In meiner letzten Kolumne haben wir beleuchtet, welche Protokollarten es gibt und welche Anforderungen an den Protokollanten gestellt werden. Heute möchte ich Ihnen weitere Tipps für die Erstellung eines professionellen Protokolls mitgeben. Wie bei allen Dingen ist die Vorbereitung das A und O für das Gelingen eines Protokolls.
Informationen beschaffen
Zunächst einmal sollten Sie sich folgende Fragen stellen: Wer nimmt an der Besprechung teil? Wann und wo findet die Besprechung statt? Warum findet die Sitzung statt? Soll ein Beschluss gefasst werden, sollen Zwischenergebnisse festgehalten oder Lösungen präsentiert werden? Welche Tagesordnungspunkte sollen besprochen werden? Denken Sie daran, keine Sitzung ohne Agenda.
Fragen Sie ruhig vorher bei den Teilnehmern die Themenwünsche und die Länge des Beitrags ab.
Es wird immer wieder passieren, dass Sie nicht auf dem gleichen Wissensstand wie die übrigen Teilnehmer sind. Sie sollten versuchen, sich im Vorwege mit dem Thema auseinanderzusetzen. Nur wenn Sie verstehen, worüber in der Sitzung gesprochen wird, werden Sie auch in der Lage sein das Wichtigste herauszufiltern. Meistens ist es so, dass Sie als Protokollführerin nicht immer alle Teilnehmer kennen. Besorgen Sie sich Informationen über die Teilnehmer, deren Funktion und Aufgabengebiete. Auch ein Sitzplan kann bei der Erstellung des Protokolls sehr hilfreich sein. Erstellen Sie ihn direkt, wenn alle Teilnehmer Platz genommen haben. Sie können dann jedem ein Kürzel (Buchstabe oder Zahl) zuordnen. Beim Protokollieren benutzen Sie nur noch die Abkürzung und verlieren keine Zeit mit der Namenszuordnung.
Arbeitsmaterialien
So banal das klingt, aber die Auswahl der richtigen Arbeitswerkzeuge hilft Ihnen um eine gute Mitschrift zu erstellen. Bringen Sie ausreichend Papier mit zur Sitzung. Meine Empfehlung geht hier zu liniertem oder kariertem Papier. Nummerieren Sie die Blätter durch und beschreiben Sie das Papier nur einseitig. Nutzen Sie ruhig für jedes Thema ein neues Blatt. Lassen Sie einen breiten Rand um dort Ergänzungen zu notieren. Benutzen Sie ein Extrablatt für etwaige Fragen. Es macht auch Sinn direkt in einem vorgefertigten Protokollbogen zu schreiben. Mehrfarbige Kugelschreiber sind hilfreich um direkt die unterschiedlichen Aussagen der Teilnehmer hervorzuheben oder die Argumente in Pro und Kontra zu trennen. So verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick. Denken Sie auch an Ersatzstifte, falls ihr Kugelschreiber nicht mehr funktioniert. Schreiben Sie mit Bleistift, sollten Sie Anspitzer und Radiergummi dabeihaben. Wenn Sie alles gleich direkt in Ihren Laptop eingeben, überprüfen Sie die Funktion und denken Sie an Ihr Netzteil und an die Mehrfachsteckdose. Ihr Handy oder Fotoapparat könnte hilfreich sein um Aufzeichnungen, die auf Flipcharts geschrieben werden, festzuhalten. Die präzise Mitschrift ist das wichtigste Arbeitsmittel, um das Protokoll anzufertigen.
Worauf kommt es bei der Mitschrift an?
Sie kennen das sicherlich: Kaum sitzen Sie in der Besprechung und die ersten Störungen treten auf. Unter diesen schwierigen Bedingungen ist es nicht einfach ein gutes Protokoll zu schreiben. Machen Sie sich dieser Störfaktoren ruhig bewusst, damit Sie im Umgang mit Ihnen eine eigene Taktik entwickeln können. Mögliche Störfaktoren könnten sein: Unterbrechungen durch zu spät kommende Teilnehmer oder die Redner, die die Redezeit überschreiten oder vom Thema abschweifen. Zudem kann es vorkommen, dass die Abfolge der Themen nicht eingehalten wird. Teilt der Redner sich in verschachtelten Sätzen mit vielen Fremd- und Fachwörtern mit, wird es für den Protokollanten schwierig, sich auf die Kernaussage zu fokussieren.
