Urlaubsvorbereitung im Büro – ohne Stress in die Ferien

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Urlaubszeit, Entspannungszeit? Von wegen! Zumindest nicht im Büro – es sei denn, Sie beschäftigen sich rechtzeitig mit einer ausgiebigen Urlaubsvorbereitung.

Meistens ist die Situation so: Wochen vor dem Urlaub wird so viel wie möglich im Voraus erledigt, während des Urlaubs fällt das Abschalten schwer. Ständig kreisen Gedanken durch den Kopf: „Klappt alles im Büro?“, „Wird der Chef gut betreut?“ oder „Kommt er alleine zurecht und hinterlässt er mir nicht ein Chaos?“. Und nach der Rückkehr ins Büro erwarten uns meistens jede Menge neuer Themen und unerledigter Vorgänge. Die Erholung ist sekundenschnell verpufft und man dreht sich schnell wieder im Hamsterrad.
Um Ihnen solche Erfahrungen zu ersparen, möchte ich Ihnen heute einige Tipps für die Urlaubsvorbereitung geben, damit Sie Ihren Urlaub entspannt antreten und gut gelaunt, erholt und motiviert nach Ihrer Rückkehr wieder Ihren Office-Alltag bestreiten können.

Stellvertretung – ja oder nein?

Die wichtigste Frage, die sich bei der Urlaubsvorbereitung im Büro stellt ist, ob Sie sich von einer Kollegin oder einem Kollegen vertreten lassen. Das hängt einerseits von der Größe Ihres Unternehmens ab und andererseits auch davon, was für ein Typ ihr Chef ist. Manche Chefs erledigen viele Aufgaben selbständig, andere wiederum brauchen für jede Angelegenheit Unterstützung. Wenn jemand für Sie die Vertretung übernimmt, hat das auch entscheidende Vorteile. Zum einem wissen Sie, dass ihr Chef während ihrer Abwesenheit Hilfe bekommt. Das hat wiederum den Vorteil, dass Sie nicht permanent durch seine Anrufe im Urlaub gestört werden. Zum anderen werden durch die Stellvertretung auch viele anfallende Arbeiten erledigt, die Sie nach Ihrem Urlaub nicht mehr auf dem Schreibtisch liegen haben. Damit jemand anderes Ihre Aufgaben übernehmen kann, müssen Sie unbedingt die Voraussetzungen dafür schaffen.

Zugriffsrechte

Bei der Urlaubsvorbereitung ist auch darauf zu achten, dass Zugriffsrechte für E-Mail-Accounts und Ordner vorhanden sind, sowie Passwörter oder andere Codes Ihrer Urlaubsvertretung bekannt sind. Wenn es im Unternehmen strenge Datenschutzrechtlinien gibt, sollte man vorher vielleicht noch beim Datenschutzbeauftragten nachhaken, wie mit solchen Dingen umzugehen ist. Im besten Fall die Passwörter nach dem Urlaub einfach wieder ändern lassen.

Ablage

Nahezu unterschätzt ist die Wichtigkeit der Ablage während einer Vertretung. Weiß die Kollegin, wo welche Ordner, Dokumente, Formulare, Informationen oder auch vertrauliche Unterlagen liegen? Soll Sie überhaupt die Ablage erledigen oder legen Sie einfach fest, wo die Unterlagen gesammelt werden sollen? Möglicherweise können Sie ihr auch eine Liste vorbereiten (Stichwort, Ablageort Datum), in der sie jeden abgelegten Vorgang vermerkt. So finden Sie sich nach Ihrem Urlaub schnell wieder zurecht.

Post

Was passiert mit der Post während Ihrer Abwesenheit? Soll die Post grundsätzlich bearbeitet werden? Falls ja, geben Sie eine Einführung in Ihre Postsortierung und in Ihre mit dem Chef abgestimmten Kürzel für die Bearbeitung. Klären Sie, welche Post (virtuell und real) geöffnet werden darf, was darf oder muss weitergeleitet werden? Denken Sie auch hier daran, eine Postvollmacht für Ihre Stellvertreterin einzurichten. Hier können Sie genauso wie bei der Ablage vorgehen: Lassen Sie Ihre Kollegin alle ein- und ausgehenden Schriftstücke in einer Tabelle dokumentieren, so behalten Sie auch hier den Überblick und sind nach dem Urlaub gut informiert.

Kontaktdaten und Ansprechpartner

Achten Sie darauf, dass Ihre Kontakte immer auf den neusten Stand sind. Es ist peinlich, wenn ihre Vertretung im Auftrag des Chefs Termine koordinieren soll und der Ansprechpartner nicht mehr unter der Telefonnummer zu erreichen ist. Benennen Sie die wichtigsten Ansprechpartner und übergeben Sie gegebenenfalls eine Liste mit den wichtigsten Geschäftspartnern und Lieferanten, mit denen Ihr Vorgesetzter regelmäßig zu tun hat. Klären Sie Ihre Kollegin auf, welche Telefonate durchgestellt werden dürfen und welche abgewimmelt werden müssen.

