13 Tipps für effiziente Meetings – Planung ist alles

Ständig werden Meetings überzogen oder enden ohne ein konkretes Ergebnis. Noch viel schlimmer: Zu viele Manager verbringen ihre Arbeitszeit in Besprechungen, ohne dass diese Meetings eine große Relevanz für ihre tägliche Arbeit haben und verschwenden so ihre wertvolle Zeit. Aber nicht nur die Teilnehmer sind manchmal fehl am Platz. Auch werden beiläufig andere Dinge während einer Besprechung gemacht. Es werden E-Mails gecheckt und beantwortet, in sozialen Medien gesurft. Die meisten sind nicht auf das Besprechungsthema konzentriert, diskutieren nicht mit oder behalten nicht nachhaltig, was gesagt wurde.

Aber wo liegt das Problem?

Das Problem beginnt bereits vor dem Meeting. Es wird viel zu wenig Zeit in die Vorbereitung und Planung einer Sitzung gesteckt. Die meisten Besprechungen haben einen Anfang und ein offenes Ende. Die wenigsten verteilen Unterlagen und die Mitarbeiter kommen meistens unvorbereitet oder lustlos in die Besprechung.

13 Tipps für die effiziente Vorbereitung eines Meetings

Zur effektiven Chefentlastung gehört ein sehr gut organisiertes Meeting Management. Hier kommt die Assistenz ins Spiel. Verabreden Sie Spielregeln mit Ihrem Chef und Ihrem Team. Welche das sein könnten? Die besten Tipps für ein zielführendes Meeting haben wir hier für Sie zusammengestellt.

1. Tagesordnungspunkte (TOP‘s ):

Fragen Sie TOP´S und die Länge der Beiträge bei bei allen Beteiligten ab. Entwerfen Sie eine Tagesordnung und legen Sie einen festen Zeitrahmen für das Meeting fest. Stimmen Sie mit dem Chef die Tagesordnung ab. Eventuell streichen Sie einige Punkte, falls das Meeting zu lang scheint. Ein Meeting sollte nicht länger als 90 Minuten dauern, da sonst die Konzentration und Aufmerksamkeit der Teilnehmer nachlässt. Sollte die Besprechung dennoch länger andauern, planen Sie ausreichende Pausen ein. Lüften Sie in den Pausen den Raum und lassen Sie die Meetingteilnehmer kurz aufstehen und wenn möglich an die frische Luft gehen.

2. Teilnehmer einladen:

Laden Sie Ihre Teilnehmer per E-Mail oder Collaboration-Tool zur Sitzung ein.

3. Agenda im Vorfeld zur Verfügung stellen:

Stellen Sie die Agenda den Teilnehmern im Vorfeld zur Verfügung. Um keine unnötigen E-Mails hin- und herzuschicken, nutzen Sie OneNote als Organisationstool, um die Agenda und sonstige Unterlagen allen Teilnehmern in der Cloud zur Verfügung zu stellen. Damit verhindern Sie das Zumüllen des E-Mail-Postfachs der Empfänger und unnötiges Speichern der Agenda auf vielen verschiedenen Laufwerken. Und schlussendlich auch das Ausdrucken der Agenda auf Papier. Mit OneNote hat jeder Teilnehmer die TOP´s, das Protokoll der letzten Sitzung sowie weitere Projektunterlagen bzw. Unterlagen, die die Besprechung betreffen sofort griffbereit-
ohne lange Suchzeiten.

4. Richtige Anordnung der TOP´s

Ordnen Sie die TOP´s so an, dass die Punkte, die alle Mitarbeiter betreffen, am Anfang stehen. So können nach und nach die Mitarbeiter den Raum verlassen, die nicht primär an den einzelnen Projektthemen beteiligt sind. Sie verpassen nichts, da im Anschluss der Besprechung, am besten zwei Tage nach der Sitzung, das Protokoll in OneNote hinterlegt wird. Die Besprechungsteilnehmer können dann im Nachhinein nachvollziehen, was zu den anderen Themen, die nicht für die eigene Arbeit relevant sind, noch besprochen wurde.

