Jeden Tag wächst die Menge der Informationen, die uns im Office erreicht – in den meisten Fällen durch E-Mails. Öffnet man morgens sein Postfach, wird man erst einmal erschlagen durch die Anzahl der neu eingetroffenen Informationen. Doch wenn das alles wäre: Hinzukommt das Postfach der Vorgesetzten, die mindestens doppelt so viele E-Mails erhalten haben wie Sie, und/oder die Teammails, die alle betreffen. Das sind dann schnell fast 200 E-Mails täglich, die es zu sichten und zu bearbeiten gilt.
Die eigentliche Arbeit ist nicht zu bewältigen
Kein Wunder, dass viele von uns ihre eigentliche Arbeit nicht mehr erledigen können, oder erst nach offiziellem Dienstschluss damit anfangen, sie zu erledigen. Bei den Vorgesetzten ist es noch schlimmer, Dauermeetings und Dauerbeschallung durch E-Mails, Memos, Notizen und Protokolle, lassen sie erst gar nicht zu ihrer eigentlichen Tätigkeit kommen. Eigentlich sollten uns die technischen Neuerungen helfen den Arbeitsalltag besser zu bewältigen. Das kann jedoch nur gelingen, wenn wir sie auch zu nutzen wissen.
Viele wissen gar nicht, welche Möglichkeiten die E-Mail-Programme, wie z. B. Outlook, bieten, um Dokumente, Aufgaben, Nachrichten etc. stressfreier zu managen. Oder auch welche Alternativen es dazu gibt.
Informationsmanager als Schlüsselkompetenz
Der Job der Assistenz wandelt sich immer mehr von einem Nachrichtenempfänger zu einem Nachrichtenverteiler bzw. Nachrichtenverwerter. Der Umgang mit Informationen scheint eine neue Schlüsselkompetenz im Office zu werden. Es gilt das Überangebot an Informationen, die meistens verursacht sind, durch das Hin- und Herschicken von internen Informationen, richtig auszuwerten. Der Zeitkiller dabei sind die E-Mails die ohne ein bestimmtes Doing daherkommen. Kollegen und Vorgesetzte setzen E-Mails sehr oft ungefiltert im Gießkannenprinzip ab. Irgendjemanden wird es schon betreffen, irgendjemand wird sich schon damit befassen.
Regeln einführen
Nützlich könnte es sein, mit Vorgesetzten und Kollegen, Regeln für den Informationsaustausch zu vereinbaren. Ziel sollte es sein, die Kommunikation so zu gestalten, dass möglichst wenige E-Mails hin- und hergeschickt werden. Sollte es dennoch notwendig sein, sich detailliert zu Projekten oder Themen auszutauschen, müsste man darüber nachdenken Alternativen zum E-Mail-Programm einzuführen.
Add-ons für die Kommunikation
Für eine solche Teamkommunikation eignen sich zusätzliche Add-ons wie z. B. Trello oder Slack hervorragend. Sie bieten die Möglichkeit zu einem gezielten Austausch innerhalb eines Themas oder Projektes, ohne andere Personen, die nicht daran beteiligt sind, mit Informationen zu bombardieren. Darüber hinaus erlauben die Add-ons eine schnelle und gezielte Kommunikation in Gruppen von Mitarbeitern. Daten, Präsentationen oder Medien können wunderbar innerhalb der Gruppe ausgetauscht und diskutiert werden. Chats können öffentlich einsehbar sein oder auch privat gehalten werden. Direktnachrichten zwischen zwei Teilnehmern sind ebenfalls möglich – ideal, um der E-Mail-Flut den Kampf anzusagen. Mit der Einführung eines solchen Tools könnte zumindest schon einmal der interne E-Mail-Austausch nicht nur eingeschränkt, sondern komplett abgelöst werden.
Wer E-Mails sät, wird E-Mails ernten
Da ist was dran. Überlegen Sie sich ganz genau, wer bestimmte Informationen wirklich braucht? Wenn derjenige diese E-Mail nicht erhalten würde, würde er etwas verpassen? Auffallend viele E-Mails gehen nur zur Absicherung raus oder auch nur um zu signalisieren, schau mal ich arbeite auch nach 20:00 Uhr. „Wenn Sie sich nicht die Arbeit machen, Adressaten bewusst zu wählen, warum soll sich jemand Arbeit machen, Ihre Mail zu lesen.“ Dieses Zitat von Dr. Joachim Schlösser, bringt es auf den Punkt.
