Besprechungen managen – 11 Tipps für das Gelingen

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Klassische Meetings im Besprechungszimmer weichen immer mehr Video- oder Telefonkonferenzen. Das flexible und ortsunabhängige Arbeiten bringt neue Herausforderungen für die Kommunikation und für den Austausch im Team mit sich. Die Globalisierung macht es möglich: Teammitarbeiter arbeiten meistens nicht mehr am gleichen Ort oder im selben Bürokomplex, sondern sitzen mittlerweile verteilt an verschiedenen Standorten.

Gerade weil Teams immer weniger Face-to-Face kommunizieren, bekommt das Thema Austausch immer mehr an Bedeutung. Durch das Arbeiten in Echtzeit, können Informationen schnell in Channels ausgetauscht werden. Trotzdem sollte es eine gute Mischung zwischen digitaler und persönlicher Kommunikation geben. Ein Patentrezept, was ein guter Austausch ist, gibt es nicht. Vor allem sind es Spielregeln, die gemeinsam verabredet werden müssen, damit der Austausch professionell und effizient erfolgen kann.

Die Verantwortung

Die Verantwortung für gute Meetings, sei es digital oder analog, liegt ausschließlich in der Hand der Beteiligten. Umso mehr Verabredungen eingehalten werden, desto professioneller gestaltet sich das Meeting. Das führt dazu, dass zukünftig Meetings besser vorbereitet werden sollten. Ein Meeting ohne Agenda, ohne Vorbereitung und ohne Beteiligung und Disziplin der Teammitglieder ist nicht mehr zeitgemäß.

Worauf es zu achten gilt, damit Meetings in Zukunft gelingen, können folgende Meeting-Spielregeln zeigen:

Top 1: Kein Meeting ohne Agenda

Fragen Sie bei allen Teilnehmern ab, welche Punkte im Meeting besprochen werden sollen. Am besten mit Zeitangabe pro Agenda Punkt. Fasst man die Zeiten pro Agendapunkt zusammen, kommt an Ende heraus, wie lange das Meeting dauern darf.

Top 2: Start und Ende des Meetings

„Wir machen solange, bis alles durchgesprochen ist“, ist nicht mehr zeitgemäß. Bestimmen Sie Anfang und Ende der Besprechung. Leiten Sie Ihre Teilnehmer an, sich an die vorgegebenen Redezeiten zu halten. Diskussionen, die nicht auf der Agenda stehen, lagern Sie am besten aus.

Top 3: Bestimmen Sie einen Moderator

Jede Besprechung benötigt eine Besprechungsleitung. Der Moderator sollte dafür sorgen, dass die Spielregeln der Kommunikation eingehalten werden. Auch sollte der Besprechungsleiter eingreifen, wenn Teilnehmer durcheinandersprechen.

Top 4: Bestimmen Sie einen Protokollanten

Sollten Sie bereits die Funktion des Moderators haben, dann sollten Sie auf keinen Fall, die des Protokollführers übernehmen. Sie können sich nicht auf zwei Aufgaben gleichzeitig konzentrieren, so werden beide nicht zu 100 Prozent erfüllt werden können. Bestimmen Sie den Protokollführer vor der Sitzung. Keiner macht Luftsprünge und schreit „ich will“, wenn man diese Rolle jemanden während des Meetings zuordnen möchte.

Top 5: Nehmen Sie sich Zeit zu planen

Egal ob virtuell oder als Präsenzmeeting – eine gute Planung verspricht Erfolg. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Technik, wenn Sie eine Video- oder Telefonkonferenz planen. Meistens scheitern solche Besprechungen aufgrund von mangelnder Vorbereitung. Eine gute Internetverbindung oder Telefonleitung sollte gewährt sein, damit alles reibungslos funktioniert. Versenden Sie keine Dokumente während einer Sitzung, sondern versorgen Sie die Teilnehmer rechtzeitig mit Sitzungsunterlagen. So ist jeder auf dem gleichen Wissensstand. Das Versenden und Öffnen von Dokumenten während eines Meetings lenkt zu sehr ab und kann zu Störungen der Verbindung, bis hin zu einem Zusammenbruch der Leitung, führen.

Top 6: Fassen Sie Ergebnisse zusammen

Gerade bei Telefonkonferenzen, bei denen man die Körpersprache und die Mimik des anderen nicht sieht, kann es zu Missverständnissen in der Kommunikation kommen. Fassen Sie nach jedem Agendapunkt die Ergebnisse zusammen. Der Protokollführer wird Ihnen dafür dankbar sein. Außerdem haben Sie dann direkt schon den Punkt im Protokoll bestätigt.

Top 7: Sprechen Sie verständlich

In manchen Sitzungen kommen die Rhetoriker auf ihre Kosten. Wichtig ist, dass jeder das Gesagte verstanden hat. Fassen Sie sich kurz. Nutzen Sie einfache und bildhafte Formulierungen und vermeiden Sie Schachtelsätze sowie Fremdwörter. Denken Sie daran, Sie sind im Thema, die anderen müssen sich immer wieder reindenken.

Top 8: Protokoll

Sie haben mehrere Möglichkeiten, die Freigabe der Teilnehmer für das Protokoll zu erhalten. Entweder Sie schreiben ein Live-Protokoll während der Sitzung und die Teilnehmer verabschieden es direkt innerhalb der Besprechung. Oder Sie verabreden, dass das Ergebnisprotokoll spätestens einen Tag nach der Sitzung auf einem gemeinsamen Laufwerk oder bestenfalls in „OneNote“ hinterlegt wird.

Top 9: Pünktlichkeit

Disziplinieren Sie Ihre Meeting-Teilnehmer pünktlich zu sein. Hinzukommende Teilnehmer stören die anderen und bringen den Sitzungsverlauf durcheinander. Besprochene Punkte müssen wiederholt werden. Das führt zur schlechten Stimmung bei den pünktlichen Teilnehmern.

Top 10: Volle Konzentration

Bitten Sie Ihre Meeting-Teilnehmer die Mobiltelefone während der Besprechung auszuschalten. Keiner sollte sich für so unentbehrlich halten, dass er es nicht während eines Meetings mal ausschalten oder auf lautlos stellen kann. Monotasking ist das Zauberwort. Sich auf eine Sache zu konzentrieren, bringt schlussendlich ein besseres Ergebnis, weil man nicht ständig zwischen verschiedenen Medien hin und herspringt.

Top 11: Einhaltung der Spielregeln

Halten Sie Ihre Teilnehmer dazu an, sich stetig zu verbessern. Das Einhalten von Spielregeln fördert die Teamarbeit und hat schlussendlich einen Nutzen für alle Beteiligten.

Schlagen Sie Ihren Teamkollegen vor, gemeinsame Meeting-Regeln auszuarbeiten und zu verabschieden.
Dann ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass diese auch eingehalten werden.

 

About Author

Enisa Romanic

Enisa Romanic ist Trainerin und bietet unter Bürotrainingplus Seminare zum Office Management. Parallel dazu ist sie täglich in der Praxis als Assistentin tätig. Sie spricht Englisch, Französisch, Spanisch, Serbisch und Kroatisch und blickt nebem ihrem Studium als "International Management Assistant" an der AMA (Euro Akademie Lippstadt) auf zahlreiche Aus- und Weiterbildungen zurück.Für das Euro Akademie Magazin schreibt sie Kolumnen aus ihrer 18-jährigen Berufspraxis als Assistentin in unterschiedlichsten Branchen und Unternehmensbereichen.


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