Nicht aufschieben – anpacken: So überlisten Sie den inneren Schweinehund

0

Kennen Sie das? Ihr innerer Schweinehund flüstert Ihnen ständig ins Ohr: „Lass es liegen!“, „Erledige das später!“ oder „Mache es ein anderes Mal!“. Insbesondere wenn es sich um Aufgaben handelt, die wir ohnehin ungern verrichten, neigen wir dazu, sie aufzuschieben. Doch es gibt gute Mittel und Wege, den inneren Schweinehund erfolgreich zu überlisten.

„Die E-Mail kannst du doch auch später noch verschicken“ und „der Kunde kann doch noch mit der Antwort warten“, denken wir uns. Sei es die längst überfällige Steuererklärung, der Gang zum Arzt, die Hausarbeit, ein unangenehmes Telefonat oder auch die unliebsame Ablage im Büro – es gibt immer wieder Dinge, vor denen wir uns zu drücken versuchen.

Jedes Mal suchen wir nach Ersatzhandlungen oder Ausreden, um unangenehme Aufgaben nicht in Angriff nehmen zu müssen. Schnell nochmals die E-Mails checken, kurz mal auf Whats App oder Facebook schauen, ob es eine neue Nachricht gibt. Schlussendlich schieben wir immer wieder einen kleinen Schneeball durch den Schnee, der mit jedem Rollen größer und größer wird und zum Ende so riesig wird, dass er durch keine Gasse mehr passt. Wir lösen eine Lawine von unerledigten Arbeiten aus, die uns schlichtweg überrollt. Dann wird es schwierig aus dieser Lawine von Aufgaben herauszukommen und den Ballast an Schnee so einfach abzuschütteln.

Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen …

Jeder von uns wälzt gerne unangenehme Dinge vor sich her. Das ist ja prinzipiell auch nichts Verwerfliches. Aber auf Dauer ist es für einen selbst frustrierend, wenn Aufgaben nicht abgearbeitet werden. Es wirkt belastend und demotivierend.

Um den vielen kleinen Aufgaben im Privatleben und im Beruf gerecht zu werden muss man manchmal seine eigenen Angewohnheiten durchbrechen und den inneren Schweinehund überlisten.
Ich selbst tue mich schwer mit der Ablage. Sowohl privat als auch bei der Arbeit. Das ist eine Aufgabe, die ich wirklich nicht mag und die mir keine Freude bereitet. In dieser Sache beeinflusst mich mein innerer Schweinehund am meisten. Genau wie viele andere Dinge auch, kann man das „Erledigen“ von Aufgaben lernen. Versuchen Sie es doch mal mit folgender Vorgehensweise:

Große Ziele – kleine Schritte

Peilen Sie größere Ziele durch kleine Schritte an. Nehmen Sie großen Aufgaben ihren Schrecken, indem Sie die Salamitaktik anwenden. Das heißt: Zerlegen Sie die Aufgabe in viele kleinere Zutaten und arbeiten Sie diese „Scheibe für Scheibe“ ab. Nehmen wir hier als Beispiel meine unliebsame Ablage: Anstatt die Berge von Papieren auf einmal abzulegen, legen Sie zunächst ein Thema oder ein Projekt ab. Dann erst widmen Sie sich dem nächsten Projekt zu. Auch kleine Schritte bringen einen schließlich auch ans Ziel.

Zeit-Taktik

Beginnen Sie eine große Aufgabe mit einem Zeitlimit. Sagen Sie sich: „Heute werde ich mich eine halbe Stunde lang mit meiner Steuererklärung auseinandersetzen oder zehn Minuten mit der Hausarbeit beschäftigen oder im Büro fünf Minuten lang neue Kunden in das System eingeben“. Durch die zeitliche Begrenzung motivieren Sie sich selbst eine Aufgabe anzupacken und bemerken gar nicht, dass Sie sich doch ein wenig länger mit der Aufgabe auseinandergesetzt haben. Aber das Wichtigste ist, Sie haben den Schneeball ins Rollen gebracht.

