Von der Datenflut zur professionellen E-Mail-Kommunikation

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Wieviel Zeit verbringen Sie heute mit dem Schreiben und Checken von E-Mails?  „Sehr viel“, ist wahrscheinlich die Antwort. Im Schnitt verwenden wir täglich mehr als die Hälfte unserer Arbeitszeit dafür E-Mails zu sichten, zu erfassen und zu beantworten.
Da wir ständig unter Zeitdruck stehen, behandeln wir Informationen, die wir per E-Mail rausschicken nicht immer empfängerorientiert. Im Gegensatz zum Brief: dort nehmen wir uns Zeit einen ansprechenden Text zu formulieren. Wir nehmen uns Zeit um den Satzbau und die Orthographie zu prüfen und beschäftigen uns ausführlich mit der Formatierung unseres Schreibens.

Beim Schreiben von E-Mails gehen wir oberflächlicher vor. Wir reduzieren Grußformeln auf Abkürzungen, beschäftigen uns wenig mit aussagefähigen Betreffzeilen noch mit einer ansprechenden Formulierung des Textes. Sind wir emotional durch den Inhalt einer erhaltenen E-Mail erregt, so zögern wir meistens nicht dem Empfänger eine passende Antwort darauf zu schreiben.

Wenn wir früher eine Botschaft übermitteln wollten und uns über einen Brief geärgert haben, haben wir uns hingesetzt und eine emotionale, passende Antwort formuliert. Dann haben wir den Brief in einen Umschlag gesteckt, haben uns die Jacke gepackt und sind an die frische Luft gegangen um einen Spaziergang zum Briefkasten zu unternehmen, um dann den Brief einzuwerfen. Nachdem unser Kopf wieder genügend Sauerstoff erhalten hat und unser Ärger verpufft ist, sind wir nach Hause gelaufen und haben den Brief in den Papierkorb geschmissen und einen neuen mit weniger emotionalen Inhalt geschrieben.

Grundsätzlich verführt uns die E-Mail-Kommunikation dazu einen verbalen Schlagabtausch zu führen, sobald wir den „Senden-Button“ gedrückt haben. Nichtsdestotrotz der E-Mailverkehr ist aus unserem modernen Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken. Die Vorteile liegen auf der Hand: Dokumentenanhänge können problemlos mitgeschickt werden, Empfang ohne Zeitverlust und ständige Erreichbarkeit.

Was gilt es bei E-Mails zu beachten, um nicht von der Datenflut überrollt zu werden und selbst nicht Verursacher der Datenüberschwemmung zu sein? Prüfen Sie doch mal wie viele E-Mails erhalten Sie täglich und wie viele E-Mails sind überflüssig? Zunächst einmal müssen wir uns zu einigen Regeln disziplinieren und eine E-Mail-Policy vereinbaren:

Feste E-Mail-Zeiten

Fangen Sie an in Blöcken zu arbeiten: Legen Sie zwei bis drei festgelegte Zeiten für Ihre persönliche E-Mail-Bearbeitung fest. Nur jede siebte E-Mail ist vielleicht wichtig. Die wenigsten E-Mails sind mit Aufgaben verbunden. Bevor Sie anfangen die Prioritäten der anderen zu bearbeiten, fangen Sie an, selbst über die Wichtigkeit und Dringlichkeit Ihrer Aufgaben zu entscheiden.

Wen betrifft es wirklich?

Hinterfragen Sie immer wieder, für wen die jeweilige E-Mail wirklich wichtig ist. Muss ich immer in „Kopie an“ und „Antworten an alle“ benutzen? Schicken Sie Ihre Nachrichten an CC immer nur an die Empfänger, welche die Informationen wirklich benötigen. Hören Sie auf, sich ständig abzusichern, wenn Sie Informationen weitergeben. Sie müssen niemanden beweisen, dass Sie um 21:00 Uhr noch im Büro sind oder am Wochenende arbeiten.

Vermeiden Sie den Sägeblatteffekt

Vermeiden Sie Störungen, die durch optische und akustische Signale, die auf neue E-Mails hinweisen, erscheinen. Aus reiner Neugierde lassen wir uns aus unserer Aufgabe rausreißen um zu schauen, wer uns geschrieben hat. Das erneute Hineindenken in die Aufgabe kostet uns unsere wertvolle tägliche Arbeitszeit.

Sofort-Prinzip

Schätzen Sie, ob Sie für die Bearbeitung, das Lesen und Beantworten, der eingegangenen E-Mails weniger als 3 Minuten brauchen.  Falls das der Fall ist, bearbeiten Sie die E-Mail sofort, falls nicht, setzen Sie die Bearbeitung auf Ihre To-do-Liste, im nächsten vorgesehenen Zeitblock. Vergessen Sie nicht sich bei jeder Mitteilung sofort Prioritäten zu setzen.

