Welche Informationen müssen unbedingt rein?

Wenn Sie schon nicht erreichbar sind, wüsste der Absender der E-Mail bestimmt gerne, ab wann er wieder mit einer Antwort von Ihnen persönlich rechnen kann. Ein Datum zu nennen, an dem Sie wieder erreichbar sind, ist oberste Pflicht. Wenn während Ihres Urlaubs niemand Ihr Postfach kontrolliert und die Emails nicht weitergeleitet werden, ist auch das eine wichtige Information für den Adressaten Ihrer automatischen Außer-Haus-Meldung.

Wie wirke ich verbindlich?

Schöner ist es jedoch, wenn Sie eine*n alternative*n Ansprechpartner*in nennen. Auf diese Weise fühlt sich beispielsweise Ihr*e Kund*in oder Ihr*e Geschäftspartner*in nicht abgewimmelt. Schreiben Sie bloß, dass Sie nicht da sind, hinterlässt das nicht nur Fragezeichen bei Ihrem virtuellen Gegenüber, sondern schmälert auch deren Motivation, weiterhin mit Ihnen zusammenzuarbeiten.

Was kann ich weglassen?

Ob Sie nun Sandburgen auf den Malediven bauen oder in Finnland im Iglu eingecheckt haben, mag Ihre Oma oder vielleicht Ihre*n Bankberater*in interessieren. Nicht aber unbedingt alle Ihre Geschäftskontakte. Halten Sie sich daher lieber etwas zurück mit der Angabe Ihrer Urlaubspläne!

Wenn ich der Hausverwaltung Anfang Januar schreibe, dass die Heizung seit Silvester nicht mehr funktioniert, ist es mir relativ egal, dass dort seit 20. Dezember nur noch auf Sparflamme gekocht wird. Viel wichtiger erscheint mir in diesem Moment, in dem ich mit eingefrorenen Fingern und klapperndem Kiefer meine E-Mail tippe, ab wann ich wieder mit deren Hilfe rechnen kann. Darum: Geben Sie bitte ein Rückkehrdatum an! Ab wann Sie sich schon einen faulen Lenz machen, ist nicht so relevant – im Zweifelsfall schürt diese Information doch bloß den Neid Ihrer Mitmenschen.

Darf ich auch witzig sein?

Sie waren früher schon der Klassenclown und haben auch heute noch immer einen schnellen Witz auf Lager? Dann wird man Ihnen eine flapsige Abwesenheitsnotiz sicher verzeihen. Für alle anderen gilt: Weniger ist mehr! Was natürlich zum Jahresende immer Saison hat, sind Bilder von Kerzen, Weihnachtskugeln, Tannenzweigen, Hundewelpen mit Nikolausmütze oder ähnliches. Wenn Sie wirklich nicht anders können, fügen Sie Ihrer automatischen Abwesenheitsnotiz eines dieser Motive hinzu. Erwarten Sie aber keinen Beifall dafür! Mehr Nutzen bringt ein Plätzchenrezept, das der Dorfbäcker verschickt, ein Glühweinrezept von der örtlichen Winzerin oder eine Anleitung für die Weihnachtsgans, die der Fleischereifachverkäufer für seinen Kundenstamm abgetippt hat.

Auf den letzten Drücker

Es ist mittlerweile der 23. Dezember, 15:55 Uhr. Sie verabschieden sich in fünf Minuten in den wohlverdienten Weihnachtsurlaub und erst beim Lesen dieses Textes ist Ihnen Ihre Abwesenheitsnotiz eingefallen? Egal! Kopieren Sie einfach den untenstehenden Text, passen Sie ihn an den gegebenen Stellen an und – nicht vergessen: Genießen Sie Weihnachten!