Versuchen Sie erst zuzuhören und nicht direkt draufloszuschreiben. Was wurde wirklich zum Thema gesagt? Was hat der Redner für eine Aussage getroffen? Geht es um eine Info, eine Frage, einen Vorschlag? Gibt es eine Aufgabe hinter der Aussage? Wichtig ist: Harken Sie nach! Scheuen Sie sich nicht konkret nachzufragen, wenn Sie etwas nicht verstanden haben. Denn schließlich sind Sie für den Inhalt des Protokolls mit verantwortlich.
Nach der Sitzung fangen Sie am besten sofort mit der Ausarbeitung des Protokolls an. Da sind Ihre Gedanken noch frisch beim Thema. Optimalerweise sortieren Sie Ihre Mitschrift und prüfen, ob Sie alle wichtigen Informationen aufgeschrieben haben. Es ist hilfreich den einzelnen Themen eine Struktur zu geben. So können Sie den zeitlichen Ablauf innerhalb der Sitzung besser dokumentieren. Sollten sich beim Sortieren noch offene Fragen ergeben, könne Sie sich jetzt die fehlenden Informationen beschaffen. Dann erst starten Sie mit der Ausformulierung der einzelnen Punkte. Versuchen Sie beim Formulieren immer unterschiedliche Einführungsworte zu benutzen, so ist Ihr Protokoll leichter zu lesen.
Die Protokollsprache – was ist zu beachten?
Ganz kurz ein kleiner Exkurs in die Protokollsprache. Hier gibt es einige wichtige Regeln zu beachten. Insbesondere, wann welches Tempus benutzt wird. Zum einen: Das Protokoll wird immer im Präsens geschrieben. Dadurch wird dem Leser das Gefühl gegeben, an der Sitzung teilgenommen zu haben. Beim Schreiben von Aussagen der Redner gilt immer die indirekte Rede. Bei der Bildung der indirekten Rede wird der Konjunktiv I verwendet. Sollten der Indikativ und der Konjunktiv I die gleiche Form haben, benutzt man den Konjunktiv II. Die einzige Ausnahme gilt beim Wortprotokoll. Hier wird in der direkten Rede im Indikativ geschrieben. Bei den anderen Protokollarten wird die direkte Rede nur bei der Wiedergabe von Beschlüssen genutzt. Ansonsten gelten die allgemeinen Rechtsschreibregeln. Achten Sie auf kurze Formulierungen und verzichten Sie auf Füllwörter. Streichen Sie überflüssige Vorsilben und Adjektive.
Rechtliche Gesichtspunkte
Rechtskräftig ist das Protokoll, wenn innerhalb eines bestimmten Zeitraums nach Erstellung kein Widerspruch durch die Teilnehmer erfolgt oder wenn in der nächsten Sitzung das Protokoll von allen Teilnehmern angenommen wird. Die Anerkennung sollte ebenfalls im Protokoll vermerkt sein. Ein wichtiger Hinweis noch zum Schluss: sollten Sie die Sitzung aufnehmen wollen, so müssen alle Teilnehmer mit der Aufnahme einverstanden sein und der Einsatz sollte im Protokoll vermerkt sein. Ansonsten darf ein Aufnahmegerät nicht verwendet werden.
Das Protokoll sollte objektiv und unparteilich geschrieben sein und folgende Bestandteile enthalten: Datum, Ort, Uhrzeit, Teilnehmer, Anträge, Ergebnisse und Abstimmungen sowie Name und Unterschrift des Protokollanten als auch vom Vorsitzenden. Nach Unterschrift der beiden Letzteren darf das Protokoll nicht mehr inhaltlich verändert werden. Es dürfen nur noch Schreibkorrekturen vorgenommen werden. Die einzige Ausnahme stellen Wortprotokolle dar. Der Sitzungsvorsitzende trägt die Verantwortung für die Richtigkeit. Er kann Fehler im Text korrigieren, ohne die anderen Teilnehmer mit einzubeziehen. Aber er allein trägt dann die Verantwortung, sollten anderen Nachteile dadurch entstehen.
Ich hoffe, mit Hilfe dieser Tipps und Empfehlungen fällt Ihnen das Protokollschreiben in Zukunft deutlich leichter und vielleicht ist es ja auch bald gar keine „lästige Pflicht“ mehr, sondern fängt sogar an, Ihnen Spaß zu machen!
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