Büroorganisation mit der 5-A-Methode – Suchen Sie noch oder arbeiten Sie schon?

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Ein Foto vom Hund, ein Schnappschuss vom Urlaub mit dem Liebsten, eine Topfpflanze, der Siegerpokal vom letzten Büro-Kicker-Turnier und einige persönliche Glücksbringer. Das macht den Arbeitsplatz doch direkt gemütlicher. Terminkalender, Locher, Köcher mit unzähligen Stiften, Schere, Kleber, Tesa, Handcreme, Kaffeetasse – man möchte sich im Büro heimisch fühlen. Doch Büroorganisation, Ordnung und Kompetenz sehen anders aus. Wenn sich auf dem Schreibtisch private Dekoration breitmacht, kann es sein, dass das im Unternehmen nicht gut ankommt.

Schlechten Eindruck vermeiden

Endlose Papier- und Ablageberge krönen Ihren Schreibtisch und etliche Post-its Ihren Desktop.
Betrachten Sie mal Ihren Arbeitsplatz aus Sicht eines Besuchers oder Kunden: Was sagt er über Sie aus? Und über Ihre Arbeitsweise? Was würden Sie selbst für Rückschlüsse ziehen?

Nach dem Motto: „Ich beherrsche das Chaos“, kommen Sie immer wieder in die Situation, wichtige Unterlagen zu suchen, und geraten in Hektik, wenn der Chef ein Dokument sofort braucht. Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn der Chef in einer wichtigen Besprechung mit dem Kunden etwas benötigt und Sie erst nach 20 Minuten vergeblichen Suchens und mit Stressflecken am Hals das Besprechungszimmer betreten, um das erforderliche Schriftstück reinzubringen. Der Blick Ihres Vorgesezten spricht Bände und der Kunde denkt sich auch seinen Teil. So jedenfalls sieht Chefentlastung nicht aus.

Im Büro gilt: Unordnung bringt Sie nicht weiter. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten mit einer Kollegin zusammen in einem Büro. Bei ihr ist alles tip-top aufgeräumt, nur die Arbeitsunterlage, an der sie gerade arbeitet, ist auf dem Tisch. Bei Ihnen hingegen stapeln sich Berge von Unterlagen und sonstiger Krimskrams. Wem meinen Sie, gibt der Chef eine besonders wichtige Aufgabe zur Erledigung? Richtig, der Kollegin! Und Warum? Beim Anblick Ihres Schreibtisches und ihrer Organisation zweifelt möglicherweise ihr Vorgesetzter an der Qualität Ihrer Arbeit.

Büroorganisation durch Kaizen

Ein bekanntes Institut fand heraus, dass das Suchen von Unterlagen als Zeitvertreib Nummer eins in deutschen Büros gilt. Das wirft nun wiederum die Frage auf, ob so ein effektiver Umgang mit Ihren zeitlichen Ressourcen aussehen darf. Möchten Sie nicht auch Ihre Unterlagen sofort finden und auf lange Sicht eine Büro-Effizienz etablieren, um Ihre wertvolle Zeit für wirklich wichtige Aufgaben zu nutzen?

Mein Vorschlag: Starten Sie mit einer Schreibtischinventur, um Schritt für Schritt mehr Ordnung um und auf Ihren Arbeitsplatz zu bringen. Mit Büro-Kaizen können Sie den ersten Schritt schaffen. Was ist Kaizen? Kaizen bedeutet die ständige Veränderung zum Besseren und ist bekannt aus der japanischen Produktion und Fertigung als Methode zur stetigen Verbesserung. Mit dem Einsatz von Kaizen können sichtbare Erfolge im Office erzielt werden: Suchzeiten von Unterlagen oder Informationen werden damit verringert, Schnittstellen und Workflows optimiert, die Verschwendung von Ressourcen verhindert und schlussendlich die Steigerung der Produktivität erreicht.

Mit fünf As zum ordentlichen Büro

Wie funktioniert das genau? Nutzen Sie dafür die 5-A-Kampagne. Damit schaffen Sie sich zunächst einmal eine gute Ausgangslage mit schnell sichtbarem Erfolg.

Aussortieren:

Starten Sie mit dem Aussortieren unnötiger Dinge: Schreibtisch, Schubladen, Aktenschränke und Ablagestapel werden rigoros ausgemistet. Interessant, was da so alles zum Vorschein kommt: Dinge, wonach man schon Ewigkeiten gesucht hat oder vielleicht schon vergessen hat, dass man sie besaß. Achten Sie darauf, dass Sie jeden Gegenstand und jedes Dokument nach dem Sofort-Prinzip bewerten und eindeutig entscheiden, was damit passiert. Ablegen und Aufbewahren, Delegieren oder Wegschmeißen.

