Das Thema Ablage wird in den meisten Büros stiefmütterlich behandelt. Es werden Unterlagen gesammelt, auf Schreibtischen, Fensterbänken oder sogar auf dem Boden gelagert. Ich selbst habe mich lange gewehrt anzuerkennen, dass eine gute Ablage die Basis einer guten Organisation ist.
Das Genie beherrscht das Chaos
Nie werde ich vergessen, als ich von achtzehn Jahren als junge frisch gebackene Managementassistentin das erste Mal mit einem sehr strukturierten Chef zusammenarbeiten durfte, der selbst sehr viel Wert auf ordentliches Arbeiten und eine vernünftige Ablage gelegt hat. Mein Credo war damals: Das Genie beherrscht das Chaos. Und so sah es auch in meinem Büro aus. Man wollte ja zeigen, dass man etwas zu tun hatte. Auf dem Schreibtisch stapelten sich jede Menge Dokumente, Wiedervorlagemappen, Ablagekörbchen mit diversen Unterlagen und jede Menge Mappen. Mit der Organisation der Ablage hatte ich es nicht so.
In meinem Büro war ich Herrin eines riesengroßen Ablageschrankes, der sich von einer Wand zur nächsten erstreckte. Aufgrund meines kreativen Chaos thronten in diesem mächtigen Wandschrank nur wenige Ordner. Als mein Chef eines Morgens den Schrank öffnete, weil er etwas aus der Ablage brauchte, war er sehr erstaunt über die wenigen Ordner. Auf die Frage, nach welcher Struktur ich denn ablegen würde, war meine Antwort darauf: Nehmen Sie einfach einen Ordner aus dem Schrank, blättern Sie um und sie werden alles chronologisch abgelegt finden. Doch das war leider die falsche Antwort. Meinem divenhaften Chef ist fast die Nickelbrille von der Nase gefallen und er zweifelte an der Ernsthaftigkeit meiner Aussage.
Gut, das ist jetzt auch schon einige Jahre her … Ich war jung und unerfahren. Vielleicht war das aber auch eine Schlüsselsituation, um zu erkennen, dass eventuell eine durchdachte Ordnerstruktur dabei helfen könnte effizienter zu arbeiten und Unterlagen schneller zu finden, wenn man weiß, wo man was abgelegt hat. Es sollte nicht mein Wille sein, der mich damals daran gehindert hat, organisierter zu sein, sondern eher meine Unwissenheit: Wie mit den Dingen umgehen und wohin mit den Dingen?
Ein Aktenplan muss her
Das hat mich dazu veranlasst mich mit dem Thema Ablage auseinanderzusetzen und dazuzulernen, um es in Zukunft besser zu machen. Dateien ohne Ordnung abzulegen, hat nur Nachteile. Chef und Team werden immer Schwierigkeiten haben, Dateien zu finden. Zunächst einmal habe ich erkannt, dass es wichtig war eine Struktur zu entwickeln, die als Basis für die Ablage zwischen mir und meinem Chef und Team dienen sollte. Damals ging es hauptsächlich um die Papierablage, heute beschäftige ich mich mehr mit der digitalen Struktur – wobei das Grundprinzip der Ablage identisch ist. Ein Aktenplan musste entwickelt werden. Dabei erwies sich die Mind-Map-Methode als äußerst hilfreich.
Was ist eigentlich eine Mind-Map?
Eine Mind-Map ist eine Gedankenlandkarte, entwickelt von Tony Buzan, einem englischen Autor, Redner und Trainer zu den Themen Bildung, Lernen und Kreativität. Er selbst wurde bekannt durch die Prägung des Begriffs Mind-Map und die Verbreitung ebendieser Methode.
Diese Methode ist eine Kreativitätsmethode, die beide Gehirnhälften gleichzeitig aktiviert, somit kreatives und logisches Denken anregt.
Wie funktioniert Mind-Mapping?
Die Idee ist, dass man ein Thema, ein Schlagwort, über das man Informationen abrufen möchte in der Mitte eines Blattes notiert, z. B. „Kunden“. Danach finden Sie Unterthemen, z. B. „Handelskunden“, „Industriekunden“ zum Schlagwort und verbinden diese mit dem Hauptthema. Jedes Unterthema kann wiederum mit einem weiteren Schlüsselwort verzweigt werden.
Ablage ist Teamarbeit
Mit dieser Methode kann man zunächst eine bildhafte Struktur erstellen. Machen Sie sich am besten im Team Gedanken, welche Kategorien fallen an, erfassen Sie alle Begriffe, zu denen Sie ablegen wollen in der Mind-Map. Wichtig ist, dass Sie zweckmäßige Hauptgruppen festlegen und diese dann in Untergruppen gliedern.
Erstellen Sie dann auf Ihrem Laufwerk eine identische Struktur für Ihre Dokumente. Sinnvoll ist es den Aktenplan mit Ihrem Team/ Chef zusammen zu entwickeln. So kann jeder seine eigenen Ideen mit einbringen und es wird nichts vergessen. Noch besser: so wird jeder direkt abgeholt und hat auch die Motivation die neue Struktur mit zu übernehmen. Denken Sie auch daran, eine Registratur ist eine individuelle Angelegenheit. Es gibt nicht die perfekte Ablage. Die Ablage erfolgt immer wieder individuell nach Ihren Strukturen im Unternehmen. Fragen Sie sich, wie Sie die Dokumente ablegen wollen: Alphabetisch, nummerisch oder nach bestimmten Gruppen.
Digital und in Papierform gleich
Wenn Sie einen Aktenplan entwickeln, dann sollte dieser in Papierform genauso wie digital aufgebaut sein. Bei der Umsetzung vom alten ins neue System empfehle ich Ihnen einen bestimmten Stichtag auszusuchen. Es macht wenig Sinn, das gesamte alte Ablagegut in das neue System hineinzupressen. Schnell wird man demotiviert und es schleichen sich die gleichen Ablagefehler ein wie zuvor.
Am besten ist, Sie verabreden mit Ihrem Team/ Chef gemeinsam ein Datum, ab wann nach dem neuen System abgelegt wird. Die Dokumente des alten Systems verschieben Sie am Besten in einen Ordner „Archiv“. Wenn Sie dann an den Dokumenten arbeiten, sich diese wiedervorlegen, wandern die Unterlagen automatisch in die neue Ablagestruktur. Nach einem halben Jahr sollte die neue Struktur etabliert sein. Die Unterlagen, die dann kein einziges Mal neu angefasst wurden, können getrost im Archiv bleiben.
Nun gut, die Ablage ist auch heute noch nicht unbedingt mein Lieblingsthema, aber sie ist die Voraussetzung für kollaboratives Arbeiten. Gerade in heutigen Zeiten, wo Mobilität eine besonders große Rolle spielt, ist eine funktionierende Ablage im Team aus meiner Sicht das A und O.
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