Die Projektassistenz: Wertvolle Unterstützung im Projektmanagement

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Schaut man in die aktuellen Stellenbeschreibungen, so gehört zu den Kernkompetenzen einer modernen Office-Managerin auch die Projektarbeit. Immer mehr Vorgesetzte lassen sich bei der Arbeit an Projekten durch ihre Assistenz unterstützen oder geben ihr Projekte zur eigenständigen Bearbeitung. Viele Organisationsprojekte wie Events, Messen und Roadshows managt die Assistenz selbständig. Durch die Unterstützung der Projektassistenz bei umfangreicheren Projekten im Team sind Vorgesetzte besser in der Lage, sich auf die Projektarbeit zu fokussieren, während die Assistenz die Fäden im Hintergrund zieht. Somit gewinnt Projektarbeit oder besser Projektmitarbeit immer mehr an Bedeutung im Office.

Projektassistentinnen wird einiges abverlangt

Vielen Assistentinnen wird mit der Übertragung von Projektarbeit einiges abverlangt, denn gelernt hat man als Assistentin das Projektmanagement nicht unbedingt.

Die Erwartungshaltung an das Allround-Talent im Bereich der Assistenz ist hoch und verlangt neben zahlreichen Social Skills auch jede Menge Branchenkenntnisse sowie Managementwissen. Um Projektmanagement effizient zu gestalten, sollten die Kernaufgaben der Projektleitung darauf gerichtet sein, das vorgegebene Ziel zu erreichen, die Termine einzuhalten und das Budget im Auge zu behalten. Meistens ist dies nicht der Fall. Der Projektleiter ist oft viel mehr mit der operativen Abwicklung anstatt mit der strategischen Führung beschäftigt. Womöglich wird das Projekt in der Form teuer. Der Tagessatz des Projektleiters ist weitaus höher, als der der Assistenz. Um die Projektkosten in den gesteckten Zielvorgaben zu halten, ist der Einsatz der Projektassistenz hier besonders wertvoll.

Lassen Sie uns an dieser Stelle einen Blick auf die spezifischen Aufgaben einer Assistenz mit Projektverantwortung werfen. Sie kümmert sich im Back Office um die organisatorischen Belange des Projektes. In diesen Bereichen kommt die Projektassistenz zum Einsatz:

Projektstart

Bei Projektstart übernimmt die Assistenz die Vor- und Nachbereitung des Kick-off-Meetings. Sie kümmert sich gemeinsam mit dem Team um die Auftragsvereinbarung, stellt die Arbeitsfähigkeit des Teams sicher, indem sie gemeinsam mit dem Projektleiter die Anzahl der Mitarbeiter aus den einzelnen Bereichen und deren Rollen definiert. Die Assistenz weiß automatisch Bescheid, wer die einzelnen Mitglieder des Projektteams sind und kann diese somit rechtzeitig über Änderungen innerhalb des Projektes, über Abwesenheiten und Urlaub informieren. Sie ist das Kommunikationsglied zwischen Projektleitung und Team. Sie koordiniert die Einrichtung der Arbeits-Infrastruktur, sorgt dafür, dass alle Mitglieder Zugriff auf Clouds, Ordner und Software sowie die entsprechenden Zugriffsberechtigungen haben und verhilft dem Team, sich so einfacher in das Projekt einzufinden. Zudem ist die Projektassistenz eine große Unterstützung bei der Dokumentation und Ablage von Dokumenten.

Je größer ein Projekt ist, desto wertvoller ist die Unterstützung bei der Erstellung von Projekt- und Terminplänen sowie der Wiedervorlage und Remindern zu den einzelnen Meilensteinen. Somit ist die Projektassistenz sowohl zentrale Anlaufstelle für die gesamte Projektkommunikation und Dokumentation, als auch Ansprechpartnerin für das Team in allen administrativen Belangen.

Projektumsetzung

Wichtige Aufgaben übernimmt die Projektassistenz auch beim Projektcontrolling. Die Statusberichte sowie die Meeting-Protokolle und To-Do-Listen könnten aus ihrer Feder stammen, Präsentationen zum Projektverlauf können von ihr erstellt werden.  Vor- und Nachbereitung von Meetings (Vorbereitung sämtlicher Unterlagen, Verpflegung, Projekt-Räumlichkeiten, Büromaterial, Beamer etc.) liegen in ihrer Verantwortung.

Die Assistenz im Projektmanagement hat nicht nur die Kosten im Blick, sondern erkennt auch Planabweichungen bei den einzelnen Meilensteinen und kann den Projektleiter rechtzeitig warnen, damit er frühzeitig gegensteuern kann. So kann der Vorgesetzte einfacher Entscheidungen über die weiteren Ressourcenplanungen treffen.

Projektende

Nach erfolgreichem Projektende ist die Hilfe der Projektassistenz weiterhin gefragt. Die Archivierung der Dokumente sowohl digital als auch in Papier gehört zum erfolgreichen Projektschluss genauso wie die Unterstützung des Projektleiters bei der Erstellung des Abschlussberichtes und der Organisation eines Abschlussevents.

Viele Unternehmen  planen und organisieren sogar Lessons Learned Workshops, in dem die im Projekt gewonnen Erkenntnisse, sowohl positiv als auch negativ, nochmals durchleuchtet werden.

Projektarbeit – mehr als nur eine Nebentätigkeit im Office

Wir stellen fest, dass die Projektarbeit nicht einfach eine Nebentätigkeit im Office ist.  Die Vorgesetzten erwarten, dass die Assistenz jederzeit bei den Projekten im Thema ist, den aktuellen Stand parat hat und alle anfallenden Vorbereitungen selbständig erledigt. Projektarbeit erfordert Organisationstalent und setzt strukturiertes und eigenständiges Arbeiten voraus. Mit jedem Projekt gewinnt die Assistenz mehr praktische Erfahrung in der Projektarbeit. Sie sind eine große Hilfe bei der Organisation und sind im Back Office eine wertvolle Schnittstelle zwischen allen Teammitgliedern. Somit werden Projektassistentinnen unverzichtbare Partner im Projektmanagement.

Meine Empfehlung dazu ist: Eignen Sie sich Kenntnisse der Projektmanagement-Methoden an und arbeiten Sie an Ihren Social Skills. Der sichere Umgang mit Menschen innerhalb eines Teams sollte Ihr oberstes Anliegen sein, denn meistens ist der Faktor Mensch der entscheidende Faktor für den Erfolg und Misserfolg eines Projektes.

Autor

Enisa Romanic ist Trainerin und bietet unter Bürotrainingplus Seminare zum Office Management. Parallel dazu ist sie täglich in der Praxis als Assistentin tätig. Sie spricht Englisch, Französisch, Spanisch, Serbisch und Kroatisch und blickt nebem ihrem Studium als "International Management Assistant" an der AMA (Euro Akademie Lippstadt) auf zahlreiche Aus- und Weiterbildungen zurück. Für das Euro Akademie Magazin schreibt sie Kolumnen aus ihrer 18-jährigen Berufspraxis als Assistentin in unterschiedlichsten Branchen und Unternehmensbereichen.