Virtuelle Helfer – Organisation mit Wunderlist

Ich gebe es offen und ehrlich zu – lange habe ich mich gegen To-do-Listen-Apps gewehrt, denn Outlook und ein analoges Notizbuch waren für meine Aufgaben lange Zeit vollkommen ausreichend.

Außerdem nutzt die beste App nichts, wenn man sie nicht richtig einsetzen kann. Vielleicht war ich erst mal überfordert von der Fülle an Tools, die es auf dem Markt gibt. Und ich wusste lange Zeit nicht, wie ich einen virtuellen Aufgabenmanager in den Tagesablauf integrieren kann.

Durch meine verschiedenen Tätigkeitsfelder, sowohl als Assistenz im Office, als Freiberufler mit vielen To-dos von Kunden, aber auch als Familienmanager, habe ich immer wieder nach einem Tool gesucht, das meine privaten und beruflichen Aufgaben gleichzeitig abbildet. Ich hatte es leid, meine beruflichen Aufgaben in Outlook zu hinterlegen, meine privaten in ein analoges Notizbuch zu schreiben, auf das außer mir keiner Zugriff hat, und ein weiteres Medium für meine Freiberuflichkeit zu nutzen. Ich habe mich vor geraumer Zeit mit einigen Aufgabenmanagement-Apps auseinandergesetzt, diese getestet und mittlerweile meine Liebe zu einer To-do-App entdeckt: zur Wunderlist-App.

Digitale Tools halten vermehrt Einzug in die Arbeitswelt. Mobiles Arbeiten ist angesagt. Effizient ist das nur, wenn man die richtigen Tools für sich findet und diese auch einsetzt. Digitalkompetenz entwickelt sich immer mehr zu einer wichtigen zukünftigen Kompetenz für alle, die im Office arbeiten. Derzeit gibt es unzählige Apps, die es uns erleichtern, unsere vielen Aufgaben in den Griff zu bekommen. Jeder legt für sich auch andere Schwerpunkte, um produktiv zu arbeiten. Gleichwohl möchte ich Ihnen heute meine Lieblings-App für die optimale Aufgabenplanung vorstellen.

Kostenlos und sofort nutzbar

Das Schöne am Anfang vorweg: Die Wunderlist-App ist kostenlos. Natürlich gibt es auch eine Wunderlist Pro Version, die derzeit 4,49 Euro im Monat kostet. Die Basisversion ist durchaus ausreichend, um seine privaten als auch beruflichen Aufgaben zu managen. Die Pro Version bietet neben der Basisversion einige Funktionen mehr, zum Beispiel sind die Dateianhänge in der Basisversion auf 5MB begrenzt, in der Pro Version unbegrenzt. Auch können unendlich viele Aufgaben in der kostenpflichtigen Version zugewiesen werden, die Begrenzung in der Basis-Variante liegt bei 25 Aufgaben pro Liste. Möchte man diese App in einem großen Team nutzen, macht die Pro Version durchaus Sinn.

Die App ist sofort nutzbar. Man muss sich nur einmal die App im App Store runterladen, mit der eigenen E-Mail-Adresse oder einem Google-Account registrieren und schon ist das Tool auf allen Endgeräten verfügbar. Ich habe die App auf meinem Smartphone, iPad und PC installiert. Somit ist es egal, mit welchem Endgerät ich gerade arbeite, meine To-dos werden in Echtzeit auf allen Endgeräten synchronisiert.

Übersichtlich und individuell

Was mich direkt bei Wunderlist angesprochen hat, war die Einfachheit in der Handhabung. Das Tool ist unheimlich übersichtlich. In der Hauptansicht kann ich meine einzelnen Listen und To-dos auf einen Blick sehen. In meinen Einstellungen kann ich den Hintergrund gestalten. Schön ist auch, dass ich Benachrichtigen individuell einstellen kann. Bedeutet: Ich kann entscheiden, ob ich Benachrichtigungen über Einträge, die von meinen freigegebenen Personen kommen, als E-Mail oder Push-Nachricht erhalten möchte. Genauso kann ich festlegen, ob ich eine Meldung darüber bekommen möchte, wenn To-dos abgehakt werden. Das macht aus meiner Sicht schon Sinn. So sehe ich direkt, welche Aufgaben noch offen sind.

