Gekonnt protokollieren: Worauf es beim Protokoll ankommt (Teil 1)

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Kaum einer macht Freudensprünge, wenn in einer Besprechung die Frage aufkommt: „Wer schreibt heute das Protokoll?“. Keiner ruft freiwillig „Hier, … ich möchte gerne!“ Ganz im Gegenteil, betretenes Schweigen und umständliches Kramen in den Unterlagen, um ja nicht auserwählt zu werden, ist der Fall. Wie in der Schule …, als keiner als erster seinen Vortrag vor der Klasse halten wollte. Nichtsdestotrotz, um das Protokollieren kommt man heute nicht mehr drumherum.

Das Protokoll: Gedächtnisstütze, Kontrollinstrument, Urkunde

Sei es bei Elternabenden im Kindergarten oder in der Schule, im Verein oder auch im Job – jedes Meeting erfordert mittlerweile eine Niederschrift des Gesagten. Schließlich sollen auch die Menschen, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben, wissen worum es geht. Außerdem sind Protokolle tolle Gedächtnisstützen um im nach hinein nachzulesen, wer wann, welche Aufgabe zu welchem Zeitpunkt erfüllen muss. Gerne nutzen Führungskräfte das Protokoll auch als Kontrollinstrument um nachzuvollziehen, ob eine bestimmte Aufgabe auch entsprechend bearbeitet worden ist. Ansonsten dient das Protokoll auch als Urkunde, insbesondere dann, wenn der Verwaltungs- oder Aufsichtsrat tagt.

Die verschiedenen Protokollarten

Doch warum ist das Protokollschreiben bei vielen so unbeliebt? Wahrscheinlich, weil den meisten das Backgroundwissen fehlt. Es gibt verschiedene Protokollarten. Diese bringen auch unterschiedliche Herausforderungen an den Protokollanten mit sich. Nicht jedes Protokoll wird gleich umfangreich ausformuliert  und auch ändert sich die die Protokollsprache je nach Protokollart. Hier für Sie die wichtigsten Protokollarten im Office und worauf Sie besonders achten müssen.

Verlaufsprotokoll

  • Das Verlaufsprotokoll ist ein sehr ausführliches Protokoll, dass den Verlauf der Sitzung inklusive Argumente und Gegenargumente aufzeigt. Bei dieser Art des Protokollierens ist der Weg, bzw. der Verlauf zum Ergebnis entscheidend. Es erfolgt aber keine wörtliche, sondern nur eine sinngemäße Wiedergabe des Gesagten. Verlaufsprotokolle werden gerne mit redeeinleitenden Sätzen begonnen: „Frau Müller sagt …“, „Herr Maier findet …“. Besonders geeignet sind diese Protokolle bei Sitzungen, wo eine Beweiskraft notwendig ist. Verlaufsprotokolle kommen daher oft bei Konferenzen, Aufsichtsratssitzungen oder Arbeitssitzungen zum Einsatz.

Ergebnisprotokoll

  • Beim Ergebnisprotokoll geht es nicht darum den Verlauf einer Sitzung wiederzugeben, sondern, die Ergebnisse aus dieser festzuhalten. Redebeiträge werden hier nicht aufgeschrieben, sondern nur zusammenfassend als Ergebnis dargestellt. Diese Form des Protokolls ist in Mitarbeiter- und Arbeitsbesprechungen sehr beliebt, da Termine, Beschlüsse und To-do´s stichwortartig niedergeschrieben werden.

Kurzprotokoll

  • Das Kurzprotokoll ist etwas ausführlicher als das Ergebnisprotokoll. Hier werden Ergebnisse aus Besprechungen, deren Beschlüsse und die Zuteilung von Aufgaben und Terminen komprimiert am Ende des Protokolls zusammengefasst. Auch bei diesem Protokoll werden die Redebeiträge keinem Sprecher zugeordnet.

Des Weiteren gibt es noch das Gedächtnisprotokoll, welche eine spontane Form des Schreibens darstellt. Diese kommt zum Einsatz, wenn man nach einer Sitzung beschließt, das Gesagte schriftlich festzuhalten. Diese Form hat aber kaum Beweiskraft, da man sich im Nachhinein nicht an alle Details entsinnen kann, und ist deshalb sehr fehleranfällig.

Das Wortprotokoll kommt kaum noch im Office im Einsatz. Diese Form des Protokolls findet man bei parlamentarischen Sitzungen oder bei gerichtlichen Verhandlungen vor. Immer dann, wenn das Gesagte bis zum letzten Wort von Interesse ist. Hier muss wahrlich alles Wort für Wort niedergeschrieben werden, sogar Zwischenrufe oder Beifall sind von Bedeutung. Es darf nichts weggelassen werden. Nur am Stil darf man verbessern, damit sich das Protokoll grammatikalisch schöner liest.

