In vielen Assistenzbüros wird Besucherbetreuung stiefmütterlich behandelt. Es wird als lästige Nebensache empfunden. Man wird aus seiner Arbeit rausgerissen, muss womöglich noch den Besuch am Empfang abholen, mit ihm „small-talken“, ihn bewirten und dann irgendwann wieder verabschieden.
Doch gerade diese vernachlässigte Aufgabe hinterlässt am meisten Eindruck bei Besuchern. Der Wert der Besucherbetreuung wird aus meiner Sicht oft unterschätzt. Wenn Sie ein paar Kleinigkeiten beachten, können Sie damit bei Ihren Gästen punkten und zu einer beeindruckenden Visitenkarte Ihres Unternehmens werden.
Tipp 1: Besucherempfang beginnt vor dem Termin
Denken Sie bei der Terminvereinbarung daran, den Gästen eine Anfahrtsbeschreibung inklusive Parkmöglichkeit mitzuteilen. In der Einladung per Outlook können Sie bereits ein paar nette Willkommensworte mit der korrekten Anschrift und Raumnummer sowie der genauen Uhrzeit verschicken.
Tipp 2: Vermitteln Sie Ihren Besuchern, dass sie willkommen sind
Holen Sie Ihren Besuch immer persönlich vom Empfang ab und begleiten Sie diesen zum Besprechungsraum. Eine angenehme Atmosphäre beginnt bereits hier. Es gibt nichts Unpersönlicheres, als wenn Ihr Besuch alleine durch Ihr Unternehmen marschieren und sich seinen Weg zum Besprechungsraum erfragen muss.
Tipp 3: Wissen Sie, wer Ihre Besucher sind? Und wie man richtig begrüßt?
Bei der Begrüßung sollten Sie stets den Ranghöchsten, bzw. wichtigsten Gast willkommen heißen, auch wenn eine Frau anwesend ist. Dafür gilt es vorher zu recherchieren, wer die Besucher sind – von welchem Unternehmen sie kommen und ob sie alleine oder in Begleitung zu Gast sein werden. Möglicherweise hilft Ihnen die Google-Recherche dabei, Näheres über den Besucher herauszufinden. Oder auch Ihr Netzwerk über Xing oder Linkedin. So lassen sich schon im Vorfeld einige Informationen zusammentragen. Sollten Sie keine Informationen im Netz finden und die Besucher nicht persönlich kennen, Sie aber wissen, dass der eine Besuch ein Herr Müller und Geschäftsführer ist und Herr Maier Bereichsleiter, können Sie beim Abholen einfach kurz nachfragen: „Herr Müller?“. Der Genannte wird sich dann bemerkbar machen und Sie können ihn ganz stilecht zuerst begrüßen.
Tipp 4: Stellen Sie sich vor
Denken Sie immer daran: Der erste Eindruck zählt, der letzte Eindruck bleibt. Stellen Sie sich immer kurz und knapp vor mit Ihrem Namen, Ihrer Position im Unternehmen und einem herzlichen Willkommen an den Besucher. So haben Sie Ihren Besuchern schon ein erstes Willkommensgefühl vermittelt.
Tipp 5: Wer geht vor?
Die Frage, die sich viele immer stellen ist: Wer geht denn nur vor? Der hochrangige Besuch oder man selbst? Natürlich geht man als Gastgeber vor. Schließlich sind Sie die einzige, die den Weg durch das Firmengebäude zum Besprechungsraum kennt. Gehen Sie immer voraus. Öffnen Sie Ihren Besuchern die Türen und führen Sie Ihre Gäste immer zuerst durch die Türen.
Tipp 6: Sorgen Sie sich um Ihre Gäste
Führen Sie Ihre Gäste in den Besprechungsraum. Halten Sie Smalltalk mit dem Besuch. Gute Themen sind immer wieder die Anreise, „Haben Sie alles gut gefunden?“ oder das Wetter. Sagen Sie, dass Ihr Chef sich freut, die Besucher zu empfangen. Nehmen Sie den Gästen die Jacke ab und verstauen diese in Schränken oder auf Kleiderbügeln. Bitte lassen Sie die Jacken nicht über Stuhllehnen hängen. Zeigen Sie den Besuchern, wo sich Waschräume befinden. Geben Sie ihnen einen Hinweis, wo sich die Gäste hinsetzen können und bieten Sie direkt Getränke an. Auch wenn Sie einen Kaffeevollautomaten in der Küche haben, fordern Sie nicht Ihre Gäste auf, sich selbst Kaffee zu holen.
Seien Sie ein perfekter Gastgeber und bringen Sie die Heißgetränke, inklusive Zucker und Milch nach den Wünschen der Gäste. Zu Hause machen Sie es ja genauso. Sorgen Sie auch dafür, dass genug Kaltgetränke bereit stehen. Sollten Sie Snacks oder Obst vorbereiten, denken Sie an Servietten und kleine Messer, sowie Teller. Sie zeigen damit Ihren Gästen, dass Sie sie wertschätzen. Bevor Sie den Raum verlassen, fragen Sie nach, ob Sie noch etwas tun können und ob die Gäste noch etwas brauchen. Dann verabschieden Sie sich erst einmal mit dem Hinweis Ihren Chef zu holen.
Tipp 7: Vorstellung der Gäste
Es ist schön, wenn Sie mit Ihren Vorgesetzten gemeinsam in den Besprechungsraum zurückkehren und dem Chef die Besucher vorstellen. Auch hier gilt wieder, der ranghöhere Besucher wird dem Chef zuerst vorgestellt.
Tipp 8: Der letzte Eindruck bleibt
Nach der Besprechung sollten Sie Ihren Besuch wieder im Besprechungsraum abholen. Reichen Sie Ihren Gästen gerne die Mäntel und Jacken, helfen Sie Ihnen aber nicht hinein. Begleiten Sie Ihre Gäste wieder zum Ausgang. Bestellen Sie ein Taxi, falls gewünscht und warten Sie zusammen mit Ihren Gästen, bis das Taxi da ist. Bedanken Sie sich für den Besuch und verabschieden Sie die Gäste mit einem netten „Auf Wiedersehen“.
Denken Sie immer daran, dass Sie die Weichen dafür stellen, ob sich Gäste bei Ihnen wohlfühlen und wie Sie in Erinnerung bleiben. Ein Besucher, der sich in jeder Hinsicht gut abgeholt fühlt, wird sich jederzeit gerne an Sie erinnern und Sie bei weiterem Kontakt als souveränen Ansprechpartner sehen.
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