Termin- und Reiseplanung

Haben Sie an die Vorbereitung aller Besprechungen und Konferenzen gedacht? Wenn möglich legen Sie wichtige Besprechungen oder auch Events nach Ihrem Urlaub. Sollte das nicht möglich sein, dann informieren Sie Ihre Stellvertreterin, worauf zu achten ist und was von ihr erwartet wird. Für eine Zusammenfassung (Ansprechpartner, Bewirtung, Einladung, Agenda, Teilnehmer etc.) mit allen anstehenden Besprechungen und Veranstaltungen ist Ihre Stellvertreterin bestimmt dankbar. Geben Sie ihr auch Hinweise für die Terminvergabe. Muss der Vorgesetzte jedes Mal gefragt werden oder kann Sie Termine selbständig vergeben?
Genauso hilfreich für Ihre Kollegin ist im Rahmen der Urlaubsvorbereitung auch eine Liste aller anstehenden Geschäftsreisen Ihres Chefs. Legen Sie dafür einen separaten Reiseordner an, egal ob elektronisch oder manuell. Hinterlegen Sie dort Angaben über die Vorlieben Ihres Vorgesetzten bei Buchungen, Hotels, Mietwagen, Flügen, Bahnfahrten und seine Reisezeiten.

Zusammenarbeit mit dem Chef

Briefen Sie Ihre Stellvertretung über die Vorlieben und Abneigungen Ihres Chefs. Was für ein Führungstyp ist er? Welche Prioritäten hat er? Womit startet er in den Tag? Welche Unterlagen benötigt er zuerst auf seinem Schreibtisch? Überzeugen Sie beide (Chef und Vertretung), dass ein morgendlicher 5-Minuten-Austausch nur Vorteile bringt. Mit dem 5-Minten-Gespräch klärt man im Vorwege Prioritäten ab und läuft nicht Gefahr, dass man aneinander vorbei arbeitet.

Projekte

Um immer auf dem Laufenden über die Projekte zu bleiben, arbeiten mein Chef und ich zum Beispiel mit einer aktiven Projektliste. Diese ist nicht nur hilfreich bei der Urlaubsübergabe, sondern auch im laufenden Geschäftsalltag. Jedes Projekt ist dort mit dem aktuellen Stand versehen. Man sieht sofort, wer im Projekt verantwortlich ist und welche Termine einzuhalten sind. Für die Urlaubsvertretung ist so eine Liste hilfreich, besonders wenn die Vertretung aus einer anderen Abteilung kommt und nicht in das tägliche Doing involviert ist. Solch eine Projektliste kann zur Urlaubsvorbereitung dann noch durch zusätzliche Informationen ergänzt werden: „Vom wem kommt Input?“, „An wen wird das Ergebnis weitergeleitet?“ etc. Legen Sie für Ihren Chef und die Kollegin eine zusätzliche Ablage fest, wo unerledigte Vorgänge für Sie gesammelt werden können.

Geburtstage

Machen Sie im Kalender Ihres Chefs Reminder zu Geburtstagen und Jubiläen, die während Ihres Urlaubs anfallen. Möglicherweise bereiten Sie schon Gratulationen vor und besorgen kleine Geschenke. So bleibt Ihr Stil auch während Ihres Urlaubs gewahrt und Ihre Stellvertretung wird Ihnen für die Arbeitserleichterung dankbar sein.

Urlaubsübergabe – so läuft alles rund

Bereiten Sie Ihre Abwesenheit immer professionell und rechtzeitig vor. Achten Sie darauf, dass Sie eine gute Ordnung in Ihren Schubladen auf Ihrem Schreibtisch oder bei der Ablage haben. Verhindern Sie große Suchaktionen um eine effiziente Urlaubsübergabe zu gewährleisten. Ganz wichtig ist: Weisen Sie Ihre Stellvertretung präzise in alle Vorgänge ein. Sie müssen keine Bedenken haben, dass diese Ihre Arbeit besser erledigt. Es zeugt von Ihrer Professionalität und Kompetenz, wenn in Ihrer Abwesenheit alles rund läuft.

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Autor

Enisa Romanic ist Trainerin und bietet unter Bürotrainingplus Seminare zum Office Management. Parallel dazu ist sie täglich in der Praxis als Assistentin tätig. Sie spricht Englisch, Französisch, Spanisch, Serbisch und Kroatisch und blickt nebem ihrem Studium als "International Management Assistant" an der AMA (Euro Akademie Lippstadt) auf zahlreiche Aus- und Weiterbildungen zurück. Für das Euro Akademie Magazin schreibt sie Kolumnen aus ihrer 18-jährigen Berufspraxis als Assistentin in unterschiedlichsten Branchen und Unternehmensbereichen.