Das Sofort-Prinzip

Mit diesem Prinzip sollten Sie täglich arbeiten.  Wenn Sie sehen, dass Aufgaben auf Sie zukommen, die Sie innerhalb von drei Minuten abarbeiten können, dann nutzen Sie das Sofort-Prinzip. Kleinstaufgaben, wie zum Beispiel die Beantwortung einer E-Mail, ein Telefonat etc. lassen sich innerhalb dieser Zeit schnell erledigen. Der Vorteil für Sie ist, Ihre To-do-Liste wird schnell kleiner und Ihr schlechtes Gewissen auch.

Die Belohnungs-Taktik

Belohnen Sie sich am Ende einer ausgeführten Aufgabe. Überlegen Sie sich, was Sie nach der erledigten Arbeit als „Entschädigung“ tun werden. Einen leckeren Kaffee trinken, ein schönes Buch lesen, auf der Couch liegen oder etwas, was Ihnen Freude bereitet. Belohnung ist wichtig, damit Sie sich immer wieder motivieren.

Die Aufgabenliste

Führen Sie eine Aufgabenliste: Aufschreiben schafft Entlastung. Schreiben Sie alle Aufgaben auf und schätzen Sie den Zeitaufwand für Ihre Termine, Tagesziele, Telefonate, E-Mails. Wenn Ihre Aufgabenliste fertig ist, setzen Sie sich Prioritäten. Beginnen Sie Ihre Aufgabe nicht, bevor Sie sich nicht ein Zeit-Limit gesetzt haben.

Prioritäten setzen

Was ist wirklich wichtig und was ist dringend? Denken Sie an Ihr Zeitmanagement und fangen Sie mit den schwierigsten Aufgaben zuerst an. Das bringt Sie Ihrem Ziel näher. Nach dem Motto „Diese Erfolge will ich heute für mich erreichen!“

Einfach tun ohne Nachdenken

Hören Sie auf ständig über eine Aufgabe zu grübeln. Desto länger Sie über eine Aufgabe nachdenken, desto geringer ist die Chance, dass Sie diese wirklich in Angriff nehmen.

Rituale einführen

Vielleicht arbeiten Sie effektiver mit einer festgelegten Tagesordnung? Rituale können Ihnen helfen Beständigkeit zu entwickeln.  Sie können an D-Tagen (Dienstag, Donnerstag) spezielle Aufgaben ausführen. Es eignen sich dafür Tätigkeiten, die sich ständig wiederholen: wie zum Beispiel: Ablage, Rechnungen, Eingaben, Kundentelefonate.

Machen Sie sich Gedanken über Ihre Strategien und wie Sie Ihren inneren Schweinehund erziehen können. Klären Sie für sich, wann und wie Sie sich von ihm ablenken lassen. Welche anderen Aufgaben erledigen Sie, wenn Sie der geplanten Aufgaben ausweichen? Fühlen Sie sich gut dabei?
Die aufgezählten Tipps helfen Ihnen vielleicht dabei, sich selbst zu motivieren. Suchen Sie sich Ihre Lieblingstipps aus und kombinieren Sie diese. Der erste Schritt führt bekanntlich zum Erfolg.

Autor

Enisa Romanic ist Trainerin und bietet unter Bürotrainingplus Seminare zum Office Management. Parallel dazu ist sie täglich in der Praxis als Assistentin tätig. Sie spricht Englisch, Französisch, Spanisch, Serbisch und Kroatisch und blickt nebem ihrem Studium als "International Management Assistant" an der AMA (Euro Akademie Lippstadt) auf zahlreiche Aus- und Weiterbildungen zurück. Für das Euro Akademie Magazin schreibt sie Kolumnen aus ihrer 18-jährigen Berufspraxis als Assistentin in unterschiedlichsten Branchen und Unternehmensbereichen.