Aufräumen:

Finden Sie den besten Ort, den VIP-Platz für das Dokument oder den Gegenstand. Gibt es etwas, das auf
dem Schreibtisch verweilen darf? Was darf in die Schublade gepackt werden? Worauf brauchen Sie täglich Zugriff? Diese Dinge sollten sich immer in Ihrer unmittelbaren Reichweite befinden.

Arbeitsplatz sauber halten:

Sauberkeit des Arbeitsplatzes und der Arbeitsmittel ist von großer Wichtigkeit. Post-its auf dem Monitor,
benutztes Geschirr oder auch Fensterbänke und Fußböden geschmückt mit Ordnern lassen einen nicht
effizient arbeiten. Und wenn die Krümel erst mal aus der Tastatur verschwunden sind, lässt es sich
wieder wunderbar darauf tippen und arbeiten.

Anordnung zur Regel machen:

Machen Sie die neue Anordnung zum Standard. So können Büromaterialien, Ordner oder auch Dokumente eindeutig gefunden werden. Alles hat einen Platz. Besser noch: Alles hat seinen festgelegten Platz. Das erleichtert Ihnen, Ihrem Vorgesetzen und dem Team unnötige Suchzeiten. Legen Sie Standards für Ihre Ablage, Ihre Checklisten, Formulare und Verantwortlichkeiten fest.

Alle Punkte einhalten und ständig verbessern:

Wichtig ist, dass man am Ball bleibt. Einmal aufräumen und dann nie wieder, macht keinen Sinn. Die Gefahr ist groß, dass sich alte Verhaltensmuster wieder einschleichen. Die Verbesserung Ihres Arbeitsplatzes sollte ein stetiger Prozess sein. Sie sollten immer wieder von Neuem Arbeitsprozesse hinterfragen. Macht das Sinn, was ich mache? Oder kann man es anders beziehungsweise besser machen? Verfallen Sie nicht in Ihre alte Routine. Prüfen Sie Ihre Checklisten und erweitern Sie diese bei Bedarf.

Bleiben Sie auch hinterher am Ball!

Das Ausmisten versorgt Sie mit einem wunderbaren Gefühl der Freiheit. Der Kopf ist wieder frei, um neu und kreativ zu denken, weil Sie unnötigen Ballast losgeworden sind, die Papierstapel endlich aufgelöst sind und sich eine Ordnung eingestellt hat, in der Sie sich nicht nur selbst gut zurechtfinden, sondern auch der Rest der Mannschaft. Nach getaner Arbeit müssen Sie nicht mehr nach Unterlagen suchen, weil diese nun richtig abgelegt sind.

Machen Sie sich Gedanken, wie Sie in Ihrem Arbeitsumfeld weitere Optimierungen einleiten können. Visualisieren Sie bestimme Arbeitsabläufe. Machen Sie Dinge selbsterklärend. Möglichweise kann ein Schild am Kopierer, wie man den Toner wechselt, wahre Wunder dabei bewirken, weniger durch fragende Mitarbeiter unterbrochen zu werden.

Bleiben Sie dabei, jedes Dokument und jeden Gebrauchsgegenstand nur einmal anzufassen und dann direkt zu entscheiden, was damit passiert. Überlegen Sie genau, was Sie behalten möchten und wozu. Misten Sie regelmäßig Ihre Info-Sammlung aus. Bestellen Sie unnötige schriftliche oder digitale Informationen ab, die Sie eh nicht lesen. Haben Sie einen Aufbewahrungsort für Zeitungen oder Unterlagen, die Sie noch lesen möchten? Begrenzen Sie ganz bewusst das Volumen. Erreicht Ihr Lesestapel eine gewisse vordefinierte Höhe, dann heißt es: tabula rasa. Aussortieren, denn die Informationen sind gegebenenfalls auch nicht mehr tagesaktuell.

Nicht lange nachdenken – anfangen!

Haben Sie sich entschieden Ihre Büroorganisation zu verbessern? Dann starten Sie innerhalb der nächsten 72 Stunden mit der 5-A-Methode. Am Anfang müssen Sie womöglich Ihren inneren Schweinehund überwinden. Aber wie schon Buddha sagte: „Auch eine Reise über tausend Meilen beginnt mit einem Schritt.“ Fangen Sie mit dem ersten Schritt an, Ordnung in Ihren Büroalltag zu bringen, und verlieren Sie keine Zeit mehr durch Suchen.

Autor

Enisa Romanic ist Trainerin und bietet unter Bürotrainingplus Seminare zum Office Management. Parallel dazu ist sie täglich in der Praxis als Assistentin tätig. Sie spricht Englisch, Französisch, Spanisch, Serbisch und Kroatisch und blickt nebem ihrem Studium als "International Management Assistant" an der AMA (Euro Akademie Lippstadt) auf zahlreiche Aus- und Weiterbildungen zurück. Für das Euro Akademie Magazin schreibt sie Kolumnen aus ihrer 18-jährigen Berufspraxis als Assistentin in unterschiedlichsten Branchen und Unternehmensbereichen.