Feste E-Mail-Zeiten Fangen Sie an in Blöcken zu arbeiten: Legen Sie zwei bis drei festgelegte Zeiten für Ihre persönliche E-Mail-Bearbeitung fest. Nur jede siebte E-Mail ist vielleicht wichtig. Die wenigsten E-Mails sind mit Aufgaben verbunden. Bevor Sie anfangen die Prioritäten der anderen zu bearbeiten, fangen Sie an, selbst über die Wichtigkeit und Dringlichkeit Ihrer Aufgaben zu entscheiden.
Wen betrifft es wirklich?
Hinterfragen Sie immer wieder, für wen die jeweilige E-Mail wirklich wichtig ist. Muss ich immer in „Kopie an“ und „Antworten an alle“ benutzen? Schicken Sie Ihre Nachrichten an CC immer nur an die Empfänger, welche die Informationen wirklich benötigen. Hören Sie auf, sich ständig abzusichern, wenn Sie Informationen weitergeben. Sie müssen niemanden beweisen, dass Sie um 21:00 Uhr noch im Büro sind oder am Wochenende arbeiten.Vermeiden Sie den Sägeblatteffekt
Vermeiden Sie Störungen, die durch optische und akustische Signale, die auf neue E-Mails hinweisen, erscheinen. Aus reiner Neugierde lassen wir uns aus unserer Aufgabe rausreißen um zu schauen, wer uns geschrieben hat. Das erneute Hineindenken in die Aufgabe kostet uns unsere wertvolle tägliche Arbeitszeit.Sofort-Prinzip
Schätzen Sie, ob Sie für die Bearbeitung, das Lesen und Beantworten, der eingegangenen E-Mails weniger als 3 Minuten brauchen. Falls das der Fall ist, bearbeiten Sie die E-Mail sofort, falls nicht, setzen Sie die Bearbeitung auf Ihre To-do-Liste, im nächsten vorgesehenen Zeitblock. Vergessen Sie nicht sich bei jeder Mitteilung sofort Prioritäten zu setzen.Leerer Posteingang
Ein leerer Posteingang hat die gleiche psychologische Wirkung wie ein aufgeräumter Schreibtisch im Büro. Struktur und Ordnung zeugt von Kompetenz. Arbeiten Sie mit Ordnern in Ihrem Posteingang. Entscheiden Sie sofort, was Sie mit der E-Mail machen: Ablegen, delegieren oder löschen. Nutzen Sie öfter mal den Papierkorb.Erstellen Sie automatische Regeln
Mit automatischen Regeln können Sie E-Mails von bestimmten Personen, zu bestimmten Themen automatisch direkt in den dazugehörigen Ordnern ablegen. So können E-Mails, wo Sie nur zur Info stehen, oder Newsletter erst einmal aus dem Posteingang wegsortiert werden.Guter Betreff
Fangen Sie an aussagefähige Betreffzeilen zu formulieren. Auch der Empfänger organisiert seine E-Mails und freut sich, wenn er direkt und ohne großes Klicken, weiß worum es geht. Denken Sie auch über Kürzel in der Betreffzeile nach. Ein „EOM“ (End of Message) hinter der Nachricht signalisiert, dass die E-Mail nicht mehr geöffnet werden muss, um den Inhalt zu lesen.Formulieren Sie To-dos
Benutzen Sie Kürzel um dem Empfänger um einen direkten Hinweis zu den Inhalten der E-Mail zu geben. Hier für Sie einige Kürzel, die Sie an Ihren Alltag anpassen können. Denken Sie daran, das auch an Kollegen zu kommunizieren. Das geht schnell und spart jede Menge Zeit.- ACT = eine Aufgabe steht dahinter
- EOM = End of Message
- LANG = lange Nachricht
- INFO oder FYI = nur zur Info etc.