Erfolgreicher Arbeiten mit Checklisten

Sie haben ein größeres Projekt vor sich und wissen nicht, wie Sie das anpacken sollen? Nicht verzagen, Checkliste fragen! Diese unterstützt Sie als praktische Hilfe dabei, neue Projekte zu strukturieren und wiederkehrende Aufgaben schneller zu bewältigen.   

Für Unternehmen bieten Checklisten zu wiederkehrenden Arbeitsprozessen und Projekten viele Vorteile. Sie gewährleisten einen schnellen Wissenstransfer unter den Mitarbeitern. Kommt ein neuer Kollege dazu oder verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, gibt es eine solide Arbeitsgrundlage, die einen raschen Überblick in unternehmensinternen Abläufen bietet. Bei seltenen Aufgabenstellungen ist die Checkliste eine wunderbare Erinnerungsstütze, mit der Fehler und Unvollständigkeiten vermieden werden können.

Im Internet kursieren zahlreiche solcher Arbeitshilfen  – da die meisten Aufgaben in Unternehmen nicht so einfach übertragbar sind, empfiehlt es sich jedoch, eigene zu erstellen. Das bedeutet zwar Zusatzarbeit, lohnt sich aber durchaus bei späteren Projekten.

Auch im privaten Bereich sind Checklisten eine Hilfe, um entspannt durch den oft stressigen Alltag zu kommen. Das fängt bei der Einkaufsliste an und endet beim Packen des Koffers für die nächste Urlaubsreise. Manche Dinge im Haushalt sind nicht so häufig zu erledigen wie andere – eine Aufgabenliste für den Frühjahrsputz, bei dem deutlich mehr anfällt, als beim wöchentlichen Reinemachen, kann durchaus sinnvoll sein.

Vorteile von Checklisten auf einen Blick:

• Sie können große Projekte und komplexe Aufgaben in überschaubare Portionen unterteilen.
• Ihr Kopf ist freier für andere Aufgaben, da Sie über den Arbeitsablauf nicht immer von neuem nachdenken müssen – das lässt Sie effizienter arbeiten.
• Checklisten vermeiden, dass Sie etwas vergessen.
• Durch das Abhaken von erledigten Aufgaben, haben Sie ein gutes Gefühl schon etwas geschafft zu haben und gleichzeitig den Überblick, was noch zu tun ist.
• Sie sind in der Lage, Arbeitsabläufe  zu kontrollieren und zu dokumentieren.
• Sie fühlen sich weniger gestresst, denn mit der Checkliste haben Sie alles bestens im Griff.
• Können Sie eine Aufgabe aufgrund von Krankheit oder Urlaub nicht selbst erledigen, ist die Checkliste für die Vertretung eine wertvolle Arbeitshilfe.

Für welche Aufgaben und Projekte ist eine Checkliste sinnvoll?

Überblick und Sicherheit

Checklisten sind immer dann sinnvoll, wenn eine Aufgabe oder ein Projekt aus mehreren Teilen besteht, einen komplexen Inhalt hat oder besonders wichtig ist. Sie kommen bei chirurgischen Eingriffen genauso zum Einsatz wie im Flugverkehr – Piloten arbeiten vor Abflug, bei Zwischenfällen und bei der Landung Checklisten ab, um die Sicherheit für die Passagiere zu erhöhen. Diese ständige Wiederholung bringt Routine in die Arbeit, ohne dabei Nachlässigkeit zu dulden – es ist ja alles schriftlich fixiert und wird Punkt für Punkt abgearbeitet.

Erinnerungsstütze bei seltenen Aufgaben

Auch für Aufgaben, die selten erledigt werden müssen, kann der Einsatz von Checklisten sinnvoll sein. In diesem Fall dienen sie als Erinnerungsstütze – denn wer kann sich schon merken, was alles für die letzte Firmenfeier organisiert werden musste? Oder welche Aufgaben Sie von Ihrem Kollegen im Urlaub übernehmen sollen und was dabei zu beachten ist?

Nichts vergessen bei der Bewerbung

Wenn Sie sich bei einem Unternehmen bewerben möchten, ist eine Checkliste ein wertvoller Helfer, damit Sie auch auf keinen Fall etwas vergessen. Unvollständige Bewerbungsunterlagen sind ein K.o.-Kriterium für Personalentscheider. Es gibt zahlreiche Checklisten zu Bewerbungen im Internet – am besten Sie schauen sich verschiedene Varianten an und ergänzen sie dann nach Ihrem Bedarf. Wenn Sie sich beispielsweise als Produktdesigner bewerben, sind Arbeitsbeispiele in der Bewerbung ein Muss. Bewerben Sie sich um eine Stelle als Physiotherapeut, sind Fortbildungsnachweise und Zertifikate gefragt.

Wie erstelle ich eine Checkliste?

• Erstellen Sie eine Vorlage, in der immer der Name des Verfassers, das Datum und das Thema der jeweiligen Checkliste eingetragen werden.
• Bevor Sie eine Aufgabenliste erstellen, notieren Sie alle Punkte, die Ihnen zum Thema einfallen und besprechen diese nochmal mit einem Kollegen, Vorgesetzten – oder im privaten Bereich mit einem Familienmitglied. Sicher fällt Ihrem Gegenüber noch etwas zum Thema ein, an das Sie nicht gedacht haben. Hier ist also Teamwork gefragt.
• Es kann durchaus sinnvoll sein, die Aufgaben chronologisch zu sortieren. Wer eine Firmenfeier plant, sollte nicht ganz am Ende erst die Einladungen verschicken.
• Ihre Liste lässt sich am besten in der praktischen Arbeit testen. Wenn Sie eine Sache zum ersten Mal machen, wird sie wahrscheinlich noch nicht perfekt laufen – eine Chance, die Checkliste zu überarbeiten.

Checklisten sind kein Wundermittel, sie ersetzen nicht Ihr Know-how und Ihre kreativen Ideen. Sie können Sie aber sehr gut in Ihrem Alltag unterstützen und entlasten. Probieren Sie es aus!