Gedanken zum Thema Zeit – Ein wenig Pareto kann nicht schaden

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Einige von uns schaffen es ohne große Anstrengung jede Menge zu erledigen, während sich andere in ihrer Arbeit verstricken. Sie machen Überstunden und finden für viele wichtige Dinge einfach keine Zeit. Doch wie gelingt es manchen Menschen, so erfolgreich mir ihrer Zeit umzugehen? Und warum sind andere weniger gut organisiert? Das Geheimnis besteht sicherlich darin, dass sie sich mit dem Thema Zeit und Selbstmanagement auseinandergesetzt haben. Um die zur Verfügung stehende Zeit effektiv zu nutzen, sollten wir uns bewusst machen, welche Dinge oder Aufgaben im Leben für uns Priorität haben.

Aufwand und Ergebnis stehen nicht im Verhältnis

Viele glauben, dass der eigene Arbeitsaufwand im Verhältnis zum Ergebnis steht. Das ist ein Irrtum. Die Menge der Arbeit und der Fleiß haben keinen direkten Einfluss auf den Erfolg. Vilfredo Pareto, ein italienischer Sozialökonom, hat aus dieser Erkenntnis einige sehr interessante Rückschlüsse gezogen. Anfang des 20. Jahrhunderts untersuchte er die Vermögensverhältnisse der italienischen Bevölkerung und kam zu dem Ergebnis, dass 20 Prozent der Bevölkerung 80 Prozent des Vermögens besaßen. Im Umkehrschluss hieß das, dass 80 Prozent der Bevölkerung nur 20 Prozent des Staatsvermögens gehörten. Aus dieser Erkenntnis leitete er weitere interessante Schlussfolgerungen ab:

  • Mit 20 Prozent der Kunden erzielen wir 80 Prozent unseres Umsatzes.
  • Mit 80 Prozent der Kunden erzielen wir 20 Prozent unseres Umsatzes.
  • 80 Prozent des Verkehrs in der Stadt finden auf 20 Prozent der Straßen statt.
  • 20 Prozent der Besprechungen bewirken 80 Prozent der Beschlüsse.

Das Pareto-Prinzip

80 Prozent der Ergebnisse können mit 20 Prozent des Aufwandes erreicht werden, wenn man sich mit den richtigen Aufgaben befasst. Folglich erreicht man mit der „falschen“ Priorisierung von Aufgaben nur 20 Prozent der Ergebnisse mit 80 Prozent Aufwand.

Hier ein konkretes Beispiel aus Ihrem Berufsalltag: Sie haben im Büro zehn Aufgaben auf dem Tisch. Zwei von den zehn Aufgaben sind sehr wichtige Aufgaben, an deren Ergebnissen Sie, Ihr Chef oder Ihre Abteilung gemessen werden. Die restlichen acht Aufgaben sind weniger wichtige Aufgaben: Vielleicht Routinearbeiten, Arbeiten ohne festen Termin oder auch Arbeiten, die delegiert werden können. Würden Sie sich mit den zwei wichtigsten Arbeiten im Laufe Ihres Arbeitsalltages beschäftigen, hätten Sie am Ende des Tages 80 Prozent Ihres Ergebnisses, oder sagen wir Erfolges, erreicht. Hätten Sie umgekehrt reagiert und hätten Ihre Zeit mit den acht weniger wichtigen Aufgaben „verschwendet“, dann hätten Sie am Ende des Tages nur 20 Prozent Ihres Ergebnisses geschafft. Das Pareto-Prinzip, oder auch bekannt als die 80/20-Regel, ist eine sehr effektive Möglichkeit, um die richtigen Prioritäten für die eigenen Aufgaben zu setzen. Mit Pareto finden Sie heraus, was tatsächlich erledigt werden muss und welche Aufgaben zu den weniger effektiven gehören.

Im Beruf erlebt man oft, dass sich Menschen lieber mit den kleinen Dingen beschäftigen, anstatt die wirklich großen Aufgaben in den Griff zu bekommen. Nachweislich beschäftigt man sich mehr als 65 Prozent der Zeit damit, kleine Aufgaben zu erledigen. „Kleinvieh macht auch Mist“, ist die gängige Meinung. Das mag auch stimmen, aber in der Summe erreichen Sie viel mehr, wenn Sie sich den bedeutsamen Aufgaben widmen und sich nicht mit unnötigem Kleinkram verzetteln.

Lerche oder Eule?

Erfolgreiche Menschen haben die Angewohnheit, die Zeit richtig zu nutzen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Bei der Planung Ihrer Zeit sollten Sie sich auch mit Ihrer persönlichen Leistungskurve beschäftigen. Sind Sie eine Lerche oder eher eine Eule? Eine Lerche ist morgens fit und voller Tatendrang. Die Eule ist eher jemand, der am Nachmittag aktiv wird. Unterschiedliche Aufgaben erfordern unterschiedliche Konzentration. Beginnen Sie den Tag, indem Sie genau Ihre Prioritäten festlegen. Aufgaben, die Ihre intensive Aufmerksamkeit und Konzentration fordern, sollten immer in einem Leistungshoch bearbeitet werden, Routineaufgaben können hingegen auch in Zeiten unseres persönlichen Leistungstiefs erledigt werden. Achten Sie darauf, welcher Vogel Sie sind und gestalten Sie Ihren Tag nach Ihrer persönlichen Leistungskurve.