Nutzung im Team

Der Mehrwert dieses Tools zeigt sich in der Nutzung im Team. Bleiben wir einen Moment im Office. Mit diesem Tool kann die Zusammenarbeit mit dem Chef optimiert werden. Eine einfache Liste „Chef/Assistenz“ ist mit einem Klick angelegt. Ich bin Besitzer der Liste und kann diese zum Beispiel an meinen Chef freigegeben. Das Ganze erfolgt durch die Eingabe der E-Mail-Adresse der Person, der Sie die Liste freigeben möchten. Die Person erhält sofort eine Nachricht und kann, sobald sie sich die App selbst runtergeladen hat oder online ist – die Anwendung ist auch webbasiert nutzbar – sofort anfangen damit zu arbeiten. Die Aufgaben synchronisieren sich in Echtzeit. So hat man seine Office To-dos immer dabei und kann sich gegenseitig Aufgaben einstellen.

Perfekt ist, dass man die einzelnen Aufgaben auch innerhalb einer Liste weiteren Personen zuweisen kann. Das geht mit einem Klick auf die jeweilige Aufgabe. Es öffnet sich ein Feld in das man Datum und Erinnerungsfunktionen eingeben, Notizen zu den einzelnen Aufgaben hinterlegen oder Dateien hinzufügen kann. Sie haben auch die Möglichkeit, innerhalb der Aufgabe zu chatten und sich im Team auszutauschen. Diese ganzen Funktionen sind hervorragend geeignet, um im Team Arbeiten zu verteilen und nachzuhalten. Auch Prioritäten für Aufgaben lassen sich mit einem Sternchen vergeben. Die Listen lassen sich auch nach unterschiedlichen Kategorien wie zum Beispiel Titel, Datum, Person oder Priorität sortieren.

Abhaken motiviert

Das motivierende an der App ist, dass ich erledigte Aufgaben mit einem Häkchen versehen kann und sie dann aus der täglichen To-Do-Liste verschwinden. Die abgearbeiteten Aufgaben sind aber nicht verschwunden, sondern erscheinen ausgeblendet in „Erledigte Einträge“.

Man kann jederzeit in „Erledigte Einträge“ reinschauen und seine fertigen Aufgaben sehen. Diese sind, wie auch bei mir im analogen Notizbuch, durchgestrichen. Die erledigten Aufgaben können aber wieder als neue To-dos verwendet werden. Nur ein Klick auf die fertigen Aufgaben und diese erscheinen neu in der täglichen Aufgabenliste.

Im Privaten kann man Wunderlist nutzen, um zum Beispiel Einkaufslisten, Checklisten für Reisen oder Vereinsaufgaben zu erstellen. In meinem privaten Umfeld hat sich die Einkaufsliste gut bewährt. Wir ergänzen diese nach Bedarf und so kaufen wir auch nichts mehr doppelt ein. Das, was durchgestrichen ist, wurde von Person A erledigt, bleibt der Resteinkauf für Person B übrig.

Wunderlist eine reine To-do-Liste. Es lassen sich bis jetzt keine externen Tools wie zum Beispiel Dropbox einbinden. Das ist aber auch nicht notwendig, denn Anhänge kann ich ja problemlos in die Aufgaben hochladen.

Hat Sie das Tool überzeugt? Dann probieren Sie Wunderlist einfach aus. Vielleicht werden Sie zukünftig genauso begeistert Ihre Aufgaben, Listen und Ideen teilen und erledigen, wie ich das schon heute tue.