Die richtige Protokollart wählen

Wenn Sie keine Vorgabe erhalten, welches Protokoll geschrieben werden soll, dann ist es für Sie wichtig, falls Sie die Aufgabe des Protokollanten übernehmen, die richtige Protokollart für die Sitzung selbst zu wählen. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Adressaten und deren Erwartungen aus der Sitzung.
Wenn ich im Office höre „Schreiben Sie mal eben schnell ein Protokoll!“, habe ich manchmal den Eindruck, dass vielen nicht bewusst ist, dass das Protokoll-Schreiben eine sehr bedeutende und auch schwierige Aufgabe ist, die sehr viel Training und Übung erfordert. Es gibt viele Dinge, auf die man achten muss, angefangen von der Vorbereitung, über die Mitschrift bis hin zur Ausarbeitung.

Anforderungen an den Protokollanten

Die Anforderungen, die an Sie als Protokollant gestellt werden, bzw. die Fähigkeiten, die dabei benötigt werden, sind umfangreich. Zum einem gibt es einige persönliche als auch fachliche Eigenschaften, die es beim Protokollieren zu beachten gilt.

Neutralität und gutes Urteilsvermögen

Zu den persönlichen Fähigkeiten zählen sowohl Neutralität, die Fähigkeit das Wichtige von Unwichtigem zu unterscheiden, als auch stete Aufmerksamkeit. Das heißt Sie dürfen in Protokollen nicht Ihre eigene Meinung wiedergeben. Ebenso dürfen Sie Aussagen von Sympathieträgern nicht bevorzugen und die Sätze von unsympathischen Kollegen einfach auslassen. Es bedarf Verständnis über den Inhalt der Besprechung aber auch eigenes Interesse an dem Thema, um ein gutes Urteilsvermögen zur Unterscheidung von Wichtigem und Unwichtigem zu erlangen.

Konzentration

Die eigene Konzentration sollte während des Protokollierens immer gewährleistet sein. Sie sollten sich nicht von Dingen oder Menschen oder auch ihren eigenen Gedanken während der Sitzung ablenken lassen. Wichtig ist, dass Sie den roten Faden behalten und immer am Ball bleiben. Um stets konzentriert sein zu können, sollten Sie keine weiteren Aufgaben übernehmen. Flipcharts beschriften oder Gäste bewirten sollte jemand anderes machen. Sie sollten sich nur auf ihre Aufgabe als Protokollant konzentrieren.
Damit Sie während der Sitzung aufmerksam bleiben, ist es auch wichtig, dass Sie sich in Gedanken auf das Protokollieren vorbereiten. Das heißt für Sie, dass Sie abends rechtzeitig ins Bett gehen, ausreichend trinken und essen (aber bitte nicht fettig zu Mittag – das könnte  zum Leistungsabfall führen) und sich genügend Zeit für die Vorbereitung nehmen.

Fachliche Kompetenzen

Was die fachlichen Voraussetzungen anbetrifft, so sollten Sie sich schon mit der gängigen Rechtschreibregelung auskennen und in der Lage sein in einfachen, verständnisvollen Sätzen zu schreiben. Sie werden sicherlich bemerkt haben, dass es viele Redner in Sitzungen gibt, die gerne mit verschachtelten Sätzen und vielen Fremdwörtern daherkommen. Wichtig ist, dass Sie das Gesagte verstehen und in einer verständlichen Ausdrucksweise wiedergeben. Das erfordert zusätzlich noch das Talent schnell zu schreiben. Es macht Sinn, seine Schreibgeschwindigkeit durch den Einsatz von Abkürzungen und Symbolen oder das Weglassen von Endsilben zu erhöhen. Das bedarf natürlich einiger Übung und vorheriger gründlicher Vorbereitung. Womit wir beim Thema „Kenntnisse über den Inhalt“ der Sitzung wären.
Kenntnisse über die gängigen Fachbegriffe oder auch Themeninhalten sind unerlässlich um ein gutes Protokoll zu schreiben. Wenn Sie neu in der Abteilung sind, nehmen Sie die alten Protokolle zur Hand und markieren Sie sich wichtige Fachbegriffe. Recherchieren Sie im Netz oder fragen Sie unbedingt bei Kollegen über die Bedeutung nach. Das wirkt nicht nur kompetent sondern zeigt auch Ihr persönliches Interesse an der professionellen Ausführung der Aufgabe.

Demnächst mehr zu diesem Thema …

Wie Sie sich auf das Protokollschreiben vorbereiten und worauf Sie während des Protokollierens noch achten müssen, erfahren Sie in meiner nächsten Kolumne.

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Autor

Enisa Romanic ist Trainerin und bietet unter Bürotrainingplus Seminare zum Office Management. Parallel dazu ist sie täglich in der Praxis als Assistentin tätig. Sie spricht Englisch, Französisch, Spanisch, Serbisch und Kroatisch und blickt nebem ihrem Studium als "International Management Assistant" an der AMA (Euro Akademie Lippstadt) auf zahlreiche Aus- und Weiterbildungen zurück. Für das Euro Akademie Magazin schreibt sie Kolumnen aus ihrer 18-jährigen Berufspraxis als Assistentin in unterschiedlichsten Branchen und Unternehmensbereichen.