Digitalisierung im Office – Die Assistenz in der digitalen Transformation

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Egal, wo man gerade hinschaut – TV, Presse, Internet, Blogs, soziale Plattformen wie XING oder LinkedIn – das Thema Digitalisierung ist überall präsent.

Zu Recht: Heutzutage ist man vernetzt und nutzt die Kommunikation über diverse Kanäle. Viele Unternehmen befinden sich bereits in der digitalen Transformation, wenngleich diese nicht in jeder Branche gleichermaßen fortgeschritten ist. Aber eines ist erkennbar: Die Digitalisierung hat längst auch in diversen Bereichen im Office Einzug gehalten.

Wie verändert sich die Arbeit im Büro?

Wird die Digitalisierung den Arbeitsplatz der Assistentin gefährden? Mit stetig steigenden Anforderungen von Kunden und zunehmender Digitalisierung im Office hat sich unmerklich aber schleichend die Aufgabe der Assistentin verändert. Aber wo und wie hat sich die Digitalisierung im Office durchgesetzt? Und welche Chancen haben sich dadurch für die Büroarbeit ergeben?

Mehr Flexibilität durch digitale Revolution

Die Vorteile der digitalen Revolution liegen auf der Hand. Noch nie konnten wir so unabhängig von Zeit und Raum arbeiten wie heute. Durch die neuen Kommunikationstechnologien verbringen immer weniger Angestellte ihre Arbeitszeit an einem Ort, sondern arbeiten flexibel, virtuell und in unterschiedlichen Projektteams miteinander. Diese neue Flexibilität fordert viele Unternehmen auf, über neue Formen des Arbeitens und des Umgangs miteinander nachzudenken. Positiv betrachtet verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben. Das ist insbesondere für uns Frauen sehr attraktiv, da wir damit zukünftig flexibler auf Job und Familienleben reagieren können. Andererseits bedeutet das auch ständige Erreichbarkeit, sogar in den späten Abendstunden oder am Wochenende.

Verändertes Rollenverständnis

Die klassische Zusammenarbeit bzw. das klassisches Rollenverständnis zwischen Chef und Assistenz wird es immer weniger geben. Zeit, sich auf die neue Rolle vorzubereiten. Viele Chefs, insbesondere die Chefs der Generation Y, die mit Laptop und I-pad aufgewachsen sind, empfinden es alltäglich, E-Mails selbst zu beantworten. Für sie erscheint es selbstverständlich, Urlaubsanträge online zu beantragen, Reisen von unterwegs zu buchen sowie Gehälter und Abrechnungen online abzurufen. Auch Videokonferenzen per Knopfdruck zu organisieren, Termine via Doodle anzufragen und Datenbanken für ihren eigenen Wissenstransfer und -austausch zu nutzen, gehört für sie zum normalen Alltag. Eigentlich alles Aufgaben, die heute noch vorrangig den Job der Assistentin ausmachen.

Aber ist es nicht auch im Umkehrschluss so, dass viele Assistentinnen bereits zahlreiche Aufgaben aus dem Aufgabenkreis ihres Vorgesetzten übernommen haben? Viele Assistentinnen arbeiten bereits an komplexen Projekten. Sie pflegen den Kontakt zu bestehenden Kunden und kümmern sich um die Akquisition von neuen. Sie bereiten unterschriftsreife Dokumente vor, führen Teams, vertreten den Vorgesetzten bei Abwesenheit und vieles mehr.

Wie wichtig ist der Job der Assistentin?

Durch die neuen Kommunikationsmedien hat sich einiges geändert.  Aber ist der Job der Assistentin ein Auslaufmodell? Ich glaube nicht: Mit dem Einzug von Internet und E-Mail-Programmen haben sich nicht nur die Geschwindigkeit der Informationen sondern auch die Menge der Informationen geändert. Heute ist es eine der wichtigsten Arbeiten im Office, diese unzähligen Informationen zu sichten, zu bewerten und an die richtigen Stellen weiterzugeben. Das hört sich einfach an, ist aber eine große Herausforderung, wenn man täglich mit Hunderten von E-Mails mit unterschiedlichen Inhalten überschwemmt wird. Um zukünftig effizient zu arbeiten, sollten sich Führungskräfte auf ihre Kernaufgaben konzentrieren – auf das strategische Geschäft, das Führen von Mitarbeitern.

Assistenz als Schlüsselposition

Ich kann mir kaum vorstellen, dass sich zukünftig eine Führungskraft um die Einführung neuer Techniken oder Software im Unternehmen kümmern sollte. Die Assistenz in ihrer Schlüsselposition könnte immer mehr zum Berater des Vorgesetzten werden und sollte permanent ihr digitales Wissen aktualisieren. Welche Programme auslaufen oder noch mit Schwachpunkten kämpfen, welche neuen Tools für die Zusammenarbeit zum Einsatz kommen, oder die Unterstützung des EDV-Support erfragen – das alles sind Aufgaben, die durchaus im Backoffice bleiben können.

Virtuelle Zusammenarbeit

Hinzu kommt, dass durch die Globalisierung viele Chefs und Teams immer mehr zu virtuellen Mitarbeitern werden. Da das ortsunabhängige Arbeiten zunehmend an Popularität gewinnt, sieht man seinen Vorgesetzten oder das Team über mehrere Wochen gar nicht. Dafür kommen vermehrt Videokonferenzen zum Einsatz. Man trifft sich per Skype, bei Web-Konferenzen in virtuellen Besprechungszimmern oder nutzt Kollaborationsplattformen wie Slack, Rocket Chat, OneTeam oder andere, um sich miteinander auszutauschen. Immer mehr Apps werden zu virtuellen Helfern in der Kommunikation untereinander.



Lebenslanges Lernen

Zunehmend wichtiger werden Plattformen, auf denen die virtuellen Mitarbeiter ihre Daten bearbeiten und austauschen. Die digitale Transformation schreitet mit großen Schritten voran. Lebenslanges Lernen wird unausweichlich. Um mit der Digitalisierung Schritt zu halten, ist es wichtig, dass man eine Veränderungsbereitschaft mit sich bringt. Leicht fällt es der Generation Y oder Z, mit Veränderungen umzugehen. Diejenigen, die keine Digital Natives sind, tun sich damit allerdings noch schwer. Dafür ist es wichtig, dass die Führungskräfte den Wandel vor- und mitleben, damit die Mitarbeiter folgen. Man darf nicht vergessen: Die wichtigste Ressource im digitalen Wandel ist immer noch die Ressource Mensch.

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Autor

Enisa Romanic ist Trainerin und bietet unter Bürotrainingplus Seminare zum Office Management. Parallel dazu ist sie täglich in der Praxis als Assistentin tätig. Sie spricht Englisch, Französisch, Spanisch, Serbisch und Kroatisch und blickt nebem ihrem Studium als "International Management Assistant" an der AMA (Euro Akademie Lippstadt) auf zahlreiche Aus- und Weiterbildungen zurück. Für das Euro Akademie Magazin schreibt sie Kolumnen aus ihrer 18-jährigen Berufspraxis als Assistentin in unterschiedlichsten Branchen und Unternehmensbereichen.