Versenden Sie intern keine Anhänge
Das hat zwei Gründe: Versenden Sie Anhänge an 10 Personen, besteht die Gefahr, dass alle 10 Personen, den Anhang in den unterschiedlichsten Ordnern oder auf dem Desktop abspeichern. Somit würden sich in der Firmeninternen-Ablagestruktur 10 Versionen der ursprünglichen Datei befinden. Des Weiteren, hängt man ungefragt Dateianhänge an die E-Mail, verstopfen diese das Postfach des Empfängers. Nutzen Sie Hyperlinks, um firmenintern Dateien auszutauschen. Dank der Web-App WeTransfer verschicken Sie selbst große Dateien per Mail an Externe – kostenlos und ohne Anmeldung. Wer ganz up to date ist, verwendet SharePoint, um Dateien freizugeben und den Zugriff auf Informationen von nahezu allen Geräten zu ermöglichen. SharePoint gibt einem zudem noch die Möglichkeit, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten. Somit wird gewährleistet, dass auch wirklich nur eine Version des Dokumentes im Umlauf ist.
Benutzen Sie RSS-Reader
Sie erhalten Newsletter, Infos aus Blogs oder sonstige Internetnews, die sie abonniert haben? Denken Sie darüber nach, ob Sie wirklich alle Nachrichten lesen wollen, die Sie erhalten. Falls ja, dann richten Sie sich doch einen RSS-Reader ein. Dieser selektiert nach Ihren Angaben die abonnierten Nachrichten und bietet Ihnen mit einem Klick einen Überblick über die für Sie relevanten Themen. Somit verhindern Sie, dass Newsletter und Co. Ihren E-Mail-Account überfrachten.
Team-E-Mails strukturieren
Erhalten Sie E-Mails in einem gemeinsamen Team-Postfach? Wie weiß man, wer aus dem Team sich an die Bearbeitung der Post macht? Oder passiert das willkürlich? Das wäre nicht optimal. Erstellen Sie Kategorien mit Namen oder Kürzeln der Teammitglieder und ordnen Sie die Nachrichten den Teammitgliedern zu. So sieht man auf den ersten Blick, wer welche Aufgaben zu erledigen hat.
Den Posteingang der Vorgesetzten strukturieren
Der Posteingang des Chefs lässt sich auf vielfältige Weise vorstrukturieren. Wichtig ist, dass Sie sich auf eine Möglichkeit einigen und sich dann auch daran halten. Sie können in Outlook eine Kommentarspalte über die bedingte Formatierung einfügen. In dieser Kommentarspalte können Sie oder Ihr Chef Arbeitsanweisungen in Form von vordefinierten Kürzeln hinterlegen. Oder Sie sortieren die E-Mails bereits in vordefinierte Ordner. Hilfreich ist das EDITH-Prinzip. Jeder Anfangsbuchstabe steht für einen Ordner: (E – erledigt, D – delegiert, I – zur Info, T – Termin, H – Hilfe). So kann Ihr Vorgesetzter direkt sehen, was mit seinem Posteingang geschehen ist.
Nutzen Sie Filter-Regeln
Viele E-Mails erreichen uns, unsere Vorgesetzten oder das Team nur zur Info. Das heißt, dass dahinter erst einmal kein Doing für uns steht. Info-E-Mails müssen nicht sofort gelesen werden, wenn überhaupt. Meistens sind die Empfänger in Info-E-Mails in CC gesetzt. Nutzen Sie Regeln, um die E-Mails, mit denen kein Doing verbunden ist, direkt in einen Info-Ordner zu verschieben. Und schon haben Sie wieder weniger E-Mails im Posteingang.
Allein schon durch diese 8 einfachen kleinen Tipps lässt sich die Info-Flut in Ihrem E-Mail-Postfach um einiges verringern.
Der effiziente Umgang mit Informationen ist nicht immer die Frage des eingesetzten Programms, sondern wie dieses gehandhabt wird.
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