Prioritäten setzen mit ABC

Mit der ABC-Methode lässt sich das Pareto-Prinzip vertiefen. Bei Pareto werden die Aufgaben pauschal in die wichtigsten 20 bzw. 80 Prozent eingeteilt. Die ABC-Methode aber unterteilt die Aufgaben nochmals in

Aufgaben A = Mit höchster Bedeutung und Dringlichkeit. | Was muss ich tun? Diese Aufgaben sollten von mir persönlich und zeitnah bearbeitet werden.

Aufgaben B = Wichtig oder dringlich. | Was soll ich tun? Diese Aufgaben sind im Moment nicht dringend aber wichtig. Sie können B-Aufgaben terminieren.

Aufgaben C = Weniger wichtig und dringlich. | Was kann ich tun? Zu diesen Aufgaben gehört zum Beispiel das Tagesgeschäft. Es kann sich um dringende Aufgaben handeln, die langfristig gesehen nicht wichtig sind. Viele solcher Aufgaben können von Ihnen delegiert werden.

Pausen und Monotasking

Planen Sie in Ihrem Arbeitsalltag bewusst Pausen ein. Pausen sind wichtig, um Ihr Gehirn wieder zur vollen Leistung zu aktivieren. Besonders wichtig ist hier die Mittagspause: Versuchen Sie jeden Tag eine Mittagspause einzuhalten, aber vermeiden Sie es, am Schreibtisch Ihr Mittagessen zu sich zu nehmen. Warum? Üben Sie Achtsamkeit mit sich selbst. Wenn Sie essen, dann nehmen Sie sich Zeit, dies bewusst zu tun, wenn Sie laufen, dann laufen Sie mit voller Konzentration, wenn Sie telefonieren, dann konzentrieren Sie sich auf Ihr Gegenüber. Schenken Sie den Dingen, die Sie gerade machen, Ihre volle Aufmerksamkeit. Befolgen Sie konsequent das Monotasking, anstatt Multitasking zu betreiben. Damit sind Sie konzentrierter und entspannter bei einer Sache und verhindern unnötigen Stress. Springt man von einer Aufgabe zur nächsten oder bearbeitet Dinge gleichzeitig, leidet nicht nur die Qualität der Ergebnisse, sondern auch Ihre Effizienz.

Versuchen Sie, Unterbrechungen aus dem Weg zu gehen.

Wir sind täglich Unterbrechungen unterworfen. Sei es durch Kollegen, den Chef, Besucher, das Telefon. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie sich Zeit für ungestörtes Arbeiten nehmen. Eine sogenannte „Stille Stunde“. Ziehen Sie sich, wenn möglich, für wichtige Aufgaben täglich eine halbe bis eine Stunde zurück. Kommunizieren Sie Ihr Vorgehen an Ihren Vorgesetzen und Ihre Kollegen. Planen Sie diesen Termin, wie einen externen Termin mit Kunden in Ihren Tag ein. Sie werden sehen, wie effektiv Sie arbeiten können, wenn es keine Unterbrechungen gibt.

Perfektionismus nicht immer nötig

Wir Frauen scheinen von Natur aus anfälliger für Perfektionismus zu sein. Perfektionismus erfordert kostbare Zeit. Doch nur die wenigsten Aufgaben müssen perfekt erledigt werden. Fragen Sie sich, wo ein gutes anstelle eines perfekten Ergebnisses reicht. Macht es Sinn, den Geschäftsbrief, den man in zehn Minuten geschrieben hat, eine halbe Stunde zu formatieren? Macht es Sinn, die Farben oder Bilder in einer fertigen Präsentation zu optimieren?

Fangen Sie an, für Ihre täglichen Aufgaben Prioritäten zu setzen. Achten Sie darauf, dass Sie Aufgaben, die Ihre volle Konzentration erfordern, in den Phasen Ihres Leistungshochs erledigen. Haben Sie den Blick für die Dinge, die Ihnen den größten Tageserfolg bescheren, und versuchen Sie, sich täglich Zeit für Ihre „Stille Stunde“ zu nehmen. Dann werden auch Sie zu denen gehören, die ohne Anstrengungen viele Aufgaben am Tag schaffen.

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Autor

Enisa Romanic ist Trainerin und bietet unter Bürotrainingplus Seminare zum Office Management. Parallel dazu ist sie täglich in der Praxis als Assistentin tätig. Sie spricht Englisch, Französisch, Spanisch, Serbisch und Kroatisch und blickt nebem ihrem Studium als "International Management Assistant" an der AMA (Euro Akademie Lippstadt) auf zahlreiche Aus- und Weiterbildungen zurück. Für das Euro Akademie Magazin schreibt sie Kolumnen aus ihrer 18-jährigen Berufspraxis als Assistentin in unterschiedlichsten Branchen und Unternehmensbereichen.