Leerer Posteingang

Ein leerer Posteingang hat die gleiche psychologische Wirkung wie ein aufgeräumter Schreibtisch im Büro. Struktur und Ordnung zeugt von Kompetenz. Arbeiten Sie mit Ordnern in Ihrem Posteingang. Entscheiden Sie sofort, was Sie mit der E-Mail machen: Ablegen, delegieren oder löschen. Nutzen Sie öfter mal den Papierkorb.

Erstellen Sie automatische Regeln

Mit automatischen Regeln können Sie E-Mails von bestimmten Personen, zu bestimmten Themen automatisch direkt in den dazugehörigen Ordnern ablegen. So können E-Mails, wo Sie nur zur Info stehen, oder Newsletter erst einmal aus dem Posteingang wegsortiert werden.

Guter Betreff

Fangen Sie an aussagefähige Betreffzeilen zu formulieren. Auch der Empfänger organisiert seine E-Mails und freut sich, wenn er direkt und ohne großes Klicken, weiß worum es geht. Denken Sie auch über Kürzel in der Betreffzeile nach. Ein „EOM“ (End of Message) hinter der Nachricht signalisiert, dass die E-Mail nicht mehr geöffnet werden muss, um den Inhalt zu lesen.

Formulieren Sie To-dos

Benutzen Sie Kürzel um dem Empfänger um einen direkten Hinweis zu den Inhalten der E-Mail zu geben. Hier für Sie einige Kürzel, die Sie an Ihren Alltag anpassen können. Denken Sie daran, das auch an Kollegen zu kommunizieren. Das geht schnell und spart jede Menge Zeit.

  • ACT = eine Aufgabe steht dahinter
  • EOM = End of Message
  • LANG = lange Nachricht
  • INFO oder FYI = nur zur Info etc.

Ein Thema – eine E-Mail

Vermeiden Sie Endlos-Mails mit vielen unterschiedlichen Themen und Empfängern. Das hat mehrere Vorteile: Zum einen erleichtern Sie Empfängern, die Informationen ohne mehrmalige Kopien abzulegen. Gleichzeitig schreiben Sie Nachrichten nur an die Personen, die das Thema auch betrifft.

Stil und Form

Bleiben Sie bei der E-Mail-Korrespondenz immer einem modernen und professionellen Schreibstil treu. Denken Sie an die korrekte Anrede, keine Abkürzungen, vernünftige Grußformeln etc. Die Regeln des guten Stils und der Rechtschreibung gehören zum E-Mailverkehr genauso wie der Brief. Schreiben Sie im Business-Stil. Smileys oder Ausdrücke aus dem Privaten kommen nicht gut an.

Verhindern Sie Peinlichkeiten

Am Anfang habe ich erwähnt: Der Senden-Button ist schnell gedrückt. Die E-Mail mit einem Fehler oder unangemessener Sprache ist beim Empfänger gelandet, der avisierte Anhang vergessen. Setzen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers erst zum Schluss ein. Prüfen Sie vorher alles auf seine Richtigkeit und Rechtschreibung.

E-Mail-freier Tag

Wie steht es mit einem E-Mail-freien Tag im Unternehmen? Einige namhafte Großkonzerne haben für Ihre Mitarbeiter einen E-Mail-freien Tag eingerichtet. Sinn des Tages ohne E-Mails ist zum einen weniger Mails zu verschicken, aber auch das persönliche, interne Kommunizieren wieder zu fördern. Einige gehen noch weiter und lassen E-Mails von Freitagnachmittag bis Montagmorgen gar nicht erst durch. Verhindert werden soll dadurch, dass sich die Mitarbeiter am Wochenende mit Firmenkorrespondenz beschäftigen um somit eine ausgeglichene Work-live-Balance zu erreichen.

Und wie sieht es mit Ihrem eigenen E-Mail-Verhalten aus? Bedenken Sie dabei immer: Wer E-Mails sät, wird E-Mails ernten.

Autor

Enisa Romanic ist Trainerin und bietet unter Bürotrainingplus Seminare zum Office Management. Parallel dazu ist sie täglich in der Praxis als Assistentin tätig. Sie spricht Englisch, Französisch, Spanisch, Serbisch und Kroatisch und blickt nebem ihrem Studium als "International Management Assistant" an der AMA (Euro Akademie Lippstadt) auf zahlreiche Aus- und Weiterbildungen zurück. Für das Euro Akademie Magazin schreibt sie Kolumnen aus ihrer 18-jährigen Berufspraxis als Assistentin in unterschiedlichsten Branchen und Unternehmensbereichen.