5. Bestimmen Sie im Vorfeld einen Protokollanten

Wichtig ist es, vor dem Meeting einen Protokollanten zu bestimmen. Es ist irritierend, wenn einer im Meeting willkürlich dafür ausgewählt wird und gar nicht bis zum Ende daran teilnimmt. Gut wäre es, wenn das Protokoll immer wieder von der gleichen Person erstellt werden kann. Somit hat man jemanden permanent im Meeting sitzen, der dem Verlauf folgen kann und immer die gleiche Qualität abliefert

6. Bennen Sie einen Moderator

Bennen Sie einen Moderator, damit er die Diskussion gezielt führen kann. Der Moderator soll außerdem den Ablauf des Meetings vorgeben, die Teilnehmer motivieren, Vielrednern und Selbstdarstellern Einhalt gewähren.

7. Sitzungspunkte zusammenfassen

Fassen Sie jeden Punkt auf der Agenda nochmals zusammen. So ist es für den Protokollanten einfacher, die Inhalte des Niedergeschriebenen zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen.

8. Zeitmanager benennen

Bennen Sie einen Zeitmanager für die Sitzung. Dieser ist dafür verantwortlich, dass die vorgesehenen Zeiten auch eingehalten werden. Nutzen Sie Sanduhren oder einen digitalen Timer, so dass alle Teilnehmer ihre Redezeit im Blick behalten und pünktlich zum Ende kommen.

9. Pünktlichkeit

Vereinbaren Sie, dass jedes Meeting pünktlich startet und endet. Ein großer Störfaktor sind immer wieder Teilnehmer, die zu spät kommen. Dadurch wird der Redner aus dem Inhalt gerissen und der Protokollant hat seine Probleme das Gesagte nachzuvollziehen. Pünktlich sollte das Meeting auch enden, damit alle anderen Teilnehmer zu anschließenden Besprechungen nicht zu spätkommen. Auch ist es unkollegial, wenn der Meetingraum nur bis 16:00 Uhr reserviert ist, das Meeting überzogen wird und das nächste Team vor der Tür steht und selbst unpünktlich anfangen muss. Ein Rattenschwanz, der nicht sein muss.

10. Diskussionspunkte notieren

Notieren Sie Diskussionspunkte und planen Sie diese für die nächste Sitzung ein. Fördern Sie Diskussionen und Ideenaustausch.

11. Stehkonferenzen (Stekos) einführen

Lassen Sie Meetings auch mal im Stehen stattfinden. Stellen Sie ein paar Stehtische auf und sorgen Sie dafür, dass ein Flipchart oder Whiteboard in der Nähe ist, damit die Besprechungsinhalte dokumentiert werden können. Stekos dauern in der Regel nicht länger als eine halbe Stunde und sind sehr effizient. Die Teilnehmer verlieren sich nicht in Endlosdiskussionen, da keiner gerne lange stehen kann und will.

12. Kurzprotokoll bei Stekos

Fotografieren Sie die Ergebnisse der Sitzung ab und legen das Protokoll den Mitarbeitern, wie in Ihren Spielregeln vereinbart, vor.

13. Meeting-Regeln für alle

Vereinbaren Sie Meeting-Regeln. Diese können folgende Inhalte haben:
– Umgang mit Telefonen, Ipad´s, PC´s
– Umgang mit anderen Teilnehmern: ausreden lassen, niemanden unterbrechen
– Alle sind vorbereitet
– Unterlagen werden nicht mehr ausgedruckt, sondern digital zur Verfügung gestellt

Vielleicht haben Sie demnächst Gelegenheit, einige meiner Effizienz-Tipps auszuprobieren? Jede Maßnahme hilft Ihrem Chef und den Mitarbeitern in Zukunft Zeit und Nerven zu sparen. Fangen Sie heute an und verbessern Sie Schritt für Schritt die Effizienz Ihrer Besprechungen. Ihr Chef wird dankbar sein – die Kollegen auch.