Wie Sie Ihre Ziele planen und nicht vom Weg abweichen

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Es lebte einmal ein König. Der König hatte keine Kinder. So entschied er sich eines Tages einen Nachfolger für sich zu suchen.  Seinem Diener befahl er das Tor zum Schloss zu öffnen und jeden ins Schloss zu lassen, der gerne sein Nachfolger werden wollte.
Gleichzeitig befahl er ein Fest zu organisieren, einen Teich mit Schwänen zu bauen, Musiker und Schausteller ins Schloss zu rufen.
Der König wollte, dass jeder, der zu ihm ins Schloss kam, frisch, ausgeruht und gut genährt war: so würde es ihm leichter fallen einen Nachfolger zu finden.
Das Tor des Schlosses wurde geöffnet und viele Menschen, die in der Stadt lebten, betraten das Schloss. Die Menschen schwammen im Teich, hörten sich die ganze Nacht die Musik und die Schausteller an. Als das Essen serviert wurde, packten die Menschen so viel Essen, wie sie nur tragen konnten, und nahmen es mit nach Hause.
Als die Nacht ins Schloss fiel, fragte der König „Was ist passiert? Warum ist keiner zu mir gekommen?“
Sein Diener antwortete ihm: „Lieber König, wir können es selbst nicht begreifen. Wir haben die Tore zum Schloss geöffnet und haben den Menschen all das gegeben, was Sie befohlen haben.  Aber zum Schluss sind alle nach Hause gegangen und haben mitgenommen, was sie tragen konnten.“

Was ist die Botschaft dieser kleinen Geschichte? Es ist das eingetreten, was oft passiert: Auf dem Weg zu einem bestimmten Ziel wurde das Ziel vergessen!

Wie Sie Ziele setzen und erreichen

Wer klare Ziele hat, hat auch Prioritäten. In unserer kleinen Geschichte war für die Menschen, die ins Schloss kamen, das Ziel vom König adoptiert zu werden. Allerdings haben sie sich durch andere Dinge ablenken lassen und somit ihr Ziel aus den Augen verloren.

Wenn wir diese Geschichte auf unser Arbeit im Office übertragen, so kommt uns diese Situation bekannt vor. Am Morgen, wenn wir ins Büro kommen, haben wir uns vielleicht als Ziel gesetzt die Präsentation für die Beiratssitzung fertigzustellen. Doch was passiert? Der Chef ruft von unterwegs an und möchte, dass Sie für ihn einen dringenden Termin mit vielen Projektbeteiligten organisieren. Während Sie mit dem Chef sprechen, kommt vielleicht ein Kollege ins Büro, der ungeduldig mit einer Frage vor Ihnen steht. Sie beenden das Gespräch mit dem Chef und versuchen Ihrem Kollegen bei seinem Anliegen zu helfen. Im gleichen Moment tönt es vom Flur, „Papierstau im Kopierer“. Sie gehen raus und helfen. Kaum sind Sie zurück an Ihrem Arbeitsplatz, sehen Sie fünf neue E-Mails im Posteingang. Sie öffnen die E-Mails und fangen an direkt zu antworten, als wieder das Telefon klingelt und Ihr Chef noch ein weiteres Anliegen an Sie hat.

Kennen Sie solche Situationen? Am Ende des Tages haben Sie zwar vieles getan und sie sind geschafft von der Arbeit, aber die wichtigen Dinge, die Sie sich vorgenommen hatten, sind nicht fertig geworden. Die Folge davon sind Überstunden um die Präsentation fertigzustellen und auf langfristige Sicht Frustration und Stress, weil Sie das, was Sie sich vorgenommen hatten, nicht geschafft haben.


Prioritäten setzen

Die Zauberformel heißt: Richtige Prioritäten setzen. Schon Mark Twain sagte einmal: „Nachdem wir das Ziel endgültig aus den Augen verloren haben, verdoppeln wir unsere Anstrengungen“. Die Vorteile von Zielsetzungen liegen daher auf der Hand:

  1. Sie behalten den Fokus auf die wichtigen Themen und Aufgaben.
  2. Je mehr Ihnen eine Aufgabe hilft, Ihr persönliches Ziel zu erreichen, desto höher muss die Priorität dieser Aufgabe stehen.
  3. Sie nutzen Ihre Zeit sinnvoll und vermeiden Stress und Demotivation.

Wichtig bei der Zielsetzung und Zielformulierung ist, dass das Ziel spezifisch ist. Wenn Sie sich vornehmen oder sagen „ich möchte meine Beiratspräsentation heute schaffen“ ist das kein Ziel. Sondern nur eine Absichtserklärung.

Wie man Ziele formuliert

Warum ist es empfehlenswert Ziele immer als SMART-Ziele zu definieren? Weil SMART-Ziele einfacher zu erreichen sind. Dabei stehen die Buchstaben S M A R T jeweils für ein Kriterium.

Lassen Sie uns ein SMART-Ziel anhand eines Beispiels formulieren.
Gerne nehmen wir hier wieder ein Beispiel aus dem Office:

Es reicht Ihnen, dass der Tag ohne konkrete Uhrzeit endet und Sie sich nie etwas vornehmen können. Sie möchten pünktlich Feierabend machen.

S Spezifisch:
Formulieren Sie konkret, was das Ziel ist.  | „Ich möchte gerne mindestens zweimal die Woche das Büro pünktlich um 17:00 Uhr verlassen.“

M Messbar:
Formulieren Sie das Ziel und den Weg. |  „Bis zur Mittagspause habe ich meine A-Aufgaben erledigt, bis 16:00 Uhr meinen Posteingang bearbeitet und meine Planung für den nächsten Tag beendet.“

A Attraktiv:
Machen Sie sich klar, was Ihr Wunsch hinter dem gesteckten Ziel ist. Erfüllen Sie Ihre Wünsche, nicht die der anderen. | „Das Ziel pünktlich zweimal die Woche das Büro zu verlassen, ist attraktiv für mich, weil ich Zeit für mein Hobby bzw. meine privaten Belange habe.“

R Realistisch:
Fragen Sie sich, ob das Ziel realistisch und aus eigener Kraft erreichbar ist. | „Ich muss meine Organisation verbessern, Prioritäten besser setzen und mit meinem Chef und Kollegen über mein Vorhaben sprechen.“

T Terminiert:
Setzen Sie einen Termin, bis wann das Ziel erreicht werden soll. | Sie legen fest, an welchen Tagen in der Woche Sie pünktlich gehen und setzen einen Termin für den Start fest.

Ist Ihr Ziel dann an dem besagten Termin erreicht oder müssen Sie Ihre Strategie ändern oder anpassen?
Notieren Sie alle beruflichen und privaten Ziele, die Sie erreichen wollen nach der SMART-Methode, denn „Was man nicht gut beschreiben kann, kann man auch nicht messen.“ (René Descartes)

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Autor

Enisa Romanic ist Trainerin und bietet unter Bürotrainingplus Seminare zum Office Management. Parallel dazu ist sie täglich in der Praxis als Assistentin tätig. Sie spricht Englisch, Französisch, Spanisch, Serbisch und Kroatisch und blickt nebem ihrem Studium als "International Management Assistant" an der AMA (Euro Akademie Lippstadt) auf zahlreiche Aus- und Weiterbildungen zurück. Für das Euro Akademie Magazin schreibt sie Kolumnen aus ihrer 18-jährigen Berufspraxis als Assistentin in unterschiedlichsten Branchen und Unternehmensbereichen.